Bezoeker op een wachtlijst plaatsen en vrijgekomen kaarten aan een bezoeker toewijzen

Als je de wachtlijst functionaliteit hebt laten activeren dan heb je de mogelijkheid om voor een uitverkochte opvoering een bezoeker op de wachtlijst te plaatsen. Hoe je dit doet en hoe je vrijgekomen kaarten aan een bezoeker op de wachtlijst kunt toewijzen lees je in deze handleiding (of bekijk de instructie video).

Een bezoeker op de wachtlijst van een uitverkochte opvoering plaatsen

Indien in een opvoering is ingesteld dat er een wachtlijst wordt gestart als de opvoering is uitverkocht kun je vanuit de boxoffice een bezoeker op deze wachtlijst plaatsen. Doorloop de volgende stappen om een bezoeker op een wachtlijst te plaatsen:

• Zoek de bezoeker op door de achternaam (of e-mailadres) van de bezoeker in te voeren in de zoekbalk gevolgd door een ‘Enter’;
• Selecteer de bezoeker in de lijst met gevonden bezoeker;
• De bezoeker is nu geladen, je kunt deze inzien aan de rechterkant aan het scherm (gebruik de ‘Uitklap’ functie);
• Selecteer nu uitverkochte opvoering waarvoor je de bezoeker op de wachtlijst wilt plaatsen;
• Sla de gewenste kaartsoort en aantal kaarten aan;
• Klik als alle kaarten zijn aangeslagen bij de betaalwijzen op ‘Meer’;
• Selecteer nu de betaalwijze ‘Wachtlijst’;
• Klik hierna op ‘OK’;
• Om de bezoeker definitief op de wachtlijst te plaatsen klik je nu op de ‘Betaal’ knop (je rekent echter niets af!).

Vrijgekomen kaarten toewijzen aan een bezoeker op de wachtlijst

Als er door een terugboeking kaarten voor een uitverkochte zijn vrijgekomen dan kun je deze toewijzen aan een bezoeker op de wachtlijst. Dit gaat NIET automatisch. Je kunt dit handmatig doen, op deze manier kan je een bezoeker selecteren welke de vrijgekomen kaartsoort en aantal wilt hebben.

Let op, als door een terugboeking kaarten vrijkomen zijn deze ook meteen weer te koop via de webshop (indien de betreffende kaarten online worden aangeboden). Het is raadzaam om vrijgekomen kaarten direct te reserveren voor een bezoeker, je kan dan nog even checken of de betreffende bezoeker de kaarten nog steeds wilt en als dit het geval is de kaarten aan de kassa laten afrekenen. Als je gebruikt maakt van de 'Pay By Mail' functionaliteit dan kan je ook een betaallinkje sturen zodat de bezoeker de kaarten online kan afrekenen en daarna de tickets ontvangt, Om vrijgekomen kaarten toe te wijzen aan een bezoeker op de wachtlijst doorloop je de volgende stappen:

• Selecteer de opvoering welke eerder was uitverkocht maar waar door een terugboeking kaarten zijn vrijgekomen;
• Klik nu op het ‘Afhaal’ icoon (F7);
• De wachtlijst inschrijvingen kun je vinden bij ‘Wachtlijst’;
• Selecteer hier een bezoeker die voldoet aan het aantal vrijgekomen kaarten en uiteraard de vrijgekomen kaartsoort;
• De transactie is nu geladen, je kunt deze nu afrekenen of reserveren (reserveren heeft de voorkeur tenzij de bezoeker die de kaarten wil hebben direct aan de kassa kan betalen). Selecteer de betaalwijze, als je de kaarten wilt printen kies je voor ‘Print’, als je een bevestigingsmail met e-tickets naar de bezoeker wilt sturen kies dan voor ‘E-mail’ en selecteer de juiste taal (indien je meerdere talen hebt laten activeren) de juiste taal v.w.b. de bevestigingsmail. Klik nu op de ‘Betaal’ knop, als je hebt gekozen voor ‘Print’ worden de kaarten nu geprint, als je hebt gekozen voor ‘E-mail’ dan wordt er nu een bevestigingsmail naar de bezoeker verstuurd. 
• Als je de kaarten wil reserveren dan volg je de voorgaande stappen maar kiest dan als betaalwijze 'Reservering', als je al gebruikt maakt van 'Pay By Mail' dan kan je de knop 'Email' aanvinken en op 'Reserveren' klikken. Er wordt dan een reserveringsbevestiging gestuurd naar de bezoeker. De bezoeker kan dan de reservering afrekenen aan de kassa of als je gebruik maakt van de 'Pay By Mail' functionaliteit de online betalen waarna de kaarten per mail worden toegestuurd.