ActiveDashboards

Algemeen

Voor het aansturen van je organisatie heb je  real-time, visueel inzicht nodig in verkoop, bezetting en publiek en meer operationele gegevens, zoals scanresultaten of de verwachte opkomst op je locatie. ActiveDashboards wil voorzien in deze behoefte. 

Een floormanager of een hoofd kaartverkoop heeft voor zijn werk andere dashboards nodig dan de directie. Dashboards voor de verschillende typen gebruikers stellen we met zorg samen op basis van bij ons bekende wensen van gebruikers met uiteenlopende functies in het veld, en met behulp van een panel van praktijkexperts. 

ActiveDashboards komt beschikbaar in Backoffice 3, de nieuwe beheeromgeving die de huidige backoffice in 2022-2023 gaat vervangen, maar de dashboards zijn ook al eerder standalone toegankelijk via een aparte link. De visuele dashboards zijn een aanvulling op de bestaande rapportages. 

Standaard beschikbaar voor alle klanten van ActiveTickets zijn de basisdashboards:

• Verkoop jaaroverzicht (basis)
• Verkoop periode monitor
• Bezetting vandaag 

Lees hieronder bij "Hoe activeren?" hoe je toegang krijgt. 

Vraag voor de uitgebreide module met diverse dashboards op het gebied van Verkoop, Bezetting, Publiek, Promotie en Administratie informatie en een offerte op bij onze Sales afdeling.

Webinars

We hebben in mei en eind september 2022 twee webinars georganiseerd over deze module om onze gebruikers kennis te laten maken met de mogelijkheden van deze nieuwe feature binnen ActiveTickets. Bekijk hier het eerste webinar over de basisdashboards terug voor een eerste indruk of het filmpje eronder waarin je een preview krijgt van de functies voor het gebruik. 

Bekijk hieronder de webinar terug van 12-05-2022.

Bekijk hieronder de webinar terug van 29-09-2022.

Preview basisfuncties

Bekijk hieronder de preview voor een korte demo van handige functies bij het gebruik.

Hoe activeren?

Dashboards bevatten bedrijfsgevoelige informatie. We kunnen ons voorstellen dat niet elke medewerker toegang mag hebben tot dezelfde informatie en Dashboards. Het is daarom nodig eerst zelf het recht op inzage in te stellen voor medewerkers binnen je organisatie. 

Een ActiveTickets gebruiker met beheerdersrechten kan dit als volgt doen.

https://membernaam.dashboard.activetickets.com

Als je geen rechten hebt op de dashboards zul je een melding krijgen dat je onvoldoende rechten hebt. Neem dan contact met een beheerder binnen je organisatie om het te activeren. Zelf een beheerder maar kom je er niet uit? Laat het ons weten, dan helpen we je verder.

Basisfuncties

Binnen ActiveDashboards zijn een aantal basisfuncties beschikbaar en instellingen waarmee je de selectie en de weergave van de data zelf kunt bepalen. De belangrijkste vind je hieronder. Omdat de module nog verder wordt doorontwikkeld kunnen er af en toe nieuwe instellingen bij komen

Algemene weergave

Je kunt in de module zelf kiezen of je liever met een donkere variant, of met een lichte variant werkt, via het schuifje naast Uitloggen.

Heb je een klein scherm, dan kun je het menu inklappen om de volledige ruimte te benutten voor het dashboard door op het pinnetje te klikken.

De weergave van ActiveDashboards schaalt mee met de  zoomfactor in je browser. Zijn de grafieken op je kleine scherm te ver ingezoomd (dit komt vooral voor bij een zoomfactor van meer dan 100%)? Dan los je dit op door het aanpassen van de zoomfactor in je browser bij de browseropties. Het hangt van je schermgrootte af, welke zoomfactor je op jouw scherm prettig vindt werken.

Basisfuncties

In de module zijn analysedashboards met een vaste periode, bijvoorbeeld een boekjaar of "vandaag", beschikbaar, maar voor de meeste dashboards geldt dat je zelf een geschikte periode kunt instellen per aantal dagen of met een specifieke van/tot datum. Ze kunnen ook verschillen wat betreft detailniveau waarop je kunt inzoomen, omdat je voor sommige vragen op hoofdlijnen wilt kijken en voor sommige vragen juist op de details. In een aantal dashboards kun je verschillende periodes met elkaar vergelijken. 

Kies bij het gebruik het dashboard dat het beste aansluit bij de specifieke vraag die je hebt. Onder de infobutton rechtsboven bij ieder dashboard vind je een korte toelichting op het dashboard.

Elk dashboard bevat daarnaast een aantal filters waarmee je dieper kunt inzoomen op bepaalde subonderdelen in je data. In de meeste dashboards komt een onderscheid tussen aantallen en omzet terug. Omzet wordt standaard weergegeven met roodtinten, en aantallen in blauwtinten. Het verleden bij periodevergelijkingen is standaard lichter dan de meest recente periode. Zo kun je in een oogopslag zien waar je naar kijkt.

Dashboard instellingen

De optie rechtsboven in het menu komt in elk dashboard terug. 

Je kunt hier een aantal basisinstellingen wijzigen, bijvoorbeeld andere jaren kiezen of bepaalde onderdelen in de selectie weglaten, zoals producten. Of de omzet tonen op basis van Verkoopprijs in plaats van Boekingsprijs. Het leden filter en het horeca producten filter zijn alleen van toepassing als de bijbehorende modules actief zijn (Ledenmodule, ActiveHoreca & Retail). 

Wijzigingen in de instellingen gelden alleen voor jou als gebruiker. Andere gebruikers merken hier niets van. Instellingen blijven bewaard als je uitlogt.

Vul je alleen bij Jaar een jaartal in, maar bij Vergelijk jaar niets, dan vergelijkt het Dashboard standaard het gekozen jaar met het afgelopen jaar. Als je maar 1 jaar wilt zien vul je op beide plekken hetzelfde jaartal in.

Bij het opslaan van een wijziging in dit panel wordt alle data in je dashboard opnieuw ingeladen. Schakel makkelijk terug naar de basisinstellingen door te klikken op de knop Standaard instellingen en Opslaan. 

Exporteren

Naast de Instellingen vind je een optie om de data de exporteren naar pdf, het afbeelding formaat PNG of excel. Let op: met de optie in dit menu exporteer je alle data in het dashboard. Wil je alleen een subonderdeel exporteren? Dat kan door met je muis naar de hoek van zo'n dashboard te gaan. De export optie wordt dan zichtbaar voor het losse onderdeel. 

Houd er rekening mee dat het PNG formaat een afbeeldingsformaat is, wat betekent dat deze optie niet voor alle data geschikt is. Exporteer lijsten bij voorkeur naar Excel of Pdf. Een afbeelding zoals een grafiek leent zich wel weer goed voor een PNG file.

Real-time data ophalen

Voor sommige dashboards is het belangrijk voortdurend je weergave te updaten met real-time verkoopgegevens, dit is echter niet relevant voor elk dashboard en kost rekenkracht. Je hebt daarom een optie waarmee je per dashboard kunt instellen dat het dashboard zich automatisch ververst met tussenpozen, bijvoorbeeld iedere vijf minuten.

Met de knop ernaast wordt direct de meest actuele data van dat moment opgehaald voor de weergave.

Favoriet instellen

In veel gevallen zul je meer dan 1 dashboard beschikbaar hebben in het menu aan de linkerkant. Het kan dan handig zijn een veelgebruikt dashboard in te stellen als favoriet met behulp van de ster. Bij inloggen kom je dan altijd als eerste in het door jou gekozen dashboard terecht.

Filters

Je kunt op verschillende manieren filteren, en meerdere filters tegelijk toepassen:

• Filter via de hoofdfilters bovenin het dashboard
• Filter op een subonderdeel door te klikken binnen een staafdiagram of lijstweergave, bijvoorbeeld in het Genre diagram
• Filter door meerdere onderdelen in een lijstweergave of staafdiagram aan te klikken, als het multi-select filter aanwezig is voor dat diagram, door dit filter aan te klikken

Na het toepassen van elk filter wordt de data in het volledige dashboard opnieuw ingeladen. Afhankelijk van de hoeveelheid filters en hoeveelheid data kan dit korter of langer duren. Rechts naast de titel van het dashboard zie je altijd waarop je gefilterd hebt. Klik erop, om je filters snel op te heffen. 

Schakel een filter binnen een deelgrafiek of lijst ook snel uit door op het standaard filter icoon te klikken.

In lijsten met rankings (bijvoorbeeld een top 100) zijn er tot slot ook mogelijkheden om te zoeken en te filteren op bepaalde waarden, waarmee je verder kunt inzoomen op je data.

Infobutton

Soms is er een infobutton voor extra informatie over het Dashboard, of over een detail daarvan, meestal wanneer dit nodig is voor de interpretatie van de getallen of grafieken. Je kunt de informatie zien door met je muis naar de button te gaan.

Opties per dashboard onderdeel

In elk onderdeel van het Dashboard zie je een aantal opties als je met je muis naar de hoek beweegt. De opties kunnen per onderdeel verschillen, omdat niet elke optie relevant is voor elke lijst of diagram. Het kan gaan om de volgende opties:

De Exporteren knop, zoals die ook aanwezig is in het overkoepelende Dashboard:

Een Multi-select filter: als je hierop klikt kun je in de grafiek filteren op meer dan 1 onderdeel tegelijk:

Een Gegevens inzage knop: als je hierop klikt zie je een lijstweergave met de onderliggende details, bedoeld om een snelle check te doen:

Een Uitklap-button: klik je hierop dan vergroot je de weergave van dit deel van het Dashboard voor meer focus en zicht op details. Met dezelfde knop klap je de grafiek in naar het standaard formaat:

Als je het deelvenster hebt uitgeklapt, dan blijft deze button zichtbaar; deze is dan rood, zodat je ziet dat je een deelvenster hebt uitgeklapt. Je kunt het venster daar dan ook weer inklappen.

Ons uitgangspunt is dat we opties binnen een dashboard zoveel mogelijk alleen tonen, als dit relevant is voor de gebruiker. Op deze manier houden we de visuele weergave van complexe data overzichtelijk.

Vragen en/of feedback?

Heb je nog vragen naar aanleiding van je eerste gebruik van de dashboards of feedback waar andere klanten van kunnen profiteren in de doorontwikkeling? Neem contact op met onze Support Afdeling.

Via de nieuwsbrief houden we je op de hoogte van de verdere ontwikkeling van deze module.