Museumkaart Export

Algemeen

Elke organisatie die is aangesloten bij de Museumvereniging moet elke maand bij deze vereniging de bezoekcijfers en de verkoopcijfers van verkochte Museumkaarten aanleveren in een specifiek format. 

ActiveTickets beschikt sinds maart 2022 over een functie waarmee je elke maand de cijfers kunt exporteren in het benodigde format (een ZIP met drie subbestanden). Dit format is afgestemd tussen ActiveTickets en de Museumvereniging. 

• Een voorwaarde om de Museumkaart cijfers te kunnen exporteren is de toekenning van het juiste tarief type aan elke prijs, waarvoor een ticket wordt verkocht. De Museumvereniging hanteert vaste labels per tarieftype, die ook als zodanig in de Export meegegeven moeten worden aan alle verkochte tickets. Het gaat om een basisonderscheid tussen "Volbetalend" (Museumvereniging label G) en "Overige" (Museumvereniging label B). Wanneer de functie voor het gebruik van de Museumkaart Export actief is, is in het prijzenschema ook een extra optie zichtbaar om deze prijstypes in te  kunnen stellen. Het instellen hiervan is verplicht voor de doorgifte van de cijfers in de export.
• Voor de doorgifte van de verkopen van het product Museumkaart is het daarnaast nodig in het ActiveTickets product een label toe te kennen dat het onderscheid aangeeft tussen de verschillende soorten Museumkaarten (Volwassen, Kind, Junior). Deze labels moeten ook worden toegekend aan de kaartsoorten die gekocht kunnen worden met de verschillende soorten Museumkaarten.

Belangrijk: de Museumkaart Export bevat wat betreft kaartverkoop alleen tickets met status Gescand, omdat alleen daadwerkelijk geregistreerde bezoeken doorgegeven mogen worden. Verkoop je een Museumkaart kaartsoort online, en de ticket wordt niet afgehaald en op locatie gescand, dan zit deze aankoop niet in de export. Het bezoek wordt dan ook niet uitbetaald.

Om de Museumkaart Export te kunnen activeren heeft ActiveTickets de locatiecode nodig van het bij de Museum aangesloten museum. Deze vraag je zelf op bij de museumvereniging en geef je door aan ActiveTickets. Deze locatiecode komt op verschillende plekken mee in de export, zodat de museumvereniging de verkopen kan linken aan het juiste account.

Prijstypes instellen

Je stelt het tarieftype in bij het toevoegen van de kaartsoort en prijs aan het prijzenschema. Je selecteert het type via de daarvoor bestemde dropdown.

Standaard prijs staat gelijk aan het Museumvereniging type "Volbetalend". Alternatieve prijs staat gelijk aan het Museumvereniging type "Overige". De reden voor de algemene benaming is dat het een generieke functie is voor het toekennen van prijstypes die voor verschillende externe koppelingen nodig kunnen zijn. 

Vergeet je het type in te stellen, dan volgt er een melding. Dit voorkomt dat er gaten ontstaan in de administratie die aan de Museumvereniging wordt doorgegeven.

Product en kaartsoorttype

Voor de Export is ook nodig dat de Museumvereniging in de cijfers het onderscheid kan maken tussen de verkochte Museumkaarten voor volwassene (=V), kind (=K) en junior (=J). En tussen de kaarten die gekocht zijn met een Museumkaart Volwassen, een Museumkaart Kind en een Museumkaart Junior. Om ervoor te zorgen dat hiervoor de juiste labels in de export meekomen, stel je dit in voor de gebruikte producten en kaartsoorten.

Voor de producten gebruik je dezelfde labels als voor de kaartsoorten (V, K, J).

Als de Museumkaart Export actief is, dan is in het beheer van de kaartsoort en het productbeheer een apart veld beschikbaar om dit label aan het product of kaartsoort toe te kennen:

• Volwassene: vul in V
• Kind: vul in K
• Junior: vul in J

Export maken

Om Museumkaart cijfers te exporteren moet de backoffice gebruiker beschikken over het volgende recht via de aan de gebruiker gekoppelde Rolgroep:  Het recht om Museumkaart cijfers te exporteren.

Links onderin in je browser verschijnt de downloadfolder van de zip-file die automatisch is aangemaakt conform de specificaties van de Museumvereniging. 

Sla het bestand op je computer op. 

De zip-file bestaat uit drie onderdelen:

• Het V-bestand bevat alle Gescande (!!!) deals, zowel aankopen MET als ZONDER Museumkaart.
• Het B-bestand bevat de totalen per kaartsoort en bijbehorend tarieftype per tarief. Dit bestand bevat ook alleen tickets met status Gescand.
• Het K-bestand bevat de verkopen van het product Museumkaart onderscheiden naar Volwassen, Junior en Kind.

Export aanleveren

Je levert deze file maandelijks aan bij de Museumvereniging door deze op te sturen naar bezoek@museumvereniging.nl