Kaartsoorten overzicht

Algemeen

Dit scherm in Backoffice 3 vervangt het Kaartsoorten overzicht uit de oude backoffice. Het nieuwe Kaartsoorten overzicht (in het menu onder Prijs en Capaciteit) geeft je veel meer mogelijkheden voor controles op inrichting en het doorvoeren van wijzigingen in je kaartsoorten. Je kunt het scherm flexibel aanpassen aan je eigen situatie en en de actie die je zelf wilt doen.

De belangrijkste verschillen met het oude scherm zijn:

• Je kunt zelf bepalen welke informatie je ziet, via de “kolommen kiezer”, en de volgorde en breedte van de kolommen ook naar wens instellen
• Je kunt de meeste instellingen van een kaartsoort direct editen in het overzicht zelf
• Je kunt voor de meeste instellingen een wijziging doorvoeren op meerdere kaartsoorten tegelijk via batch edit

Wat doe je in het Kaartsoorten overzicht?

Je beheert vanuit hier centraal je kaartsoorten (ticket types). Kaartsoorten zijn de onderdelen waarmee een prijzenschema wordt opgebouwd (de ticketsoorten). Een kaartsoort is een label voor het weergeven van een bepaald tarief, zoals: normaal, CJP, vrijkaart etc. Met kaartsoorten bepaal je welke soorten tarieven beschikbaar zijn voor een voorstelling. 

In het kaartsoortenbeheer bepaal je voor elke kaart de eigenschappen en op welke kassa's ze verkocht mogen worden. Eigenschappen kunnen zijn dat ze alleen beschikbaar zijn voor een bepaalde groep, bepaalde aankooplimieten die gelden voor een bezoeker, of speciale regels voor wanneer de kaartsoort zichtbaar mag zijn.

Je kunt in het Kaartsoorten overzicht:

• Bestaande kaartsoorten inzien en wijzigen (direct in het overzicht of via het pennetje)
• Controles doen op je kaartsoorten wat betreft bepaalde instellingen, dus in een oogopslag zien of er iets niet goed staat, bijvoorbeeld btw % of beperkingen op een kaartsoort
• Specifieke kaartsoorten opzoeken via de zoekfunctie
• Een overzicht van kaartsoorten met alle relevante instellingen naar Excel exporteren
• Een nieuwe kaartsoort aanmaken

Weergave

Met de "kolommen kiezer" rechtsboven in het scherm kies je welke informatie je wilt zien in je overzicht:

Met deze knop ernaast zet je de standaard weergave terug:

Je maakt kolommen smaller of breder door met je muis de rand van de kolomheader te verslepen.

Werk je op een klein scherm? Zet je browser op de gewenste zoomfactor om de lettergrootte en hoeveelheid regels aan te passen aan je eigen wens.

Je kunt de inhoud van je lijst verversen met de refresh knop boven de lijst. Dit werkt hetzelfde als het verversen van je browser.

Standaard zie je alleen kaartsoorten die niet in het archief zitten. Als je ook gearchiveerde kaartsoorten wilt zien, klik je op het oogje. Je kunt dan ook gearchiveerde items in het overzicht weer uit het archief halen. Wil je de gearchiveerde kaartsoorten weer verbergen, dan klik je opnieuw op het oogje.

Je kunt per kaartsoort zien of deze gearchiveerd is of niet als je de Archief kolom activeert. Je wijzigt een status eenvoudig door op de Nee of Ja te klikken. Je ziet dan een schuifje om de status te wijzigen.

Ook in de Status kolom, kun je aan het opberg icoon zien dat een item in het archief zit:

Algemene acties

• Direct in het overzicht door te editen in de regel zelf. Een aantal kolommen kun je niet bewerken (alleen lezen), dit geldt voor kolommen waarbij het risico van bewerken via het overzicht te groot is. Voor de velden die je wel kunt wijzigen wordt een wijziging direct opgeslagen. Bij dropdown selecties - zoals bij kassa's - klik je op OK. Daar kun je een wijziging qua selectie ook nog annuleren via ESC op je toetsenbord.

• Door naar de details van een kaartsoort te gaan. Dit doe je via de blauwe knop met het pennetje voorin de regel. 

• Via de Acties-knop links bovenin. Deze wordt actief als je regels selecteert. Klik je hierop dan kun je kiezen voor de optie: Start wijzigen meerdere regels. Als je alles geselecteerd hebt kun je zelf kiezen of je de actie wilt uitvoeren op de items op de betreffende pagina of voor alle items in je filter.

Omdat een bulk wijziging grote impact kan hebben, gebeurt het uitvoeren van zo'n actie in een aparte weergave, zodat je altijd ziet dat je met een bulk wijziging bezig bent. Je herkent deze weergave aan de blauwe balk boven het overzicht. 

Klik in dit scherm bij 1 kaartsoort in een veld van een waarde die je kunt aanpassen, en je wijziging wordt doorgevoerd op alle kaartsoorten die je had geselecteerd. Let op: als je heel veel items in 1 keer (bijvoorbeeld 500) wijzigt, kan de verwerking langer duren dan bijvoorbeeld 10 items. Een voortgangsbalk geeft aan wanneer de wijziging overal is doorgevoerd. Wacht in dit geval tot de actie is afgerond.

Ben je klaar met het uitvoeren van de actie, verlaat je het bulk aanpassen-scherm via de knop  Stop wijzigen meerdere regels. Je keert dan weer terug in het Kaartsoorten overzicht.

Een nieuwe kaartsoort toevoegen

Je maakt een nieuwe kaartsoort aan via de knop + Nieuwe kaartsoort. De velden die minimaal vereist zijn voor je nieuwe kaartsoort vul je eerst in via de pop-up. De naam is wat de bezoeker ziet bij het kopen of de kassamedewerker bij het aanslaan in de kassa. De interne naam is niet zichtbaar voor een bezoeker. De capaciteitsgroep is noodzakelijk om te bepalen van welke "voorraad" tickets de aankoop moet worden afgeboekt. 

Om een kaartsoort te kunnen verkopen moet de capaciteitsgroep in het capaciteitenschema zitten van de voorstelling. Voordat je een kaartsoort kunt aanmaken moet er minimaal 1 capaciteitsgroep bestaan in de backoffice die gekozen kan worden (die maak je aan in de backoffice bij Capaciteitsgroepen). Bij eenvoudige kaartverkoop zonder aparte deelcapaciteiten, kan dit gewoon Standaard of Regulier zijn.

Na het invullen van de minimaal noodzakelijke waarden kun je verder naar de details van de kaartsoort, en deze verder aanvullen.