ActivePlanner

Met ActivePlanner stel je snel en makkelijk je programmering samen door events te slepen en verplaatsen in een visuele agenda. Je plant eerst in “draft” status (Planning), zodat je voorstellingenlijst in de backoffice niet vervuild raakt met shows die nog niet definitief zijn. Je bevestigt je planning via het realisatiescherm. Daar koppel je onder andere je prijzen en capaciteiten en bepaal je de datum voor de start van de verkoop. Je kunt dan ook direct kassa’s koppelen.

Diverse planningshulpjes in de tool besparen je tijd bij het programmeren. Er zijn meerdere kopieerfuncties op dag-, week- en eventniveau, automatisch berekende extra tijden rondom voorstellingen, en standaardinstellingen voor locaties, prijzen- en capaciteitenschema’s. Je kiest zelf de locaties waarvoor je programmeert. Je kunt kleuren toekennen aan events voor herkenbaarheid en het standaard startmoment van je speelweek vooraf instellen. Met bulkacties voer je bewerkingen uit op meerdere voorstellingen tegelijk. Planning blokkades op zalen voeg je in de planner toe, zodat je hiervoor niet hoeft te werken met aparte blokkade events.

Je gebruikt de programmaplanner in combinatie met het normale opvoeringenbeheer en/of of de program wizard, waar je de voorstellingen na het plannen beheert, aanvult of later wijzigt. Via snelkoppelingen binnen de planner kun je makkelijk rechtstreeks naar de beheerfuncties navigeren, zoals locaties, prijzen en capaciteiten en het uitgebreidere eventbeheer, zodat je wel binnen je workflow kunt blijven, maar toch aanvullingen kunt doen in de gebruikte onderdelen.

De planner is alleen beschikbaar in de nieuwste versie van de backoffice (Backoffice 3).

Starten met ActivePlanner

Om de planner te kunnen gebruiken moet de module actief zijn voor je organisatie. Daarnaast heb je als gebruiker de volgende rechten nodig via de Rolgroep:

•          Planning om toegang te krijgen tot de drag & drop planner
•          Events beheren om toegang te krijgen tot de standaard realisatielijst voor het omzetten van de draft planning naar opvoeringen
•          Het recht om de programmerings wizard te gebruiken om toegang te krijgen tot de realisatielijst behorend bij de Program Wizard (met tijdslots e.d.) als die naast de planningmodule ook actief is

Je hebt een aantal opties om de planbord weergave aan te passen aan je eigen gebruik.

Je kunt:

•          Zelf bepalen welke locaties/zalen je in je planner ziet en hoeveel ruimte de locatiekolom inneemt ten opzichte van je agendaview;
•          Zelf bepalen wat het standaard startmoment van een speelweek is;
•          Zelf bepalen of bij het openen van je planbord de aankomende speelweek getoond wordt of dat je liever handmatig de datum kiest;
•          Zelf bepalen of je standaard wilt inzoomen op een bepaald deel van de dag in plaats van 0.00u tot 0.00u (je behoudt de mogelijkheid om buiten dit window te plannen door de scrollfunctie);
•          Een genrefilter toepassen op de lijst van te plannen Events, bijvoorbeeld omdat jij binnen je organisatie de theaterprogramma’s doet, en iemand anders de films plant.
•          Ervoor kiezen om extra Speelweek icons te tonen als hulpmiddel in je planbord (zoals Premiere, Laatste week, Prolongatie)
•          Bij een ledendeling (Ledenmodule) ervoor kiezen om de ledengroep van een show te baseren op de ledengroep van de specifieke locatie (bij meerdere leden in 1 gezamenlijk planbord), zodat je hier niet op hoeft te letten.
•          Een paar standaardinstellingen doen voor het printen van een planning via de printer of naar pdf

Al deze instellingen blijven voor jou als gebruiker onthouden, dus bij een volgende inlog in de backoffice blijft de situatie zoals je hebt ingesteld, totdat je deze weer wijzigt.

Locatiefilter

Klik op Locaties linksboven in je planbord om te kiezen welke locaties je wilt zien.

Maak zelf je selectie en sluit het window met het kruisje.

Tijdweergave en genrefilter

Klik op het instellingen icon linksboven in de planner.

Je kunt in het scherm dat zich opent eerst instellen: hoe laat de dag standaard start, wat het standaard einduur van de dag is, en vanaf welk uur je de dagweergave standaard wilt openen als je naar je planbord gaat.

Maak ook een keuze voor je startdatum bij het openen: handmatig bepalen of altijd de startdatum van de eerstvolgende speelweek. Je kunt zelf kiezen op welke weekdag een week start, dus of de speelweek bijvoorbeeld altijd op donderdag start (dit laatste stel je in in je algemene accountinstellingen in de backoffice, omdat dit op meer plekken dan de planner gebruikt wordt).

Onafhankelijk van je standaard instelling kun je via de kalender altijd zelf handmatig een gewenste datum openen, en je houdt ook altijd de mogelijkheid te scrollen buiten het dagtijdwindow dat je hebt ingesteld voor de weergave.

Als je in de programmering wilt werken met een standaard duur voor een Voorprogramma, Pauze of Naprogramma, dan kun je dat ook instellen. Voor elke show die je nieuw toevoegt worden die tijden dan automatisch ingesteld. Je hoeft dan niet voor elke voorstelling apart dit in te voeren. Aanpassen voor een individuele show kan altijd.

Bepaal tot slot onder in de algemene planner instellingen eventueel op basis van je schermgrootte hoeveel ruimte je locatiekolom mag innemen. Bij korte namen voor locaties kun je de kolom kleiner maken, zodat je meer ruimte hebt voor je planbord. Plan jij als planner alleen een bepaald deel van de programmering, dan kun je het genrefilter toepassen.

Extra

Speelweek informatie

Heb je bij het plannen aanvullende Speelweek informatie nodig (dit speelt met name bij Filmprogramma’s), dan kun je de basisinformatie hiervoor apart activeren bij Toon speelweek informatie. Standaard wordt deze informatie niet getoond.

•          Als filmtheater kies je voor de optie Prolongatie voor de activatie van icons voor Premiereweek (P), Laatste week (L) en de weergave van de speelweek gerekend vanaf de première datum.
•          Organisaties die geen films programmeren kunnen kiezen voor Speelweek. Dan wordt alleen de speelweek getoond in het Event in de Eventlijst. Die is berekend vanaf een ingestelde Plan vanaf datum in het Event. Als je ervoor kiest om een van beide  Speelweek weergaves te tonen, dan geldt dit zowel in de weekweergave planborden als de dagweergave.

Bij de optie Prolongatie wordt de première week meegeteld in het aantal weken dat je ziet in het icon.

Speciale informatie icons zijn dan zichtbaar, zowel bij het Event in de Eventlijst als in de show informatie binnen het planbord. Zo zie je altijd in welke week je zit te werken voor die film (Event).

Weergave P staat voor Première week (dit is dus niet de individuele première voorstelling zelf):

Een L staat voor Laatste week en een cijfer geeft de prolongatieweek aan:

Het Speelweek icon toont maximaal twee cijfers. Getallen boven de 100 worden in verband met de ruimte en leesbaarheid en dat het niet vaak voorkomt, afgekort met sterretjes. De daadwerkelijke waarde is wel te zien in de tooltip als je over de voorstelling hovert.

Tip: wil je werken met zowel een Voorpremière als een officiële Première, voer dan de datum waarop de Voorpremière zal plaatsvinden in in het Event bij de: Plan vanaf datum. Je kunt het Event dan inplannen voorafgaand aan je première week, zonder dat het impact heeft op de telling van de prolongatieweken. Stel je de Plan vanaf datum in, dan zie je de officiële première datum daaronder vermeld staan, zodat je daar altijd zicht op houdt tijdens het plannen.

Bij een keuze voor de weergave optie Speelweek, zie je geen icon, maar in het Event in de te plannen lijst:

Ledendeling

Gebruikt jouw organisatie de Ledenmodule, dan is tot slot nog 1 extra optie zichtbaar in deze planbord instellingen:

Standaard wordt de ledengroep aan shows gekoppeld, zoals het staat ingesteld in het lid waarin je werkt in de backoffice. Plannen voor meerdere leden tegelijk binnen 1 planbord is echter ook mogelijk. Je kunt dan instellen dat de ledengroep van een show gebaseerd moet worden op basis van de ledengroep die bij de locatie hoort, zodat de shows in de gezamenlijke planning direct op de juiste manier gedeeld zijn per lid.

Print instellingen

Je kunt een planning exporteren naar excel, maar ook afdrukken via een printer of naar pdf vanuit het planbord. De basis lay-out wordt vanuit de backoffice bepaald, maar de daadwerkelijke output is ook voor een deel afhankelijk van de print opties die je browser aanbiedt of de geinstalleerde printer driver.

Soms is de keuze voor liggend niet beschikbaar in de browser die je gebruikt. In de instellingen kun je onder meer om deze reden zelf al in de backoffice afdwingen dat de output liggend is. En ook standaard kiezen voor zwart-wit in plaats van kleur.

Voorlopige planning maken (status Planning)

Je programmeert door events vanuit een eventlijst met je muis in de gekozen dag te slepen en waar nodig te verplaatsen. Het gaat altijd om events die al via het Eventbeheer in je database zijn aangemaakt, dus waarvan in ieder geval de basis eigenschappen bekend zijn (naam, duur, premieredatum).

Hoewel je in principe alle events in je database kunt inplannen, plan je het handigst vanuit de Te plannen lijst. Events zijn daar zichtbaar op basis van de premieredatum die in het event staat ingevuld (die moet in het verleden ten opzichte van de gekozen dag liggen), zolang er (nog) geen specifieke Planning vanaf, en/of Planning t/m datum staat ingevuld in het Eventbeheer.

In je planner zie je die data terug onder de titel en de duur van het event.

In de tab Gepland zie je de lijst van al geplande events voor de gekozen dag, en in de tab Zoeken kun je in je hele database zoeken naar een specifiek ouder event dat je bijvoorbeeld opnieuw wilt inplannen. Standaard worden events die gearchiveerd zijn niet getoond in de planner, maar als je toch zo’n event zoekt ga je via de Archief tab.

Boven het planbord klik je bij het plannen snel door naar volgende dagen van je speelweek of het weekoverzicht, en bepaal je of je wat meer wilt inzoomen of wilt uitzoomen. Het standaard weekoverzicht onder de knop Week is een overzicht met de dagen inclusief per dag het hele tijdwindow naast elkaar, hier kun je niet verder inzoomen.

Vanaf februari 2024 is er ook een alternatieve weekweergave met een andere indeling waarin je kunt plannen (dagen inclusief zalen onder elkaar en tijd as horizontaal), zie hiervoor de aparte paragraaf in deze handleiding: Plannen via het alternatieve weekweergave planbord

Voor elke weergave (dag, week of alternatieve weekweergave) geldt dat voorstellingen die buiten de planningtool om al gepland (gerealiseerd) zijn, natuurlijk ook zichtbaar zijn in je planbord. Je herkent deze als al bevestigde opvoering/show aan de schuine strepen en het v-icoon onderin en een extra opmerking als je erover heen hovert met de muis. Deze mag je in de planner niet bewerken, omdat er al verkopen op kunnen zijn geweest.

Alle events die je zelf in je planbord sleept vanuit de eventlijst zijn nog geen echte shows/voorstellingen. Ze hebben de status “Planning” totdat ze bevestigd zijn via het realisatiescherm (inclusief gekoppeld capaciteiten en prijzenschema). Zo kun je vrij rangschikken, herverdelen en kopiëren zonder impact op je daadwerkelijke opvoeringenlijst of rapportages.

Je herkent de status “Planning” aan het feit dat er geen slotje in de show staat afgebeeld, en je ziet het ook als je op een show klikt. Het schuifje bovenin staat dan op Planning.

Is de show buiten de planner om al ingepland dan mag deze niet bewerkt en versleept worden, de status is dan Geblokkeerd. De planner zet ook deze status aan als de planning definitief is en een daadwerkelijke show mag worden die in de verkoop gaat.

Afronding en overlap bij het slepen

Omdat films en voorstellingen allerlei verschillende duren in minuten kunnen hebben, en je bij het slepen in de kalender allerlei gekke starttijdstippen zou kunnen krijgen bij het achter elkaar inplannen, plaatst de planner het event altijd op een logische starttijd (afronding op vijf minuten). Dus een starttijd van 15.39, wordt automatisch 15.40.

Bij het slepen zie je altijd de starttijd van het daadwerkelijke event verschuiven, dus niet het startmoment van eventuele extra tijd, zoals een voorprogramma. Zo weet je precies wanneer het event zelf begint.

Je hoeft bij het plaatsen van voorstellingen achter elkaar niet heel precies te slepen naar een tijdstip. Als er overlap is met een voorstelling, krijg je de vraag of dat de bedoeling is, of dat je de voorstelling erachter of ervoor wilt plaatsen (je hebt altijd deze drie opties).

Als het ook echt je bedoeling was om twee events gelijktijdig op 1 locatie te plaatsen, dan mag dat dus wel, zolang dat maar een bewuste keuze is.

Je kunt makkelijk meerdere shows tegelijk verplaatsen in je planning naar een later tijdstip als het nodig is. Je selecteert dan eerst de shows door de CTRL op je toetsenbord te combineren met kliks op de voorstellingen die je wilt verslepen. Je kunt die dan samen als geheel verplaatsen. Je kunt dit alleen doen als alle voorstellingen nog een draft (planning) status hebben, dus niet als er voorstellingen bij zijn die niet verplaatst mogen worden. Let op: Bij meerdere tegelijk verplaatsen op deze manier wordt er niet meer gecontroleerd op overlap; bij een individuele voorstelling slepen gebeurt dat wel automatisch.

Je kunt ook een individuele show of meerdere shows binnen de planner weergave makkelijk dupliceren via drag & drop in door de SHIFT toets te gebruiken. Een individuele show kopieer je op die manier snel naar een andere zaal of een ander tijdstip. Klik op de show en houdt bij het verplaatsen SHIFT ingedrukt. Bij meerdere shows dupliceren gebruik je eerst de CTRL-klik en bij het slepen voeg je de SHIFT toe. Meerdere shows tegelijk dupliceren kan alleen naar andere tijden binnen dezelfde zaal.

Andere planningshulpjes in de vorm van standaardwaarden die je kunt instellen, kunnen je veel tijd besparen. Zowel op locatie/zaalniveau als in de events zelf zijn hiervoor mogelijkheden ingebouwd. Je vindt ze hieronder.

Speciale locatie instellingen

Als je over een locatie hovert met je muis zie je een blauwe wijzigen knop.

Klik hierop om naar de locatie instellingen te gaan.

Daar kun je voor die specifieke locatie een standaard voorbereidingstijd en afwikkelingstijd instellen, bijvoorbeeld voor zaalschoonmaak, inloop e.d.. Deze wordt bij het plannen dan al direct automatisch toegevoegd aan de duur van een voorstelling, zodat bij het achter elkaar plaatsen je zelf geen rekening hoeft te houden met deze extra tijden.

Visueel zie je deze tijden in je planner als lichtere kleur ten opzichte van de kleur van het event.

Let op: een eventueel voorprogramma of na programma en pauze stel je in bij de Events zelf.

Wil je naar het uitgebreidere beheer van een locatie of een nieuwe locatie aanmaken, dan kun je de snelkoppeling in dit window daarvoor gebruiken.

In de locatie zelf stel je verder nog in of er een standaard capaciteitenschema is voor deze locatie, en je kunt via het volgorde veld in de locatie ook bepalen of de locaties wellicht nog in een andere volgorde getoond moeten worden in je planner.  Deze instellingen zitten alleen in het locatiebeheer zelf, omdat ze een bredere impact hebben dan de planner.

Event instellingen

De blauwe wijzigen knop zie je ook bij een event als je eroverheen hovert met je muis.

Klik hierop om naar de event instellingen te gaan.

Je kunt hier instellen:

•          Of er een specifieke planperiode is (kan ook in het standaard Eventbeheer)
•          Hoe vaak het event ingepland mag worden per dag en week
•          Of je het event een bepaalde kleur wilt geven in je planner (dit mag maar het hoeft niet, en je kunt ook meerdere events dezelfde kleur geven)
•          Of er voor dit specifieke event extra voorbereidingstijd of afwikkelingstijd moet worden berekend en hoeveel (kan ook in het standaard Eventbeheer)

Een telhulpje achter de maxima voor te plannen aantal laat zien hoeveel je het event al hebt gepland voor de op dat moment gekozen dag in je planner. Je ziet de tellers ook terug in je eventlijst onder te plannen. Als er een maximum staat ingesteld, dan verdwijnt een event uit je Te plannen lijst, zodra je het maximum hebt gepland. Zo kun je het planbakje leeg maken zonder zelf te hoeven tellen.

Let in het event op met het instellen van extra voorbereidingstijd en afwikkelingstijd. Doe dit alleen als er een specifieke aanleiding voor is (die geldt voor alle shows van dat event), want als je dit instelt gelden deze tijden dus ook voor iedere show in je planning die je van dit event doorkopieert of voor eerder geplande shows van dat event in je planner. Dit kan dan voor problemen zorgen op een andere plek in je planning die je op dat moment niet ziet. Zaalvoorbereidingstijd e.d. stel je bij de locatie in.

Rechtsboven in je Eventinstellingen zie je tot slot een getal, dit is het unieke EventID (het ActiveTickets ID van het event in je database) wat je soms nodig hebt in communicatie met een webbouwer of voor controle of je wel het juiste event hebt (in geval van meerdere events met dezelfde naam). Met de snelkoppeling ernaast ga je direct naar het uitgebreide beheer van het event, mocht je daar zaken willen aanvullen, aanpassen of controleren.

Instellingen op show/opvoering niveau

Soms heb je een voorstelling of activiteit waarbij je een speciaal voor- of naprogramma hebt zoals een interview met een regisseur, of een extra lange voorstelling waar je een pauze in opneemt. Dat regel je op voorstellingsniveau in plaats van in het event.

Zodra je een event in je planning hebt gesleept, kun je de voorstelling zelf bewerken, en daar de benodigde extra tijden instellen. En eventueel een planning memo voor collega’s die verder aan de slag gaan met het in de verkoop zetten van de voorstelling.

Een grijze voor ingevulde waarde “Berekend 20” wil zeggen dat er ook al ergens anders extra tijd wordt gerekend bij de show, zoals voorbereidingstijd die standaard geldt voor een locatie (zoals zaalvoorbereidingstijd).

Net als de extra tijd bij locaties en events, worden ook de extra tijden die je instelt voor een voorstelling visueel onderscheiden van de voorstelling zelf in de planner en de extra tijden van de zaal. De extra tijden op showniveau zie je als liggende balkjes.

Onder in het beheer van een show, heb je overigens ook toegang tot de eventinstellingen, mocht je die daar willen wijzigen of controleren.

Alternatieve titel

Specifiek voor een individuele voorstelling (die onderdeel is van een reeks voorstellingen van het betreffende Event) kun je instellen dat die ene voorstelling een vervangende titel moet hebben, die dan getoond wordt in de webshop, in bevestigingsmails en op de website, bijvoorbeeld in het geval van een special of Sneak Preview. Bij een meertalige webshop, kan deze titel natuurlijk in meerdere talen worden ingesteld.

Stel je een vervangende titel in, dan wordt deze niet alleen zichtbaar in het planbord bij die show, maar deze komt vervolgens ook mee in de webservices naar de webbouwer bij het ophalen van het programma.

Let op: om te voorkomen dat de alternatieve titel per ongeluk wordt doorgekopieerd bij het kopiëren van een show naar andere data en tijden, wordt de inhoud van dit veld bij een kopieeractie niet meegenomen.

Opvoeringskenmerken

Soms wordt er voor de integratie van de hoofdwebsite en ActiveTickets of in een gekoppeld extern systeem, zoals een TMS systeem, gewerkt met herkenningslabels voor shows in de vorm van Opvoeringskenmerken. Het is mogelijk om deze direct in de planfase al te koppelen aan een show, zodat dit niet in een later stadium nog hoeft.

Je vindt de optie onder de Alternatieve titel in het beheer van de show:

Het is mogelijk om meer dan 1 kenmerk te koppelen aan een show, zoals ook in het reguliere opvoeringenbeheer. Je vinkt deze aan in de drop-down onder Kenmerken:

De kenmerken worden als labels zichtbaar, zodat je altijd ziet wat gekoppeld is:

Je ziet de kenmerken ook in de hover in de planweergave:

Je kunt het kenmerk ook zichtbaar maken in het weergave blokje, door in het beheer van de locatie 1 teken (cijfer of letter) in te voeren in het veld: Markering voor planning. Dit wordt dan als icon getoond bij de show, zoals dat ook gebeurt met de Speelweek informatie. In het bovenstaande voorbeeld is een 3 weergegeven, welke aangeeft dat het een 3D filmversie is die gedraaid wordt.

De koppeling van kenmerken kan ook in de realisatiefase van de planning nog plaatsvinden of in dat stadium nog aangepast worden. Je activeert dan in je realisatiescherm de kolom Kenmerken, en dan kun je eventueel ook in bulk kenmerken koppelen aan meer shows tegelijk.

Kopieer mogelijkheden

Tijdens het inplannen kun je een of meer voorstellingen tegelijk door kopiëren naar andere dagen of weken, of naar een tijdstip een paar uur later. Een hele dag of speelweek doorkopieren ook, zodat je niet alles handmatig hoeft te slepen. Het kan via verschillende routes, net wat voor de situatie het makkelijkst is.

Hele dag of speelweek

Voor het kopiëren van een hele dag of speelweek maak je gebruik van de Acties knop boven het menu van de planner:

Kies je voor Kopieer deze dag dan kun je via een datumkalender alle data selecteren waar je de voorstellingen van die dag naartoe wilt door kopiëren (de dag van je huidige selectie zie je omlijnd). Onderin zie je alle voorstellingen die je gaat kopiëren, zodat je kunt controleren of je dat inderdaad wilt. Bij het kiezen van data zie je rechts alle data die je in de kalender geselecteerd hebt ook in een lijstje. Daarna kun je op Uitvoeren klikken om de actie in 1 keer uit te voeren.

Standaard controleert de tool of je niet per ongeluk over andere shows heen plant, terwijl dat niet de bedoeling is. Wil je dat overlap wel wordt toegestaan, dan zet je het schuifje voor deze autocontrole uit.

Bij een hele speelweek kopiëren, zie je in het kopieerscherm welke voorstellingen van welke data allemaal gekopieerd zullen worden naar de gekozen doeldagen.

Na het uitvoeren zie je ook het resultaat, en wat er niet gekopieerd kon worden vanwege overlap op een bepaalde datum.

Alternatief: CTRL & click (bij Apple het appel icoon in plaats van CTRL)

Een combinatie van CNTRL en een click op een of meerdere shows in 1 keer geeft de volgende opties, de kopieeroptie staat onderin.

Ook hiermee kom je in de datumkalender waarin je kunt kiezen naar welke data gekopieerd moet worden.

Alternatief: via de show zelf

Je kunt ook altijd kopiëren vanuit de voorstelling zelf. Klik je op een van de voorstellingen in je planner, dan zie je bij de voorstellingsinformatie de kopieerknop rechts van de prullenbak afbeelding.

Ook deze leidt naar de datumkalender voor je doelselectie.

Alternatief: dupliceren binnen planner weergave met SHIFT

De bovenstaande opties leiden allemaal tot dezelfde datumkalender, waar je flexibel de data voor het kopieren kunt kiezen. Wil je alleen binnen de openstaande planner dag een show dupliceren naar andere zalen of tijdstippen, dan kun je dit ook doen met de combinatie van een klik en SHIFT.

Klik op de show en houdt bij het verplaatsen SHIFT ingedrukt. Bij meerdere shows dupliceren gebruik je eerst de CNTRL-klik en bij het slepen voeg je de SHIFT toe. De planner houdt bij het dupliceren naar een andere zaal direct rekening met voor die zaal geldende voorbereidingstijd en/of afwikkelingstijd. Meerdere shows tegelijk dupliceren kan alleen naar andere tijden binnen dezelfde zaal vanwege performanceredenen.

Zaalblokkades

Soms weet je al van tevoren dat een bepaalde zaal niet beschikbaar zal zijn voor je normale programmering, bijvoorbeeld omdat er onderhoud aan de zaal is of een zaal is gereserveerd voor een besloten evenement of verhuur.

Je kunt daarvoor in de planner zelf blokkades aanmaken met een zelfgekozen omschrijving en eventueel een memo. Zodat je bij het slepen en doorkopiëren niet per ongeluk in die zaal op dat tijdstip andere evenementen of activiteiten plant.

Je voegt een blokkade toe via het verbodsbord bovenin de menubalk van de planner:

Kies wel eerst de zaal waarom het gaat en de periode door hierop te klikken in je planner.

En maak dan de eigenschappen van de blokkade aan:

Na het opslaan zie je de blokkade als volgt in je planner.

Je herkent een blokkade aan het verbodsbordje.

Plannen via het alternatieve weekweergave planbord

Wil je liever direct bij het slepen al op weekniveau plannen in plaats van op dagniveau, dan is er een aanvullend planbord waarin je alle dagen van 1 week onder elkaar ziet inclusief de zalen. De tijd staat horizontaal. Je komt hierbij via een aparte optie in het menu. Zoek op Programma week planbord.

Dit week planbord luistert ook naar de gebruikersinstelling waarin je bepaalt op welke weekdag een week moet starten, dus met een Speelweek start op donderdag wordt ook de week vanaf donderdag tot en met woensdag gehanteerd als week. In dit planbord kun je goed de programmering van verschillende dagen met elkaar vergelijken en binnen 1 overzicht tussen de dagen slepen, kopiëren en dupliceren.

Je kunt dan nog steeds altijd een andere startdatum van je week handmatig kiezen via de kalender in de planner. Let wel op dat je dan niet een maandag kiest als startmoment als je standaard speelweken wilt berekenen op basis van een start op donderdag.

De weekweergave heeft verschillende opties:

•          Je kunt zelf dagen open- en dichtklappen om in te zoomen op een bepaalde dag of deel van de week. Met de twee knoppen linksboven de weergave klap je de hele week in 1 keer in of uit.

•          Een dag wordt actief geselecteerd door erin te klikken of een event erin te slepen vanuit je lijst aan de rechterkant. De dag en datum wordt dan bold. Deze dag selectie is belangrijk, omdat dit impact kan hebben op de lijst die je ziet van te plannen events (omdat deze een specifieke Plan vanaf datum kunnen hebben. Ook maakt dit mogelijk om nog de dag acties mogelijk te maken, zoals het kopiëren of blokkeren van een hele dag via het Acties menu.
•          De actief geselecteerde dag zie je als controle hulpmiddel weergegeven bij de dag acties in het Acties menu en ook boven je Eventlijst.

•          De weekdag balk is lichtgrijs voor een duidelijk onderscheid tussen de dagen. Sleep je hier per ongeluk een Event in, heeft dat geen impact.
•          Net als in de dag weergave kun je via het locatie filter zalen aanzetten en uitzetten, om te focussen op bepaalde zalen.

Je kunt het plannen via deze weekweergave naast elkaar gebruiken met het plannen via de dag planner.

Planning controleren en vastzetten

Voordat je een dagplanning of weekplanning definitief gaat omzetten naar voorstellingen of gaat overdragen aan een collega die dat mag doen, kun je de planning direct vanuit de planning tool exporteren naar Excel, mocht je nog controles willen doen of de planning wilt delen met iemand anders.

Specifiek voor cinema klanten die met Maccsbox en distributeurs werken, worden in de export die je doet vanuit het programma planbod ook zichtbaar: Maccsbox code en Distributeur.

Als je wilt voorkomen dat je draft shows in de tussentijd verplaatst kunnen worden, kun je alles wat goed staat alvast Blokkeren voor de planner weergave.

Dit kan meteen voor een hele dag of week via de Acties, door te klikken op Blokkeer deze dag, of Blokkeer deze week.

Alle geblokkeerde shows krijgen arcering en een slotje rechtsonder. Ze kunnen dan niet verplaatst worden in de planning.

Blokkeren van een individuele show in je planner kan ook door deze aan te klikken en het schuifje bovenin van Planning naar Geblokkeerd om te zetten.

Wil je in deze fase toch nog iets wijzigen? Dan kun je een of meerdere shows weer via het Acties menu of via de show zelf vrijgeven voor de planner (terugzetten naar Planning), zolang deze nog niet afgerond is in de volgende fase: het realisatiescherm (gerealiseerd).

Planweergave afdrukken

Sommige gebruikers willen liever een controle doen op basis van een geprinte visuele weergave, in plaats van een excel met de shows en de data. Het is daarom ook mogelijk de planweergave van een dag of week uit te printen of af te drukken naar een pdf. Deze optie vind je ook in het Acties menu:

Er zijn twee instellingen die je op gebruikersniveau als standaard kunt instellen, dit doe je via de instellingen in je planbord (het wieltje linksboven):

Je kunt daar instellen of je standaard “liggend” wilt afdrukken, en/of standaard in zwart-wit:

Het printresultaat is deels afhankelijk van de browser waarin je werkt, en de geïnstalleerde printer driver. Op deze werking die wordt toegevoegd buiten ActiveTickets heeft de backoffice helaas geen invloed, dus voor een deel bepaal je zelf welke andere instellingen in de printmenu’s van de browser (bijvoorbeeld wat betreft schaling) het beste resultaat geven voor je eigen gebruik.

Wel een aantal tips en aanwijzingen:

•          Safari ondersteunt niet de door ActiveTickets meegegeven landscape optie, maar daar kun je wel zelf kiezen voor liggend. Firefox en Chrome nemen wel de instelling vanuit de backoffice over.
•          Printen met standaard marges geeft doorgaans het beste resultaat voor het printen van de planning
•          Voor kleur: zet background graphics/achtergrond kleur aan voor het beste resultaat
•          Soms schaalt een browser de print preview niet goed en is het laatste uur niet volledig zichtbaar. Dit kun je oplossen door een ander percentage in te vullen voor de schaling. Meestal lost een schaling tussen 80% en 90% het op.
•          Bij standaard zwart-wit printen via de browser print instellingen, wordt de voorbereidingstijd en afwikkelingstijd soms onderdrukt (niet zichtbaar). Dit kun je oplossen door in de standaard instellingen al voor de optie zwart-wit te kiezen.
•          De uren zonder planning worden standaard ook afgedrukt. Wil je dit niet, stel in de instellingen het start/einduur van de weergegeven uren in.
•          In Windows Chrome en Edge kun je in het print preview window inzoomen met CNTRL en je muis scroll wheel. Hiermee kun je beter zien of alles er goed op komt.
•          Firefox heeft een probleem dat als de planning meerdere pagina’s inneemt, dat je dan een extra wit pagina krijgt aan het begin. Oplossing: laat bij de pagina bereik opties de eerste pagina weg.
•          In de print preview in je browser kan het voorkomen dat dunne grijze lijnen wegvallen als je scherm geen hoge resolutie heeft. De lijnen worden echter wel naar de printer gestuurd, dus het wegvallen in de preview heeft geen invloed op je print.

Planning: bevestigen en afronden (realisatie)

Als je planning staat kun je alles naar echte voorstellingen omzetten. Dit doe je via een aparte realisatielijst waar je de noodzakelijke inrichting kan afronden, omdat de functies van planner en het in de verkoop mogen zetten vaak gescheiden functies zijn.

Als je zelf het recht hebt om events te beheren kun je direct vanuit de planner naar je realisatielijst via de knop Realiseer rechtsboven in de menubalk van de planner.

Als je binnen je organisatie zowel met de Program Wizard werkt als met het standaard opvoeringenbeheer, zie je twee verschillende opties omdat programmeren via de Program Wizard op een aantal punten anders verloopt dan het normale opvoeringenbeheer:

Dan maak je eerst een keuze of je naar het standaard realisatiescherm gaat, of naar de realisatielijst met Program Wizard eigenschappen (dwz inclusief gebruik van tijdslots en capaciteiten- en prijzenschema’s met de eigenschap In wizard).

Staat de Program Wizard voor jouw organisatie niet aan, dan zie je alleen de optie naar het standaard realisatiescherm.

Realisatielijst opzet

Je ziet in de realisatielijst een aantal standaardkolommen per show om aan te vullen en te controleren, en een aparte kolom aan het einde waar je per show of voor een aantal/alle shows in 1 keer de omzetting kunt doen naar daadwerkelijke voorstellingen.

Goed om te weten is dat je zelf extra kolommen van het overzicht kunt activeren of juist uitschakelen (als je ze niet nodig hebt), en je kunt ook de volgorde en breedte van de kolommen als gebruiker aanpassen. Wat je instelt blijft onthouden voor jou als gebruiker. Een andere gebruiker in je organisatie merkt niks van je eigen instellingen. Een aantal kolommen die niet voor elke klant van toepassing zijn, zijn standaard onzichtbaar, maar kunnen wel actief gemaakt worden als je ze wilt gebruiken.

Klik voor het aan- en uitzetten van kolommen op het icoon met de drie balkjes.

Vink in de drop-down zelf de gewenste kolommen aan.

Door op de kolom headers te klikken kun je de kolommen ook verslepen naar een plek (dus in een andere volgorde zetten) of anders sorteren (oplopend of aflopend). Wil je bij nader inzien toch terug naar de basis lay-out, klik dan op het icoon links van de balkjes.

Wil je eerst alles dat is gepland in een bepaalde zaal of locatie afronden, gebruik dan het l ocatie filter bovenin.

Je zult zien dat sommige waarden in kolommen van de realisatielijst voor ingevuld zijn, zoals de titel, de tijd, de zaal van draft show die moet worden gerealiseerd (= omgezet naar echte opvoering).

Een uit gegrijsde waarde betekent dat er een standaard waarde is ingesteld die alvast automatisch voor je is ingevuld. Het kan dan nog wel worden aangepast door iets anders te kiezen.

Standaardinstellingen

Het kan handig zijn en tijd besparen om een aantal standaardinstellingen generiek te bepalen voor de voorstellingen in je lijst, via de knop Instellingen rechtsbovenin:

Als je dit doet worden de waarden alvast voor ingevuld en hoef je dat niet handmatig te doen via dropdowns in de lijst.

Stel bijvoorbeeld alvast de printer en e-ticket lay-out in die standaard gekoppeld moet worden aan de voorstellingen en de voorverkoopdatum die je wilt gebruiken in de lijst die je voor je hebt. Vul je niks in bij voorverkoopdatum, dan wordt standaard de datum ingevuld van de dag waarop je aan het realiseren bent (dus vandaag).

Een standaard prijzenschema is eventueel ook mogelijk. (Let op: in het normale realisatiescherm zie je geen Program Wizard schema’s vanwege de verschillende werking bij het koppelen en tijdslot opties in de wizard, dit geldt ook andersom).

Standaard realiseer je in het realisatiescherm een specifieke dag. Wil je liever een hele week tegelijk realiseren en in de verkoop kunnen zetten, kies dan in de Instellingen voor 7 dagen in plaats van Dag bij Periode. De weekdagen worden dan ook zichtbaar bij datum in je overzicht en je krijgt bovenin naast het locatie filter een extra filter om op Dag te filteren.

Kom je er bij het instellen van de standaarden achter dat je nog een ticket lay-out mist in je lijst of je wilt er een aanpassen, dan kun je via de Beheer knop direct naar het beheer van de lay-outs om er een aan te maken. Omdat dat beheer altijd in een nieuwe tab wordt geopend binnen je backoffice, kun je daarna direct door in de tab van je realisatielijst, dus je kunt verder waar je mee bezig was.

Locatie instellingen

Binnen je lijst in het veld locatie zie je bij een hover over het veld ook een blauwe knop, waarmee je een standaard capaciteitenschema kunt instellen voor die specifieke locatie, die dan dus voor alle voorstellingen standaard alvast wordt ingevuld.

Voor alle standaarden die je instelt geldt, dat je zelf het in je realisatielijst kunt overrulen door alsnog een ander schema te kiezen, maar het scheelt moeite als je dat niet altijd hoeft te doen.

Prijzen en capaciteiten koppelen

Een minimale vereiste om van een geplande activiteit/show een geldige voorstelling te kunnen maken is het koppelen van prijzen en capaciteiten, zoals ook in het normale opvoeringenbeheer. Je kunt dit op regelniveau doen voor een individuele show, maar ook voor meerdere shows in 1 keer.

Klik in de checkbox die voor een individuele film staat om de regel te selecteren, en dan in het veld voor prijzenschema (of capaciteitenschema), of klik direct in dat veld zonder eerst de checkbox, de regel wordt dan automatisch al geselecteerd. Je ziet dan een dropdown waarin je het benodigde schema kunt kiezen. Als je typt kun je ook zoeken in je lijst. koppelen. Een gekozen waarde wordt direct opgeslagen (je hoeft niet op Opslaan te drukken ergens).

Was je vergeten een correct schema klaar te zetten, dan is dat geen probleem, je kunt meteen een nieuwe aanmaken via het Nieuw knopje in de drop-down, en daarna de inhoud van de drop-down verversen met de verversen knop. Dan kun je het nieuwe schema direct gebruiken. Je hebt ook in het veld prijzenschema op een rij een optie om direct naar het beheer van de prijzenschema’s te gaan. Je ziet deze knop bij een hover over het veld.

De werking van het koppelen van een capaciteitenschema via de drop-down is hetzelfde als bij het prijzenschema. Ook daar kun je ook direct via de knop Nieuw naar het scherm om een nieuwe aan te maken als dat nodig is.

Let op: Bij zowel het prijzenschema als het capaciteitenschema geldt dat schema’s die het vinkje In wizard hebben in het beheer alleen getoond worden in het realisatiescherm dat hoort bij de Program Wizard. Andersom zijn schema’s die dat niet hebben daar ook niet zichtbaar. Daarnaast is de locatie leidend voor wat je kunt kiezen in je dropdown. Zo zie je bij een Zaal 1 alleen schema’s die ook horen bij Zaal 1, zodat je niet per ongeluk een schema kunt koppelen van een verkeerde zaal.

In dit scherm wordt bij het koppelen van prijzen en capaciteiten al direct gecontroleerd of er geen mismatch is tussen de kaartsoorten in het prijzenschema en de capaciteitsgroepen die in je gekozen capaciteitenschema zitten. Dit is de gebruikelijke controle die bij het opslaan in het normale opvoeringenbeheer ook gedaan wordt. Je krijgt dan ook dezelfde melding als in als de combinatie niet goed is.

Prijzenschema of capaciteitenschema wijzigen

Je kunt niet alleen een nieuw prijzenschema of capaciteitenschema direct aanmaken vanuit het realisatiescherm, maar ook een bestaand schema wijzigen via de blauwe knop die zichtbaar wordt bij een hover. Het icoon met verschillende vertakkingen achter een schema geeft aan dat het een schema is dat aan meerdere voorstellingen gekoppeld is, dus dat je moet oppassen met het wijzigen ervan.

Je krijgt bij wijzigen van een schema welke aan meerdere shows hangt altijd nog de controle vraag of je inderdaad het al gekoppelde schema wilt wijzigen, of een kopie schema wilt maken voor alleen de specifieke show waar je het schema hebt geselecteerd. Zodat je een bewuste keuze maakt.

Meerdere regels tegelijk bewerken

Het is mogelijk om een bewerking uit te voeren voor meerdere regels tegelijk, bijvoorbeeld wat betreft de koppeling van een bepaald prijzenschema dat voor meerdere opvoeringen geldt of de voorverkoopdatum.

Selecteer meerdere regels via de check boxes of alles in 1 keer met de Alles selecteren-check box.

Klik in het Acties-menu boven de realisatielijst op Start wijzigen meerdere regels.

Je komt in een aparte modus, omdat je niet per ongeluk door klikken in de gewone lijst fouten moet kunnen maken waarin je direct al meerdere regels wijzigt. Je herkent aan de blauwe balk of je in een meerdere wijzigen actie zit en je ziet daar dan ook direct welke shows je hiervoor hebt gekozen:

Een waarde die je op 1 regel aanpast, wordt in dit scherm voor alle regels toegepast. Een voorbeeld van een toepassing is het in 1 keer koppelen van bepaalde cross-sell of upsell groepen aan een serie voorstellingen. Hiervoor zijn apart de kolommen te activeren via de kolomselectie.

Een show realiseren

Als je minimaal prijzen en capaciteiten hebt gekoppeld en een start voorverkoopdatum hebt ingevuld kun je de geplande show of activiteit definitief maken via de knop Realiseer in de statuskolom Gerealiseerd door in het veld te klikken:

Kassa’s koppelen is nog niet noodzakelijk (maar het kan wel). Dit geldt ook voor overige items zoals de koppeling van Upsell en Cross-sell groepen.

Als je klikt op Realiseer verdwijnt de voorstelling standaard uit je lijst, zodat je de werklijst leeg kunt maken. Wil je toch liever alles zien, dan klik je op het oogje bovenin naast het locatiefilter:

Je herkent de afgeronde voorstellingen dan aan het v-icoon en de snelkoppeling om daar direct ook naar het opvoeringenbeheer te gaan voor als je aanvullingen wilt doen in de voorstelling. In het scherm van de Planner herken je een gerealiseerde voorstelling ook aan een v-icoon.

Wil je je realisatie alsnog terugdraaien, dan kan dat, zolang er nog geen verkopen zijn geweest op de voorstelling (dus nog geen transacties: ook geen reserveringen of transacties die zijn teruggeboekt). Klik voor terugdraaien op de gerealiseerd status, dan verschijnt hiervoor een knop:

De status gaat dan terug naar status Gepland (en je ziet de voorstelling dan dus ook niet meer terug in andere opvoeringenlijsten die je in de backoffice kunt raadplegen!).

Realiseren en terugdraaien kan voor meerdere shows tegelijk, zowel via Start wijzigen meerdere regels als via de andere twee opties in het Acties menu.

In de verkoop zetten

Je kunt gerealiseerde shows direct vanuit de tool in de verkoop zetten, door kassa’s te activeren via de kassa drop-down. Je kunt dat ook later doen via het normale opvoeringenbeheer.

Realisatiescherm Program Wizard

Als de Program Wizard actief is en je wilt hierin je programmering verder bewerken en aanvullen, dan doe je de realisatie via de Realisatielijst Program Wizard.

Het verschil met de standaard realisatielijst is:

•          Prijzen- en capaciteitenschema’s die je hierin te zien krijgt en kiest zijn de schema’s die ook actief zijn voor de wizard (vinkje In Wizard is actief)
•          Deze lijst ondersteunt het werken met tijdslots. Speciaal voor de combinatie Program Wizard en Planner is in de tijdslots de mogelijkheid ingebouwd, om ze niet alleen een naam te geven, maar ook een exacte begin- en eindtijd. Zo kunnen voorstellingen automatisch worden toegekend aan het juiste tijdslot.

Als er prijzenschema’s zijn gekoppeld aan specifieke dagen of tijdslots, dan zie je deze ook voorgeselecteerd in de prijzenschema kolom.

Aanpassingen achteraf

Het is mogelijk om ook na realisatie nog afzonderlijke waarden aan te passen in een voorstelling, maar dit geldt zolang er nog geen transacties zijn gedaan op de voorstelling (een reservering en een terugboeking gelden ook als transacties). Deze controle is strikter dan in het normale opvoeringenbeheer, waar je altijd nog aanpassingen mag doen, ook tijdens de lopende verkoop.

Het realisatiescherm is daar ook niet voor bedoelt; het achteraf aanpassen van gerealiseerde shows kan daarom het beste gedaan worden via het normale opvoeringenbeheer. De opvoeringenlijst in Backoffice 3 zal binnenkort ook alle mogelijkheden hebben om in bulk zaken aan te passen voor een groot aantal opvoeringen tegelijk.

Maccsbox, Cineville, Europa Cinema

Specifiek voor cinema klanten is het van belang dat bij de omzetting van draft planning naar daadwerkelijke voorstellingen bepaalde waarden standaard geactiveerd worden, in het geval van gebruik van Maccsbox en Europa Cinema en Cineville.  Het volgende geldt:

•          Maccsbox. Alle voorstellingen van een Event waarbij Maccsbox actief is krijgen standaard het vinkje Maccsbox in de gerealiseerde voorstelling. Hetzelfde geldt voor Europa Cinema. Dit is volgens de werking in de Program Wizard.
•          Cineville. De voorstellingen moeten juist gedeeld worden met Cineville, dus op de juiste ledengroep staan. Als dit standaard staat ingesteld in de member, dan wordt direct bij realisatie ook gedeeld met de juiste Cineville ledengroep.

Exporteren vanuit het realisatiescherm

De export naar Excel die je vanuit het realisatiescherm kunt doen heeft een andere inhoud dan de export vanuit het planbord scherm, omdat er in deze fase andere waarden relevant zijn dan in de planningsfase.

De Excel die je vanuit het realisatiescherm exporteert standaard alle mogelijke kolommen die getoond kunnen worden in het realisatiescherm.

ActivePlanner combinatie met Ledenmodule

De ActivePlanner kan gebruikt worden in combinatie met de Ledenmodule. Als er meerdere ledengroepen zijn in de database, dan wordt de ledengroep zichtbaar bij de Events, de shows en de locaties.

In ActivePlanner worden de lees- en schrijfrechten van de member en gebruiker (anders dan in de rest van de backoffice) bepaalt door de locatie, zodat onafhankelijk van lees en schrijfrechten voor een bepaalde show wel altijd de volledige programmering van een locatie zichtbaar is (en niet een deel wegvalt omdat ze gedeeld zijn op een andere member in de deling).

Het wordt daardoor ook mogelijk om locaties van verschillende members in 1 overzicht te zien.

Er zijn drie situaties mogelijk:

•          Locaties die alleen voor 1 member zijn (prive)
•          Gedeelde locaties tussen members waar meerdere planners op plannen
•          Gedeelde locaties die een andere planner wel mag zien maar niet mag wijzigen

De autorisatie binnen de planningsmodule werkt als volgt:

• Deel je een event in bij een locatie, dan krijgt de show de ledengroep die is gedefinieerd voor de locatie, als in de planner instellingen staat ingesteld dat het lid uit de locatie gehaald moet worden (stel je dit niet in, dan wordt de standaard ledengroep van de member aangehouden, waarin de planner op dat moment werkt)
• Heb je geen rechten om te schrijven/wijzigen op de ledengroep dan mag je niet wijzigen/verwijderen/indelen (inclusief kopiëren want anders heb je geen rechten meer op de gekopieerde data).
•  Als je een show verplaatst naar een andere locatie, dan krijgt deze de ledengroep van de nieuwe locatie, als in de planner instellingen staat ingesteld dat het lid uit de locatie gehaald moet worden (stel je dit niet in, dan wordt de standaard ledengroep van de member aangehouden waarin de planner op dat moment werkt).
• Voor het inladen in het overzicht wordt alles getoond voor locaties waar je recht op hebt. Dus als je geen rechten hebt op een specifieke voorstelling, maar hij is wel gekoppeld aan een locatie waar je wel rechten op hebt, dan wordt deze wel getoond.
• Read only locaties zijn te herkennen aan hun lichtgrijze tekst kleur.
• In het realisatiescherm worden geen shows getoond waar je geen schrijfrechten op hebt. Het is ook niet mogelijk om een ledengroep te kiezen waar je geen schrijfrechten op hebt.

Bediening via toetsenbord

Qua toetsenbord bediening worden in ActivePlanner de volgende functies ondersteund.

Vragen en/of feedback?

Heb je nog vragen naar aanleiding van je eerste gebruik van deze programmaplanning tool of feedback waar andere klanten van kunnen profiteren in de doorontwikkeling? Neem contact op met onze Support Afdeling.

Via onze nieuwsbrief houden we je op de hoogte van de verdere ontwikkeling van deze module.