Producten overzicht

Algemeen

Dit scherm in Backoffice 3 vervangt het Producten overzicht uit de oude backoffice. Het nieuwe Producten overzicht (in het menu onder Prijs en Capaciteit) geeft je veel meer mogelijkheden voor controles op inrichting en het doorvoeren van wijzigingen in je producten. Je kunt het scherm flexibel aanpassen aan je eigen situatie en en de actie die je zelf wilt doen.

De belangrijkste verschillen met het oude scherm zijn:

Je kunt zelf bepalen welke informatie je ziet, via de “kolommen kiezer”, en de volgorde en breedte van de kolommen ook naar wens instellen
Je kunt de meeste instellingen van een product direct editen in het overzicht zelf
Je kunt voor de meeste instellingen een wijziging doorvoeren op meerdere producten tegelijk via batch edit

Wat doe je in het Producten overzicht?

Je beheert vanuit hier centraal algemene producten die je in de kassa of de webshop kunt verkopen. In tegenstelling tot ActiveHoreca producten hebben deze eenvoudige producten geen voorraadbeheer. Dit kunnen concrete producten zijn als consumptiebonnen of parkeerkaarten, maar ook bijvoorbeeld donaties, transactiekosten of digitale pas- of ActiveWallet-producten.

Producten kun je bij een voorstelling verkopen via de ticket pagina, los in de kassa of webshop en/of via upsell of als onderdeel van een route. Pas- en Walletproducten verkoop je via hun eigen bestelproces. Transactiekosten producten kunnen automatisch worden toegevoegd in het online bestelproces of door een gebruiker aangeslagen in de kassa.

In het Product beheer bepaal je voor elk product de prijs en andere eigenschappen. Ook stel je hier in op welke kassa's ze verkocht mogen worden.

Je kunt via het Producten overzicht:

Bestaande producten inzien en wijzigen (direct in het overzicht of via het pennetje)
Controles doen op je producten wat betreft bepaalde instellingen, dus in een oogopslag zien of er iets niet goed staat, bijvoorbeeld een btw % of de instelling of er wel of geen ticket geprint moet worden voor het product bij de verkoop
Specifieke producten opzoeken via de zoekfunctie
Een overzicht van producten met alle relevante instellingen naar Excel exporteren
Een nieuw product aanmaken

Weergave

Met de "kolommen kiezer" rechtsboven in het scherm kies je welke informatie je wilt zien in je overzicht:

Met deze knop ernaast zet je de standaard weergave terug:

Je maakt kolommen smaller of breder door met je muis de rand van de kolomheader te verslepen.

Werk je op een klein scherm? Zet je browser op de gewenste zoomfactor om de lettergrootte en hoeveelheid regels aan te passen aan je eigen wens.

Je kunt de inhoud van je lijst verversen met de refresh knop boven de lijst. Dit werkt hetzelfde als het verversen van je browser.

Standaard zie je alleen producten die niet in het archief zitten. Als je ook gearchiveerde producten wilt zien, klik je op het oogje. Je kunt dan ook gearchiveerde items in het overzicht weer uit het archief halen. Wil je de gearchiveerde producten weer verbergen, dan klik je opnieuw op het oogje.

Je kunt per product zien of deze gearchiveerd is of niet als je de Archief kolom activeert. Je wijzigt een status eenvoudig door op de Nee of Ja te klikken. Je ziet dan een schuifje om de status te wijzigen.

Ook in de Status kolom, kun je aan het opberg icoon zien dat een item in het archief zit:

Algemene acties

Bovenin het scherm zie je een Acties-knop.

Deze is alleen actief als je een of meer producten geselecteerd hebt door op een regel te klikken of op het vakje voorin de regel.

Je kunt dan via de Acties-knop de geselecteerde items in 1 keer archiveren of uit het archief halen, of een andere wijziging gaan doorvoeren. Je kunt ook alle regels van je gefilterde weergave tegelijk aanvinken met het selectievakje in de rij met de kolomnamen.

Je kunt je overzicht naar Excel exporteren via de Excel exporteren knop, en een nieuwe kaartsoort aanmaken met de Nieuw product knop.

Een product bewerken

Via dit overzicht kun je op verschillende manieren je producten bewerken:

Direct in het overzicht door te editen in de regel zelf. Een aantal kolommen kun je niet bewerken (alleen lezen), dit geldt voor kolommen waarbij het risico van bewerken via het overzicht te groot is. Voor de velden die je wel kunt wijzigen wordt een wijziging direct opgeslagen. Bij dropdown selecties - zoals bij kassa's - klik je op OK. Daar kun je een wijziging qua selectie ook nog annuleren via ESC op je toetsenbord.

Door naar de details van een product te gaan. Dit doe je via de blauwe knop met het pennetje voorin de regel.

Via de Acties-knop links bovenin. Deze wordt actief als je regels selecteert. Klik je hierop dan kun je kiezen voor de optie: Start wijzigen meerdere regels. Als je alles geselecteerd hebt kun je zelf kiezen of je de actie wilt uitvoeren op de items op de betreffende pagina of voor alle items in je filter.

Omdat een bulk wijziging grote impact kan hebben, gebeurt het uitvoeren van zo'n actie in een aparte weergave, zodat je altijd ziet dat je met een bulk wijziging bezig bent. Je herkent deze weergave aan de blauwe balk boven het overzicht.

Klik in dit scherm bij 1 product in een veld van een waarde die je kunt aanpassen, en je wijziging wordt doorgevoerd op alle producten die je had geselecteerd. Let op: als je heel veel items in 1 keer (bijvoorbeeld 500) wijzigt, kan de verwerking langer duren dan bijvoorbeeld 10 items. Een voortgangsbalk geeft aan wanneer de wijziging overal is doorgevoerd. Wacht in dit geval tot de actie is afgerond.

Een nieuw product toevoegen

Je maakt een nieuw product aan via de knop + Nieuw product. Alleen een naam is verplicht om het product aan te maken.

Bij meerdere actieve talen vul je voor elke actieve taal een eigen naam in. Je vult vervolgens in de detailpagina van het product overige instellingen in.

Let op: Een bijzonderheid bij producten is dat deze gekoppeld moeten zijn aan een "dummy opvoering" zonder datum die ook actief is op de kassa's waar je het product wilt verkopen. Dit is nodig voor de registratie van de omzet. Je kunt voor elk producttype (bijvoorbeeld donaties, een cadeaukaart of algemene kassaproducten) een eigen Event met opvoering zonder datum aanmaken waarin je de bijbehorende producten koppelt. Een opvoering zonder datum maak je aan als een reguliere opvoering, maar dan met de instelling "Zonder datum" en een leeg prijzen en capaciteitenschema.

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken door van een bestaand product een duplicaat te maken. Dit kan via het dupliceren icon die je ziet als je met de muis naast de edit knop beweegt. Klik je daarop dan opent zich direct het detailscherm van het duplicaat dat is aangemaakt, zodat je het verder kunt bewerken.