Transacties inzien

Algemeen

In het vernieuwde Transacties inzien scherm kun je snel de details van een individuele transactie opzoeken en een aantal acties uitvoeren voor die ene transactie. 

Je zoekt op basis van transactienummer en dan krijg je de resultaten (met Enter of door te klikken op het vergrootglas):

In tegenstelling tot de oude backoffice kun je transacties van alle statussen hier terugvinden. Dit is inclusief terugboekingen of transacties die gesweept zijn of een andere status hebben wat betreft betaling of verzending van tickets. Bijzondere statussen zijn gemarkeerd door afwijkende kleuren of met extra informatie, zodat je in een oogopslag ziet wat voor transactie het is. Als een bezoeker gekoppeld is met een actief bezoekersaccount (dus geen zonder account of verwijderde bezoeker) dan kun je via een snelkoppeling direct naar het beheer van dat bezoekersaccount gaan.

De meeste informatie die je ziet van een transactie spreekt voor zich, maar we lichten hier een paar elementen extra toe. Afhankelijk van het actief zijn van bepaalde modules in ActiveTickets kan meer of minder informatie getoond worden. Placering wordt bijvoorbeeld alleen getoond als de Zaalplattegrond module actief is. Je kunt ook zelf informatie in het overzicht uitschakelen via de kolom selector rechtsboven de regels van de transactie inhoud, als je minder informatie wilt zien.

Toelichting op speciale velden

Het verschil tussen Betaalstatus en Verzendstatus

De meest voorkomende statussen bij Betaal status zijn: Afgerond en Reservering. Bij een Afgerond zijn de tickets/producten definitief vastgelegd in de transactie en wordt de transactie als afgehandeld/betaald beschouwd. Bij een Reservering zijn de tickets/producten nog niet definitief vastgelegd of betaald, en kunnen in de transactie nog items worden toegevoegd of verwijderd voordat de transactie wordt Afgerond. 

Er zijn echter ook bijzondere statussen mogelijk, die verschijnen als het betaalproces bijvoorbeeld niet correct afgerond kon worden of nog in verwerking is (er staat dan Verwerken). Of het betreft alleen een plaatsing op de Wachtlijst van een voorstelling, waarbij er nog geen tickets zijn uitgegeven of een betaling heeft plaatsgevonden. Ook zie je hier of het gaat om een "gesweepte transactie": dit betreft een webshop transactie die automatisch verwijderd is, omdat de betaling te lang is uitgebleven, bijvoorbeeld door een storing bij een bank of het betaalplatform of het te laat betalen door een bezoeker, waardoor de betaalsessie verstreken is. Voor alle andere statussen dan Afgerond geldt, dat er nog geen tickets/producten zijn verstrekt aan de bezoeker.

Bij Verzend status kun je alleen zien of er tickets verzonden zijn naar de bezoeker of niet, dit betreft dus niet of tickets geprint zijn aan de kassa, maar alleen of een bevestigingsmail met tickets is verzonden. Bij kassa transacties waarbij geen bevestigingsmail voor een afgeronde bestelling is verzonden naar een bezoeker zal deze status leeg zijn.

Het verschil tussen Transactie ID en Deal ID

Het transactienummer is het ID van de gehele transactie, waar meerdere items in kunnen zitten. Het Deal ID is het ID van een specifieke orderregel binnen een transactie, dus van een individuele kaart of product in de transactie. Een bezoeker ziet alleen het transactienummer.

Het verschil tussen Ticket ID en Barcode

De barcode is de daadwerkelijke barcode van een ticket of product welke gescand kan worden. Het Ticket ID is het unieke ID van de geprinte ticket, welke bij een ticket zichtbaar is in de kassa. Hieraan kun je herkennen welke ticket je moet terugboeken uit een grote bestelling waarvoor al tickets zijn geprint/uitgegeven. Je kunt dan concreet aangeven bij de bezoeker of bestellende organisatie welke tickets niet meer geldig zullen zijn. 

De kolom Besteld voor

Deze kolom is alleen zichtbaar als de Crewcard Module wordt gebruikt. Er is functionaliteit waar pashouders voor elkaar kunnen bestellen in 1 transactie, waarbij de kaarten worden toegewezen aan de verschillende pashouders, waarvan de passen zijn ingevoerd in het bestelproces. Als een bezoeker kaarten heeft besteld voor een andere pashouder, dan zie je in deze kolom terug welke dat zijn en voor welke bezoeker.

Herkenning van speciale statussen

Een terugboeking binnen een afgeronde transactie herken je aan de rode kleur van een transactieregel en aan het feit dat er geen barcode en ticket ID meer in de regel aanwezig zijn. In de kolom Gekoppelde transactie kun je zien welke terugboektransactie er is ontstaan bij het terugboeken. Zijn de kaarten onderdeel van een omboeking, dan zie je dit in de opmerking bovenin het transactie resultaat, met een directe link naar de omboektransactie. Op deze manier kun je direct zien welke transacties bij elkaar horen en welke mutaties wanneer gedaan zijn en door wie.

Speciale transactie statussen, zoals Reservering, Machtiging of Wachtlijst, of een Gesweept, herken je naast de Betaalstatus aan de aparte vermelding hiervan boven de transactie. De acties die je kunt doen in de transactie kunnen afhankelijk van de status beperkt zijn.

Gekoppelde transactie

Het kan zijn dat specifieke kaarten of producten in een transactie in de kassa los zijn teruggeboekt of teruggeboekt als onderdeel van een omboeking. Of een bezoeker heeft zelf online gratis kaarten geannuleerd (wanneer de functie daarvoor actief is in de bestelgeschiedenis). In de kolom Gekoppelde transactie kun je zien welke Terugboek order onderdeel is van de uitgevoerde actie, zodat je daar direct naar kunt doorklikken. Met een terugboeking ontstaat namelijk altijd een nieuwe transactie voor de teruggeboekte item, zodat je deze altijd apart kunt terugvinden in je rapportages met een eigen datum en tijd en ID. Een gerelateerde omboektransactie wordt alleen boven de transactie inhoud zichtbaar, zodat het onderscheid tussen omboekingen en terugboekingen helder blijft.

Mutaties en bevestigingsmail opnieuw verzenden

Hoewel dit scherm geen kassascherm is en vooral voor inzage bedoeld is, kun je wel een aantal acties uitvoeren voor de opgezochte transactie. Het hangt van de actuele transactiestatus af welke acties je kunt doorvoeren. Let er wel op dat mutaties in de status van orderregels gevolgen kunnen hebben voor de administratie.

Muteer geselecteerde kaarten

Je kunt in dit inzage scherm geen betalingen afronden of kaarten en producten toevoegen in bijvoorbeeld een reservering, dit kan alleen in de kassa applicatie, o.a. vanwege de specifieke rechten van gebruikers op kassa's en verkopen die geborgd moeten zijn. Wel kun je een beperkt aantal mutaties uitvoeren op individuele order regels. 

Als je met de checkboxes voor de orderregels een selectie toepast, kun je:

• Kaarten die niet gescand zijn op status Gescand zetten. Dit kun je doen als door bijvoorbeeld wifi problemen/niet werkende scanners een kaart niet gescand kon worden, en je weet zeker dat de bezoeker wel geweest is. Wees wel voorzichtig met deze actie achteraf, indien scangegevens en het moment van scannen ook gebruikt worden voor financiele verantwoording wat betreft aantallen bezoekers.
• Kaarten die al gescand zijn opnieuw scanbaar maken. Let op: deze actie wordt direct doorgevoerd en heeft impact op rapportages van scanresultaten. Doe dit dus alleen in specifieke gevallen waarvoor het echt nodig is een kaart opnieuw te scannen.
• Kaarten die al Afgehaald zijn (tickets geprint aan de kassa), opnieuw op Af te halen zetten. Als je dit doet kan een kassamedewerker de tickets opnieuw printen voor een bezoeker. Let op: doe dit bij voorkeur niet voor tickets waarvoor externe kaarten gevalideerd zijn, zoals Cineville, Museumkaart of Intersolve gemeentepassen, omdat dit impact kan hebben op rapportages en uitbetaling door externe partijen. De status Afgehaald speelt daarbij een belangrijke rol.
• Nieuwe barcodes genereren voor een bestelling. Let op: de barcodes die een bezoeker oorspronkelijk gehad heeft worden met deze actie direct ongeldig (wat ook de bedoeling kan zijn als er vermoedens zijn dat tickets niet aan de juiste persoon zijn verstrekt oid). De nieuwe barcodes moeten worden verstrekt aan de bezoeker die toegang moet krijgen tot de zaal.

Stuur e-mail naar bezoeker

Je kunt met deze knop geen nieuwe mailinhoud opstellen, maar de bevestigingsmail van een afgeronde bestelling en een reserveringsbevestiging (opnieuw) mailen naar een bezoeker. Als er aanpassingen zijn gedaan in de standaard documenten voor de mail of een andere ticket lay-out gekoppeld is aan de gekochte kaarten/producten, dan wordt de mail en de ticket gegenereerd op basis van de nieuwe, actuele instellingen.

Dit kun je gebruiken voor testbestellingen die je herhaaldelijk naar jezelf wilt sturen om bijvoorbeeld wijzigingen in e-tickets of mailinhoud te testen, maar ook als een bezoeker belt die zegt geen tickets te hebben ontvangen, waarvoor je het mailadres in de bezoeker vervolgens hebt aangepast. 

De Stuur e-mail naar bezoeker knop wordt actief als je de transactie inhoud actief selecteert via de checkbox voor de transactieregels, zodat het versturen van de mail niet per ongeluk kan gebeuren.

De mail bevat altijd de gehele transactie inhoud, dus niet alleen specifieke kaarten die je selecteert, omdat het gaat om de transactiemail die altijd de volledige bestelling moet weergeven. Dit werkt hetzelfde als wanneer een bezoeker zelf tickets naar zichzelf opnieuw verstuurd vanuit de bestelgeschiedenis in de webshop.

De knop om een mail te sturen naar een bezoeker is niet actief als de transactie een andere status heeft dan Afgerond of Reservering.

***