Toestemmingen van bezoekers inzien

Uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) volgt dat je moet kunnen aantonen dat bezoekers die zich hebben geregistreerd, zelf expliciet toestemming hebben gegeven voor het verwerken van hun persoonsgegevens. Een bezoeker kan hier zelf naar vragen, maar ook de Autoriteit Persoonsgegevens.
Er zijn twee manieren om binnen ActiveTickets de status van gegeven Toestemmingen te raadplegen:

* Per bezoeker (via Bezoekersbeheer).
* Selectie van bezoekers (via de Query Builder).

Raadplegen van Toestemmingen van een specifieke bezoeker
  • Stap 1: Ga naar Bezoekers in het hoofdmenu.

  • Stap 2: Klik op de tegel Bezoekersbeheer.

  • Stap 3: Selecteer eerst een bezoeker uit het Bezoekersoverzicht en klik op Toestemmingen in de menubalk.

  • Stap 4: Je kunt hier de verschillende Verklaringen zien waar de bezoeker akkoord mee is gegaan.
* In de kolom "Van" zie je de datum waarop een bezoeker akkoord is gegaan.
* In de kolom "Tot" zie je de datum waarop een bezoeker zijn akkoord heeft ingetrokken (bijvoorbeeld opt-out voor het ontvangen van een theaterbrochure).

Let op: je ziet hier alleen:
* Toestemmingen: die zijn aangemaakt in ActiveTickets en voor de bezoeker zichtbaar zijn gemaakt via de AVG Toestemming-functie (opt-ins in registratieformulier).
* Toestemmingen: die via de daarvoor bestemde Webservices door je webbouwer in ActiveTickets zijn ingeschoten (indien van toepassing).
Rapporteren van geregistreerde Toestemmingen
  • Stap 1: Ga naar Bezoekers in het hoofdmenu.

  • Stap 2: Klik op de tegel Query Builder.

  • Stap 3: Ga naar het tabblad Karakteristieken en klik op Toestemmingen in de lijst. Hier kun je de gewenste filter instellen: welke toestemmingen en aan welke voorwaarde moeten de bezoekers in de bezoekersselectie voldoen.

  • Stap 4: Selecteer eerst uit het dropdownmenu de voorwaarden waaraan de bezoekers in je selectie moeten voldoen. Je kunt kiezen uit:

* Alle geselecteerde toestemmingen: de bezoekers in je selectie hebben toestemming gegeven voor alle Toestemmingen die je via het selectievenster selecteert.
* Niet alle geselecteerde toestemmingen: de bezoekers in je selectie hebben niet alle geselecteerde Toestemmingen gegeven die je via het selectievenster selecteert (= er ontbreken Toestemmingen).
* Geen toestemmingen ingevuld: de bezoekers in je selectie hebben de door jou geselecteerde Toestemming(en) nog niet gezien, bijvoorbeeld omdat het bezoekersaccount al bestond voordat de betreffende opt-       in(s) zijn aangemaakt. De bezoeker heeft dan nog geen mogelijkheid gehad de betreffende Verklaring te accepteren.

  • Stap 5: Selecteer via het selectievenster 1 of meer Toestemmingen waarvan je de status wilt weten en die je wilt opnemen in je bezoekersselectie. Je selecteert op basis van de Interne naam van de Toestemming. Als er in Toestemmingen-beheer geen Interne naam is ingevuld, dan wordt de Toestemming in de Query Builder weergegeven als: Veld interne naam is leeg. Ons advies in dat geval is om alsnog een Interne naam toe te voegen aan een Toestemming.
  • Stap 6: Ga naar het tabblad Export om het resultaat van je Query in te zien en te exporteren naar Excel, pdf of ActiveMailer. Naast de bestaande informatievelden die je in je export kunt meenemen, zijn er in verband met de AVG/GDPR enkele extra velden beschikbaar gemaakt in de Query builder:
* Toestemming verklaring.
* Toestemming interne naam.
* Toestemming kenmerk.
* Toestemming tijdstip.
* Toestemming kanaal.

Let op: Als er meerdere Toestemming-verklaringen gekoppeld zijn aan 1 Interne naam (bijvoorbeeld omdat de tekst op x moment is gewijzigd, maar het gaat nog steeds om bijvoorbeeld de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens), en je neemt de Verklaring tekst op in je export, dan kan 1 bezoeker meerdere keren voorkomen in je Excellijst. Ontdubbel de lijst in dat geval wanneer je de export wilt gebruiken als basis voor het versturen van een mailing.

Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support afdeling. We helpen je graag verder.
Heeft deze uitleg je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback! Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van je feedback. Probeer het later opnieuw.