ActiveWallet inzetten
Overzicht
| Algemeen |
|
|
| Checklist ActiveWallet | ||
| Starten met ActiveWallet | ||
| Bevestigingsmail en e-ticket |
Algemeen
Soorten wallets
- Een cadeaukaart heeft een saldo waarmee bezoekers voor alles kunnen betalen aan de kassa of in de webshop.
- Met een strippenkaart koopt een bezoeker vooraf voor een vast bedrag een x aantal voorstellingen voor een kortingsprijs. Strippen worden afgewaardeerd bij aankoop van een speciale kaartsoort online of aan de kassa, die je alleen met strippen kunt afrekenen.
Betalen met een wallet
Een wallet verkopen
- Overweeg je deze module in te zetten? Bekijk eerst de Checklist ActiveWallet voor een goede voorbereiding.
- Voor de eenmalige inrichting bij de start, ga direct naar Starten met ActiveWallet: eenmalige inrichting
- Voor het dagelijkse gebruik, zie de Handleiding ActiveWallet gebruik.
Checklist ActiveWallet
Er zijn een aantal keuzes te maken als je de ActiveWallet wilt inzetten voor je organisatie. We hebben deze hier voor je op een rij gezet, zodat je kunt bepalen welke implementatie het meest passend is.
- Bepaal welk type kaart: een saldokaart met geldwaarde of strippenkaart met een vast aantal strippen.
- Wil je fysieke kaarten wilt verkopen of alleen wilt werken met digitale tegoeden?
- Je kunt meerdere types naast elkaar gebruiken, bijvoorbeeld een 10-rittenkaart en een cadeaubon.
- Elke wallet heeft een volledig unieke nummer- en cijfercombinatie. ActiveTickets kan vooraf barcodes in elke gewenste hoeveelheid aanmaken voor het drukken van kaarten. Je kunt werken met voorloopcodes. een vaste combinatie van voorlooptekens (letters en cijfers) te gebruiken. Als je de bon alleen online gaat verkopen is vooraf genereren van barcodes niet nodig.
- In veel gevallen is het importeren van externe cadeaukaarten ook mogelijk, maar pas op met te simpele, opeenvolgende nummers in verband met fraude. Informeer eerst naar de mogelijkheden als je nummers wilt laten importeren.
- Bepaal de maximale waarde van een saldokaart of de verkoopprijs van een strippenkaart. En in het geval van een strippenkaart: de waarde van 1 strip.
- Bepaal voor een saldokaart eventuele vaste bedragen waarmee je de kaart wilt kunnen opwaarderen. Opwaarderen met een variabel bedrag in de kassa is mogelijk. Afwaarderen kan voor elk gewenst bedrag.
- Wil je werken met een harde einddatum voor de geldigheid of met een relatieve geldigheidsduur? Beiden is mogelijk.
- Geef aan bij onze Support Afdeling hoeveel barcodes je wilt laten klaarzetten en wat eventueel de standaard einddatum voor geldigheid moet zijn.
- Per kaart kun je de einddatum altijd aanpassen in de kassa en in de backoffice. Check de actuele regelgeving over de geldigheidsduur van cadeaukaarten en de communicatie daarover in je uitingen naar bezoekers.
- Ga je de kaarten alleen aan de kassa of ook online verkopen en wil je dat bezoekers online aankopen kunnen doen met de kaarten? Styling van de functie door de webbouwer kan nodig zijn.
Overige tips
Starten met ActiveWallet: eenmalige inrichting
Na activatie van de module en het genereren van de barcodes voor het gekozen kaarttype, verschijnt er een nieuwe menu optie in de backoffice onder: Instellingen.
Hier kun je de standaardinstellingen voor het opwaarderen en afwaarderen beheren en individuele kaarten inzien en wijzigen, afhankelijk van je rechten. Een gebruiker met beheerdersrechten kan deze rechten activeren in het Rolgroepen-beheer, onder Beveiliging.
- Het recht om een wallet te beheren
- Het recht om een wallet in te zien
- Het recht om wallets terug te boeken
- Het recht om statistieken van ActiveWallet in te zien
- Het recht om walletsoorten te beheren
Het recht om statistieken van ActiveWallet in te zien is speciaal bedoeld voor medewerkers die financieel inzicht in openstaande saldo’s en op- en afwaarderingen nodig hebben, maar geen wallets inrichten of mogen beheren. Dit recht geeft toegang tot ActiveWallet-rapporten onder Statistiek.
In de kassa worden na activatie van de module – afhankelijk van het gekozen type wallet – 1 of 2 extra knoppen zichtbaar voor het verkopen en opwaarderen van de kaarten, deze zie je terug in het tabblad Producten.
Let op: je kunt deze knoppen pas gebruiken als de inrichting van het ActiveWallet-beheer van de backoffice volledig en correct is:
Eenmalige inrichting
Voor het opwaarderen en afwaarderen van strippenkaarten en saldokaarten zijn eenmalig de volgende stappen nodig.
- 1
- Maak onder Events een Event aan bijvoorbeeld Cadeaukaart of Strippenkaart, en maak hierin een Opvoering Zonder Datum aan (via het vinkje “Heeft geen datum” in de opvoering).
- Koppel een leeg prijzenschema en capaciteitenschema aan deze opvoering. Deze opvoering moet beschikbaar zijn op de kassa waarop je de kaart wilt verkopen. Reden: Op deze opvoering worden de verkopen en opwaarderingen van de wallet geboekt.
- 2
- Maak onder Producten 1 of meer producten met een zelf gekozen verkoopprijs aan, die gebruikt zullen worden voor het opwaarderen van een saldokaart. Voor een Strippenkaart is dit slechts 1 product met de verkoopprijs van de kaart. Het product moet actief zijn op de kassa waar de kaart wordt verkocht
- 3
- Maak onder Betaalwijzen – alleen voor saldokaarten – een aparte betaalwijze aan, waarop aankopen met een saldokaart geregistreerd moeten worden. Deze moet beschikbaar zijn op de kassa waar de kaart wordt verkocht. Voor Strippenkaarten kun je het best een dummy betaalwijze aanmaken, zodat er geen verwarring komt met andere betaalwijzen in de kassa (bij het betalen met een strippenkaart wordt de transactie geboekt op betaalwijze Geen, omdat de strippenkaart kaartsoort altijd een verkoopprijs heeft van 0 euro).
- 4
- Maak onder Kaartsoorten – alleen voor strippenkaarten – een of meer aparte kaartsoorten aan, bestemd voor het afwaarderen van strippen in de kassa of in de webshop. Deze kaartsoort koppel je in het prijzenschema van alle opvoeringen waarvoor met strippen kan worden betaald, tegen een verkoopprijs van 0 euro, en een boekingsprijs ter waarde van 1 strip (verkoopprijs strippenkaart gedeeld door het aantal strippen = boekingsprijs per strip). Geef deze boekingsprijs door aan onze Support Afdeling. Deze wordt als stripwaarde ingesteld voor de strippenkaart die je verkoopt.
- 5
- Koppel bovenstaande onderdelen aan de betreffende walletsoort in het ActiveWallet-beheer via de knop ActiveWallet onder Instellingen. Heb je meerdere soorten wallets? Richt dan elke walletsoort apart in. De werkwijze verschilt tussen een saldokaart en een strippenkaart:
Een saldokaart inrichten
Klik onder Instellingen op de menu optie ActiveWallet. Hier zie je een overzicht van 1 of meer soorten wallets die worden gebruikt.
Klik op Wijzig om naar het beheer van de instellingen te gaan. Gekoppelde kaartsoorten zijn niet van toepassing bij een saldokaart (alleen bij een strippenkaart), deze instelling kun je hier negeren.
Vink de producten aan die gebruikt zullen worden voor het opwaarderen van de saldokaart. Het is mogelijk om ieder moment wijzigingen hierin aan te brengen door andere producten toe te voegen of los te koppelen. Het koppelen van opwaardeerproducten is nodig voor de werking, maar je kunt via de kassa de prijs van het product altijd wijzigen (handmatig aanpassen in de kassa bij het opwaarderen), dus opwaarderen met elk gewenst bedrag.
Selecteer de eerder aangemaakte Opvoering zonder datum waarop de verkopen van saldokaarten geboekt worden.
Selecteer de eerder aangemaakte Betaalwijze voor het registreren van aankopen met een saldokaart.
Kies bij Koppel aan eigen account voor de gewenste werking.
- Standaard wordt een wallet bij aankoop direct gekoppeld in het account van de besteller (optie Ja), zodat deze daarna direct gebruikt kan worden voor de eerste bestelling. De wallet kan dan alleen aangekocht worden als de besteller een bezoekersaccount heeft.
- Kies je hier Nee, dan wordt de wallet NIET gekoppeld aan het account van de besteller, bijvoorbeeld in de situatie van de wallet als Cadeaubon. Let op: er is dan aanvullende inrichting nodig, om ervoor te zorgen dat de besteller per mail een pdf ontvangt met daarin alle benodigde gegevens van de aangeschafte bon. Zie hiervoor het laatste onderdeel van deze handleiding: Bevestigingsmail en wallet pdf instellen.
- Bij de optie Vraag moet de bezoeker zelf in de winkelwagen kiezen of hij de bon voor eigen gebruikt koopt (wel koppelen) of voor iemand anders (niet koppelen). Let op: bij deze optie kan er aanvullende styling door de webbouwer nodig zijn voor het extra onderdeel in de winkelwagen.
Een strippenkaart inrichten
Klik onder Instellingen op de menu optie ActiveWallet. Hier zie je een overzicht van 1 of meer soorten wallets die worden gebruikt.
Klik op Wijzig om naar het beheer van de instellingen te gaan.
Selecteer de kaartsoorten die gekocht kunnen worden met dit type strippenkaart. Dit is noodzakelijk voor het afwaarderen van strippen.
Selecteer het product bestemd voor het verkopen en opwaarderen van de strippenkaart.
Selecteer de eerder aangemaakte Opvoering zonder datum waarop de verkopen van strippenkaarten geboekt zullen worden.
Selecteer een dummy betaalwijze die niet actief mag zijn op de kassa waar je strippenkaarten wilt opwaarderen en afwaarderen. Aankopen met een strippenkaart moeten in de kassa namelijk worden aangeslagen op CONTANT: de gekoppelde kaartsoort activeert dan vanzelf een pop-up voor validatie en afwaardering van de strippenkaart.
Kies bij Koppel aan eigen account voor de gewenste werking.
- Standaard wordt een wallet bij aankoop direct gekoppeld in het account van de besteller (optie Ja), zodat deze daarna direct gebruikt kan worden voor de eerste bestelling. De wallet kan dan alleen aangekocht worden als de besteller een bezoekersaccount heeft.
- Kies je hier Nee, dan wordt de wallet NIET gekoppeld aan het account van de besteller, bijvoorbeeld in de situatie van de wallet als Cadeaubon. Let op: er is dan aanvullende inrichting nodig, om ervoor te zorgen dat de besteller per mail een pdf ontvangt met daarin alle benodigde gegevens van de aangeschafte bon. Zie hiervoor het laatste onderdeel van deze handleiding: Bevestigingsmail en wallet pdf instellen.
- Bij de optie Vraag moet de bezoeker zelf in de winkelwagen kiezen of hij de bon voor eigen gebruikt koopt (wel koppelen) of voor iemand anders (niet koppelen). Let op: bij deze optie kan er aanvullende styling door de webbouwer nodig zijn voor het extra onderdeel in de winkelwagen.
Belangrijk: Individuele saldokaarten en strippenkaarten krijgen pas hun financiele waarde als ze in de kassa of via de webshop zijn opgewaardeerd via een succesvol afgeronde verkooptransactie. Om de kans op fraude te verkleinen kun je kaarten daarom niet via de backoffice opwaarderen.
Bevestigingsmail en wallet e-ticket inrichten
Standaard wordt er bij online aankoop van een wallet geen speciaal e-ticket van een strippenkaart of cadeaubon meegestuurd bij de aankoopbevestiging, omdat de bon direct gekoppeld wordt in het account van de bezoeker.
Sinds de zomer van 2021 is het mogelijk een bevestigingsmail en e-ticket op maat te sturen bij wallet aankopen. Dit speciale e-ticket bevat de waarde, de geldigheid en de barcode of QR van de wallet. Voor bezoekers zonder account is dit noodzakelijk, omdat zij niet kunnen inloggen op een account. En bezoekers kunnen een digitaal cadeau zo makkelijk doorsturen aan een ontvanger.
Neem contact op met onze Support Afdeling als je deze optie wilt gaan inzetten.
Bevestigingsmail wallet aankoop
Naast de standaard bevestigingsmail bij reguliere aankopen stel je een aparte aankoopbevestiging voor walletaankopen ook in via de websitedocumenten.
De Header en Footer beheer je zelf. Geef deze aan de Support Afdeling door om ze te activeren.
- Bestelt een bezoeker alleen een wallet, dan ontvangt deze alleen de wallet bevestigingsmail.
- Bestelt een bezoeker daarnaast ook nog tickets, dan ontvangt de bezoeker de standaardbevestigingsmail met het totale overzicht van de bestelling, en daarnaast een aparte mail voor de wallet die is aangekocht (met eventueel een bijlage met wallet e-ticket). Zodat een eventuele kadobon makkelijk doorgestuurd kan worden aan de persoon waarvoor deze bestemd is of geprint.
Er kan 1 aankoopbevestiging voor wallets worden ingesteld, omdat we in de webshop de mogelijkheid ondersteunen dat iemand verschillende soorten wallets kan aanschaffen in dezelfde transactie.
Voor het e-ticket kun je per type een eigen variant instellen. Je kunt dan een andere lay-out kiezen voor een cadeaubon of een strippenkaart.
- 1
- Ga naar Websitekarakteristieken, en kies voor Websitedocumenten. Klik op een map waarin je een Header en en Footer gaat aanmaken voor de wallet bevestigingsmail.
- Dit werkt exact hetzelfde als het aanmaken van een header en footer voor de standaard bevestigingsmail. Je kunt afbeeldingen toevoegen, dus een banner gebruiken en zelf een opgemaakte tekst instellen.
- 2
- Geef de namen van de aangemaakte documenten door aan de Support Afdeling om deze te activeren.
Let op: na activatie van de websitedocumenten door Support werkt het aankopen van de wallet direct!
Zorg dus dat ook de e-ticket klaar staat en gekoppeld is aan de producten voordat je deze nieuwe inrichting live zet (online aankopen van de wallet in de webshop).
We adviseren altijd eerst goed zelf te testen, zodat de opmaak van mails en tickets het gewenste resultaat heeft. Plan eventueel hiervoor een geschikt moment in in overleg met ActiveTickets. We kijken graag met je mee voor een optimaal resultaat.
E-ticket template voor wallet
Je kunt voor elke wallet soort eigen ticket lay-out maken.
Het ticket template bestaat uit 2 onderdelen. De lay-out, die je zelf kunt aanmaken en beheren, en het template voor de transactie en wallet informatie, welke naar wens wordt aangemaakt door ActiveTickets.
- 1
- Eerst maakt ActiveTickets een e-ticket template. Hierin wordt bepaald of het ticket een Header of een Footer heeft, hoe deze gepositioneerd worden op het ticket en hoe de transactie inhoud op het ticket komt: zoals de QR code, labels voor saldo, geldigheid e.d. ActiveTickets kan een standaard template klaarzetten.
- Saldo/Waarde van de wallet (<!CardBalance!>)
- Einddatum geldigheid (<!CardValidTo!>)
- Transactienummer (<!TransactieID!>)
- Productnaam (<!ProductName!>)
- NAW gegevens bezoeker (<!BODYNAW!>)
- De barcode/QR code zelf en bijbehorende walletcode (via tags <!BarcodeQR!>; <!Barcode!>; <!BarcodeQRAttr!>;<!PrintLine!>; <!BarcodeImage!>;<!BarcodeNumber!>)
- Klantnaam (<!CustomerName!>)
Minimaal nodig voor een wallet ticket is het tonen van de barcode of QR, de waarde en de geldigheid. De tekst labels kunnen naar wens aangepast worden (bijvoorbeeld saldo in plaats van waarde e.d.). De daadwerkelijke code, waarde en geldigheid komt geautomatiseerd op het ticket bij de aankoop.
Geef bij Support aan of er ook nog een template nodig is in een andere taal. Anders dan bij reguliere tickets wordt dit anderstalige template in de backoffice apart aangemaakt, waarbij ook de tekst van de labels van de transactie inhoud worden vertaald.
- 2
- Als een template klaarstaat voor de wallet kun je de ticket lay-out gaan aanmaken. Ga hiervoor in het hoofdmenu naar E-tickets en dan naar E-tickets.
Maak een nieuw template aan. Dit kan eventueel per walletsoort, dus als je een strippenkaart hebt en je verkoopt daarnaast een cadeaubon, kun je voor elk type een eigen lay-out maken.
Koppel in de ticket lay-out het juiste template voor het te verkopen product. Dit is het template dat is klaargezet door ActiveTickets - waarmee de posities bepaald worden van een Header, Footer en Content en de weergave van de transactie inhoud en QR. Anders dan bij e-ticket templates voor reguliere kaarten is het voor de walletproducten nodig om per gebruikte taal een lay-out aan te maken, die gekoppeld is aan het e-ticket template in de juiste taal.
Een standaard template bestaat meestal uit een Banner (een logo of een speciale afbeelding voor het walletproduct), een Adresregel (vaak ook een afbeelding met bijvoorbeeld adres en contactgegevens), en een Inhoud-gedeelte waarin je zelf tekst kunt plaatsen.
- 3
- Selecteer het gemaakte template bij e-ticket template in alle walletproducten die gekoppeld zijn in de inrichting van de walletsoort (dus bijvoorbeeld de verschillende producten die gebruikt worden voor het opwaarderen van een kaart.
- Het template in het product is bepalend. Je hoeft op een andere plek geen e-ticket te koppelen. Vergeet na het koppelen van het template niet ook het vinkje voor Print/e-ticket aan te zetten in het product. Doe je dit niet, dan wordt er geen pdf meegestuurd.
Test het resultaat altijd eerst zelf voordat je gaat starten met de verkoop, zodat je zeker weet dat de mail en ticket helemaal naar wens zijn.
De inrichting is nu klaar. Ga door naar de Handleiding ActiveWallet Gebruik om een wallet op te waarderen en te verkopen. Om dit te kunnen doen in de kassa moeten er al walletbarcodes in je database staan. Deze worden bij afname van de module in een gewenst aantal gegenereerd door ActiveTickets. Als je de bonnen alleen online wilt verkopen, is vooraf genereren van barcodes niet nodig.