Handleiding Online Cineville Checker en Cinevillezuil

In deze handleiding

Algemeen	Cineville met online checker
Cineville met online checker en Cineville Activatie zuil	Cineville activatie via de kassa
Overige instellingen

Algemeen

In aanvulling op de standaard inrichting voor de Cineville koppeling (zie hiervoor de pagina Cineville koppeling) zijn twee aanvullende opties mogelijk:

Cineville checker voor het online valideren van de Cineville pas in het bestelproces
Cineville activatie Ipad/zuil voor het activeren van Cineville kaarten op locatie via een activatiezuil (let op: alleen tickets met QR-code)

Wat zijn de voordelen?

een Cineville pashouder kan alleen online orders voor Cineville tickets plaatsen waar hij op basis van pasvalidatie recht op heeft, omdat de pas al in het bestelproces gecontroleerd wordt. Dit verkleint de kans op annuleren en Cineville bezoekers kunnen niet onnodig plaatsen blokkeren voor verkoop van plaatsen aan andere bezoekers.
een Cineville pashouder met bezoekersaccount kan via zijn bestelgeschiedenis bij verhindering gemakkelijk zelf 1 of meer Cinevilletickets annuleren, waarbij de annulering direct wordt doorgegeven aan Cineville. Ook annuleringen op het betaalplatform worden doorgegeven aan Cineville. Voor Zonder Account bestellers en single sign-on bestellers zonder wachtwoord geldt dat zij voor het annuleren hun bestelgeschiedenis alleen kunnen benaderen via link (url met tag <!OrderHistoryUrl!>) die door onze support afdeling in de standaard bevestigingsmail header of footer geplaatst kan worden.
met ingebruikname van de Cineville activatie app op locatie hoeven Cinevillers hun kaarten niet af te halen via de reguliere kassarij, wat de wachttijd voor zowel Cinevillers als overige bezoekers verkleind.

Aan deze aanvullende functies zijn (beperkte) kosten verbonden in verband met implementatie, onderhoud en support op de koppeling. Heb je interesse? Neem contact op met onze collega's van de Sales afdeling voor informatie en kosten.

Cineville met online checker

Bij activatie door ActiveTickets van de online Cineville pas checker verschijnt in de bestelsamenvatting een invoerveld om de Cineville pas te valideren, zodra de besteller de unieke Cineville kaartsoort aan de winkelmand heeft toegevoegd. Als geen Cineville kaart is gekozen is de checker niet zichtbaar.

Houd er bij implementatie van de paschecker rekening mee dat de webbouwer mogelijk het invoerveld moet stylen. De header van de checker, maar ook de knoppen kunnen qua tekst aangepast worden via Tekstdocumenten in de backoffice (vraag ActiveTickets om de juiste documenten hiervoor beschikbaar te maken).

In het invoerveld voert de bezoeker zijn Cineville pasnummer in, waarna controle op geldigheid en specifieke rechten van de pashouder plaatsvindt via de API met Cineville. De bestelling wordt geregistreerd als reservering bij Cineville, maar nog niet bevestigd als “bezoek”. Bij meer dan 1 Cineville kaart voert de pashouder voor elke afzonderlijke kaart een Cineville pasnummer in. Zonder geldige validatie kan de kaart niet besteld worden.

Belangrijk om te weten voor de implementatie van de online checker:

Cineville synchroniseert niet real-time met nieuwe programmering, dus als je een nieuwe opvoering aanmaakt en je gaat meteen bestellen, kan het zijn dat Cineville de voorstelling nog niet herkent, je krijgt dan in de webshop de melding: Show not found.
In geval van verandering in datum/tijd opvoering is het voor een goede verwerking van orders bij Cineville nodig dat de juiste nieuwe datum/tijd bij Cineville in de database komt te staan; als dit niet het geval is kan de bezoeker niet bestellen doordat bij Cineville nog de oorspronkelijke datum staat. De datum wordt niet automatisch ge-update bij Cineville. Cineville kan dit handmatig voor een voorstelling aanpassen, geef de wijziging dan door via kantoor@cineville.nl. Je kunt het ook oplossen door een nieuwe opvoering aan te maken in plaats van wijziging van datum/tijd van de opvoering die al bij Cineville bekend is. Indien er al kaarten zijn ingeboekt op de originele datum/tijd dan moeten deze echter worden tegengeboekt en opnieuw ingeboekt op de nieuwe datum/tijd. Houd er rekening mee dat het transactienummer waarmee de ticket afgehaald moet worden hiermee dan wijzigt.
Indien gebruik gemaakt wordt van single-sign on integratie van de webshop zonder wachtwoordverificatie, dus zonder toegang tot bestelgeschiedenis, kan een Cineviller zijn order niet online annuleren door in te loggen op zijn account via de website. Hetzelfde geldt voor Zonder Account bestellers. Deze bestellers kunnen wel toegang krijgen tot de bestelgeschiedenispagina via een speciaal hiervoor toe te voegen link in de bevestigingsmail template (header of footer) zodat zij alsnog op een makkelijke manier zelf een order kunnen annuleren (en dit niet via de kassa hoeft te verlopen). Een besteller met account krijgt hiermee natuurlijk ook een aanvullende annuleer mogelijkheid naast direct inloggen via de website.
Bestellingen van Cineville kaarten via de online Cineville checker worden na succesvolle afronding van de transactie bij Cineville geregistreerd als actieve reservering, deze reservering wordt pas geregistreerd als bevestigd bezoek bij Cineville als de order is afgehaald. Heeft een bezoeker de reservering niet afgehaald, dan zal dit bij Cineville gelden als een no show (status expired). Het communiceren van de juiste procedure naar Cineville bezoekers is daarom extra belangrijk, niet alleen voor de Cineville pashouder zelf, maar ook voor de uiteindelijke financiele afrekening met Cineville (een no show wordt niet vergoed).

Stappen in het bestelproces

Het bestelproces van een online Cineville kaart met online pasvalidatie verloopt als volgt:

1: Bezoeker selecteert 1 of meer unieke Cineville kaart(en) in de webshop van het filmtheater. Meer Cineville kaarten in 1 transactie is mogelijk.

2: Voor iedere kaart voert bezoeker een Cineville pasnummer in in het daarvoor bestemde invoerveld (het invoerveld is niet zichtbaar als geen Cineville kaarten zijn gekozen).

3: Bij Cineville wordt via de API na Invoer bevestigen en/of bij Afrekenen gecontroleerd of de Cineville passen geldig zijn en of er gereserveerd kan worden. Als dat niet zo is wordt de (standaard Engelstalige) foutmelding die Cineville doorgeeft via de API weergegeven. Als de pas is goedgekeurd verschijnt: Pas correct.

4: Bezoeker rondt de bestelling na goedkeuring van de pas af (afronden kan alleen als Cineville OK heeft teruggegeven). Per Cineville ticket wordt bij Cineville direct via de API een reservering geregistreerd.; Let op: de reservering vervalt automatisch bij Cineville als de transactie die in de webshop gedaan is uiteindelijk niet kan worden afgerond, bijvoorbeeld vanwege annulering op het betaalplatform of een niet succesvolle betaling van de rest van de transactie, waardoor de transactie gesweept of verwijderd wordt). Standaard wordt een reservering op deze manier gecanceld na 120 minuten, maar een afwijkend aantal minuten kan worden ingesteld door ActiveTickets.

5: In AT wordt de transactie op de kaartsoort met barcode tekst template (zoals bij de basis Cineville koppeling) geregistreerd als aankoop (niet als reservering) en als niet afgehaald (zoals in het huidige standaard proces).

6: Na afronding ontvangt de besteller een bevestigingsmail van het filmtheater met de gekochte tickets (pdf met barcode template: tekst ipv barcode). In de mail staat hoe laat de pashouder wordt verwacht bij het filmtheater en hoe reserveringen geannuleerd kunnen worden. Een ticket met barcode is (zonder de Activatie App) technisch ook mogelijk, maar dit vergt specifieke afspraken met Cineville over het wel/niet nodig zijn van afhalen in de kassa, omdat de ticket dan direct gescand kan worden.

7: Bezoeker meldt zich tijdig conform de regels bij de kassa om zijn kaart met barcode af te halen (vanaf 90 minuten voor aanvang tot x aantal minuten voor aanvang).

8: Kassamedewerker zoekt transactie op en “haalt deze af”. Pop-up dwingt (ivm de kaartsoort in de transactie) af dat pas wordt gevalideerd. Als OK, dan wordt de order als "bezoek" doorgegeven aan Cineville en kan het kaartje met barcode worden geprint.

9: Bezoeker kan met dit aangemelde kaartje de voorstelling bezoeken. Barcode is scanbaar als aangemeld kaartje.; Een bezoeker die verhinderd is kan 1 of meer Cineville tickets annuleren via zijn bestelgeschiedenis onder Mijn account, als deze beschikt over een bezoekersaccount dat bereikt kan worden via de hoofdwebsite. Bestellers Zonder Account of single-sign on bestellers zonder wachtwoordverificatie kunnen hun Cineville bestelling ook zelf online annuleren, maar dan via een link naar hun bestelhistorie die hiervoor in de bevestigingsmail template kan worden opgenomen. Neem voor het plaatsen van deze link contact op met onze Supportafdeling.

Cineville met online checker en Cineville Activatie zuil

Voor het gebruiken van deze combinatie is het volgende nodig:

e-tickets met QR code
activatie van de online Cineville checker door ActiveTickets
toegang tot het gebruik en beheer van de Cineville activatie app en een externe scan validatie optie, te activeren door ActiveTickets
downloaden van activatie app op een IPad, IPad Pro of een IPad mini
het barcode template voor de Cineville kaartsoort moet uitgeschakeld worden; de bezoeker ontvangt direct na bestelling een pdf met (nog niet valide) QR code
afhankelijk van het aantal minuten voor aanvang van de voorstelling dat een ticket geactiveerd mag worden moet een eventuele instelling voor het automatisch laten vervallen van niet afgehaalde Cineville kaarten worden aangepast, om te voorkomen dat een ticket kan vervallen voordat de bezoeker hem activeert (!)

Met de externe scan validatie optie in de Cineville kaartsoort wordt afgedwongen dat externe validatie van de ticket QR code via de App nodig is vanaf 90 minuten voor aanvang van de voorstelling. Een niet geactiveerde kaart kan niet gescand worden.

De extra functies kunnen alleen door ActiveTickets geactiveerd worden. De gebruiker zelf kan standaard App-instellingen, zoals teksten en time-out tijden van schermen, zelf naar wens aanpassen in de App (toegankelijk via eigen pincode).

Belangrijk bij de implementatie van de Activatie App is een duidelijke communicatie naar bezoekers over de noodzaak de ticket te activeren en een goede scancontrole aan de deur. Een niet geactiveerde ticket leidt tot een reservering bij Cineville die niet bevestigd als een bezoek, en dus tot een registratie van een no show. Het is daarom in het belang van de Cinevillebezoeker dat de juiste procedure wordt gevolgd.

De bezoeker doorloopt de volgende stappen bij het bestellen van een online Cineville ticket:

1: Bezoeker kiest uniek kaartsoort Cineville (externe scan validatie nodig) in webshop voor hemzelf en eventueel voor andere Cineville pashouders. Deze worden in ActiveTickets geregistreerd als aankoop, niet als reservering.

De aankoop in AT via de Online Cineville Checker wordt via de API ingeschoten bij Cineville als een reservering die nog niet is aangemeld. Let op: dit werkt niet in combinatie met de AT betaalwijze reserveren!

2: Bezoeker ontvangt standaard bevestigingsmail aankoop + e-tickets met QR code. In de bevestigingsmail staat een toelichting op noodzaak om kaarten te activeren op locatie, om ze te kunnen laten scannen aan de zaal.

3: Bezoeker scant de QR-code van de e-ticket in de Activatie app (zuil of Ipad) op locatie, of voert handmatig de ticketbarcode in (max 90 minuten van tevoren, minimaal 15 minuten voor aanvang)

4: Activatie app checkt of het Cineville ticket is en of de activatie volgens de Cineville regels is.

Succesvolle aanmelding:

Bij succesvolle activatie ziet de bezoeker een melding dat het aanmelden is gelukt en dat de bezoeker door kan lopen naar de zaal. De e-ticket krijgt de status aangemeld en afgehaald, maar nog niet gescand.

Reeds geactiveerd

Als de Cineville kaart al geactiveerd is verschijnt de melding: “Deze kaart is reeds geactiveerd”

Niet het juiste tijdstip van activatie

Als de Cineville kaart niet in het juiste tijdwindow wordt aangeboden voor de betreffende voorstelling ziet de bezoeker dit ook in een melding terug.

Niet de juiste barcode wordt gescand

Als de bezoeker per ongeluk een niet-Cineville ticket aanbiedt aan de zuil, dan verschijnt de melding dat externe validatie van deze kaart niet nodig is.

5: Een succesvol geactiveerde ticket kan aan de zaal worden gescand volgens de normale procedure. De scansoftware doet bij het scannen een extra controle of het een Cineville ticket is en of deze correct is aangemeld.

Succesvolle scan

Als de Cineville ticket correct geactiveerd is het geval is toont de scanner of ScanApp: Kaartje is correct.

Niet succesvolle scan

Als de Cineville ticket niet correct geactiveerd is verschijnt de melding “Fout bij extern kaartje” en moet de bezoeker eerst aanmelden/activeren via de app of aan de kassa.

Belangrijk: in het activatie proces bij de Cineville zuil wordt het bezoek bij Cineville bevestigd via controle van de e-ticket barcode, de pas wordt niet gescand want de controle op de geldigheid en het recht op het kaartje behorend bij de pas heeft al plaatsgevonden tijdens het bestelproces en de zuil kan de identiteit van de persoon die het kaartje voor de scanner houdt niet vaststellen.

Het persoonsgebonden karakter van de Cineville pas, m.a.w.: kan de bezoeker zijn Cineville pas tonen en komt de foto overeen met de bezoeker - kan op verschillende plekken gecontroleerd worden om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken: 1) bij afhalen in de kassa controleert de kassamedewerker de foto op vertoon van de pas van de bezoeker aan de balie; 2) je kunt een medewerker de pas laten vragen bij de activatiezuil; 3) je kunt de pas laten tonen bij het scannen aan de zaal. Het is goed om hier voor ingebruikname een beleid voor te kiezen en deze controle ook te communiceren naar Cinevillers.

Cineville activatie via de kassa

Naast het aanmelden van een Cineville ticket via de App, kan de bestelling ook nog steeds worden afgehaald aan de kassa volgens de reguliere afhaalprocedure voor Cinevillers aan de kassa, waarbij het verschil is dat het pasnummer al bekend is. Als de transactie op deze manier wordt afgehaald zal de scanner aan de zaal de barcode ook accepteren (zal geen “Fout bij extern kaartje” geven) en zal de actieve reservering bij Cineville bevestigd worden als een bezoek.

Overige instellingen

In de basiskoppeling voor Cineville, waarbij reserveringen pas bij Cineville worden ingeschoten op het moment van afhalen in de kassa, wordt vaak gebruik gemaakt van de automatische optie om niet afgehaalde Cineville kaarten te laten vervallen x aantal minuten voor de start van de voorstelling.

Let op: als deze staat ingesteld op bijvoorbeeld 30 minuten voor aanvang en in de kaartsoort staat het volgende vinkje NIET aan: "Handmatig terugboeken: Reserveringen met deze kaartsoort zijn alleen handmatig terug te boeken en worden niet meegenomen bij de 'alle reserveringen laten vervallen' actie", dan kunnen de kaarten vervallen voordat de bezoeker langs de Activatie Zuil is geweest. Het is daarom van belang om voor ingebruikname van de Activatie app, het aantal minuten VOOR de start van de opvoering te laten aanpassen door ActiveTickets of het vinkje in de kaartsoort te zetten, zodat geen activatieproblemen ontstaan als gevolg van de oorspronkelijke settings.