Handleiding Zaalwisselmodule
Introductie
Als je een voorstelling verplaatst naar een andere zaal of een andere zaalopstelling (andere zaalplattegrond), wil je dat bezoekers die al kaarten hadden gekocht plaatsen krijgen toegewezen in de nieuw te koppelen plattegrond. Met de zaalwisselmodule koppel je in 1 handeling een nieuwe zaal/capaciteitenschema aan de voorstelling en zet je de gekoppelde transacties over naar de nieuwe plattegrond.
Standaard worden de bezoekers die al kaarten hadden geplaceerd in de nieuwe plattegrond volgens het Best Available Seat systeem. Optioneel kun je ervoor kiezen de bezoekers zoveel mogelijk de gekozen plaatsen te laten behouden bij het toepassen van de zaalwissel (als de nieuw gekoppelde zaalplattegrond dit qua overeenkomstige rijen, stoelen en rangen toelaat) .
De zaalwisselmodule is niet standaard beschikbaar. Heb je hierin interesse, neem dan contact op met onze Sales afdeling. Zij informeren je graag over de mogelijkheden en kosten.
Een standaard zaalwissel doorvoeren
Bij activatie van de module zie je in het beheer van een opvoering met een zaalplattegrond waar al plaatsen voor verkocht zijn, de volgende extra optie onder het Capaciteitenschema:
Om de optie te zien en gebruiken heb je het volgende recht nodig: Het recht om van een verkochte opvoering de zaalplattegrond te wisselen.
Bij het klikken op de knop om de zaalwisselpagina te openen vindt er direct een check plaats of er nog niet afgeronde transacties zijn op de voorstelling als deze nog in de verkoop is (bijvoorbeeld openstaande webbestellingen). Er kan pas begonnen worden met de zaalwissel als alle onafgemaakte transacties zijn betaald of geannuleerd.
- 1
- Als de opvoering actief is op een of meer kassa's ontkoppel je deze eerst via de aparte knop Ontkoppel de kassa's voordat je de zaalwissel gaat uitvoeren. Dit doe je om te voorkomen dat er transacties op de verkeerde zaal kunnen plaatsvinden op het moment van de zaalwissel. Houd er rekening mee dat het nog even kan duren in verband met caching op de website dat de voorstelling niet meer zichtbaar is op de website.
- Na het ontkoppelen van de kassa's kun je doorgaan met de zaalwissel.
- 2
- Kies voor de zaalwissel een passend capaciteitenschema waarop je de nieuwe plaatsen wilt inboeken. Een schema dat niet passend is voor de wissel (bijvoorbeeld te weinig capaciteit) kun je niet selecteren, dit zie je aan de lichtgrijze kleur.
- Bij het selecteren van een schema zie je welke capaciteitsgroepen (contingenten) daarin beschikbaar zijn voor welke rang en hoeveel capaciteit er beschikbaar is per capaciteitsgroep (contingent).
- 3
- Na je keuze ga je door naar de vervolgstap. Je ziet de verkochte kaarten per rang en capaciteitsgroep. Selecteer aan welke rang en capaciteitsgroep de nieuwe plaatsen moeten worden toegewezen.
- 4
- Standaard krijgen de bezoekers nieuwe plaatsen toegewezen op basis van het Best Available Seat-systeem, dat zorgt voor een zo optimaal mogelijke spreiding van de bezoekers over de zaal.
- Wil je dat bezoekers indien mogelijk hun gekozen plaatsen behouden en laat de nieuw gekozen plattegrond of zaalopstelling dit ook toe (voldoende overeenkomst tussen rijen en stoelen), dan kun je dit specifiek aangeven met een vinkje bij de optie Behoud placering. Als de bezoekers hun gekozen rang en vak moeten behouden, zet dan ook de vinkjes bij Match vak en Match rang.
In een preview zie je een overzicht met de transacties die het betreft en het resultaat van je keuzes, zodat je van tevoren kunt controleren of je zaalwissel het gewenste resultaat zal geven.
Geen verandering betekent dat de bezoeker exact dezelfde plaatsen zal behouden. Een andere status is Naast elkaar dit betekent dat de bezoekers uit dezelfde transactie wel naast elkaar zitten, maar hun oorspronkelijke stoelen niet behouden. Andere statussen zijn: Niet naast elkaar maar wel aangrenzend, Niet aangrenzend of Mislukt.
Klik op het pijltje voor het transactienummer als je per kaart/barcode wilt zien welke nieuwe stoel zal worden toegewezen. De zaalwissel kan alleen plaatsvinden als alle verkochte plaatsen opnieuw geplaceerd kunnen worden (dus geen stoelen met status Mislukt als resultaat).
De volgende wijzigingen worden doorgevoerd met de zaalwissel:
- De huidige zaalplattegrond wordt gearchiveerd voor deze opvoering
- De opvoering wordt gekoppeld aan het nieuw gekozen capaciteitenschema
- Er wordt een nieuwe plattegrond gekoppeld aan de opvoering
- De transacties worden omgeboekt (de transactiegegevens, zoals kassa, account, betaalgegevens en datum/tijd van de oorspronkelijke transactie blijven gelijk)
- De nieuwe stoelen uit de preview worden gekoppeld
- De rang van de orders wordt geupdate met de rang die bij de nieuwe stoel hoort
- Er worden nieuwe barcodes aangemaakt als deze optie gekozen is
Na het uitvoeren van de zaalwissel zie je hiervan een bevestiging.
Wil je de bezoekers een nieuwe bevestigingsmail sturen in verband met de nieuw toegewezen stoelen? Dan kun je dit direct doen met de knop Verstuur e-tickets. Je kunt er ook voor kiezen de bezoekers op een andere manier te informeren over de doorgevoerde zaalwissel.
Controleer of het prijzenschema nog overeenkomt met het nieuwe capaciteitenschema voordat je de kassa's weer koppelt aan de opvoering om de verkoop weer te starten. Om dit te doen kun je vanuit de bevestigingspagina weer terugkeren naar het beheer van de opvoering.
Zaalwissel tussen twee verschillende opvoeringen
Bij het klikken op de knop om de zaalwisselpagina te openen vindt er direct een check plaats of er nog niet afgeronde transacties zijn op de voorstelling als deze nog in de verkoop is (bijvoorbeeld openstaande webbestellingen). Er kan pas begonnen worden met de zaalwissel als alle onafgemaakte transacties zijn betaald of geannuleerd.
- 1
- Als de opvoering actief is op een of meer kassa's ontkoppel je deze eerst via de aparte knop Ontkoppel de kassa's voordat je de zaalwissel gaat uitvoeren. Dit doe je om te voorkomen dat er transacties op de verkeerde zaal kunnen plaatsvinden op het moment van de zaalwissel. Houd er rekening mee dat het nog even kan duren in verband met caching op de website dat de voorstelling niet meer zichtbaar is op de website.
- Na het ontkoppelen van de kassa's kun je doorgaan met de zaalwissel.
- 2
- Bij een standaard zaalwissel kies je alleen een capaciteitenschema uit de dropdown, maar als je een zaalwissel tussen twee opvoeringen wilt doorvoeren klik je op de optie met een link ernaast: Of klik hier om van zaal te wisselen tussen twee opvoeringen
Als je hier op klikt kom je op een nieuwe pagina die is ingedeeld in twee helften. De gekozen opvoering staat onder ‘Voorstelling 1’. Onder ‘Voorstelling 2’ staat in een dropdown een selectie lijst met opvoeringen waarmee gewisseld kan worden. Dit zijn altijd opvoeringen op dezelfde dag.
Als er een opvoering is gekozen wordt ook voor deze opvoering gecontroleerd:
- Zijn er kassa’s aan gekoppeld?
- Zijn er onafgemaakte transacties op het moment?
- Kan deze gewisseld worden met de linker opvoering? Hierbij wordt gekeken of de beide capaciteitenschema’s toegepast kunnen worden bij de opvoeringen.
Als er bijvoorbeeld nog kassa's gekoppeld zijn verschijnt een melding dat je deze eerst moet ontkoppelen, zoals ook bij een normale zaalwissel.
Als de kassa's ontkoppeld zijn, er geen niet afgeronde bestellingen zijn en de capaciteitenschema's met elkaar matchen, verschijnen de capaciteitenschema’s naast elkaar. Voor beide voorstellingen zie je onderaan de benodigde checkboxes om de oude rangen met een vinkje te linken aan de nieuwe.
In het volgende voorbeeld is toewijzing aan een andere rang een vereiste om de zaalwissel te kunnen doorvoeren:
Met de knop Voorvertoning onderin kun je controleren of alle verkochte kaarten zijn gelinkt aan nieuwe rangen. Als dit het geval is voor beide opvoeringen kun je de preview voor beide opvoeringen inzien.
- Indien je probeert te wisselen naar een plattegrond die exact gelijk is, zie je alleen de voorstelling waarvoor je de wissel probeert uit te voeren. Feitelijk voer je dan geen echte wissel uit.
- Indien je wisselt met een opvoering waar een schema aanhangt zonder plattegrond (Ongeplaceerd) dan zie je ook alleen Voorstelling 1 (met als resultaat Ongeplaceerd).
Na controle van de toewijzing volg je de vervolgstappen voor de uitvoering van de zaalwissel, zoals bij de standaard zaalwissel: eerst Wissel doorvoeren en daarna een controle in de opvoering of de inhoud van het prijzenschema nog matcht met de beschikbare capaciteitsgroepen in het capaciteitenschema. Als dit correct is kun je de kassa's weer koppelen.