Toestemmingen aanmaken en beheren
In deze handleiding
Achtergrond
Uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) volgt dat bezoekers die zich registreren (een account aanmaken) expliciet toestemming moeten geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens (let op: het enkel bewaren van gegevens valt ook onder “Verwerking”). Dit kan gerealiseerd worden via een aparte opt-in op het registratieformulier, bijvoorbeeld met een apart vakje waarin de bezoeker een vinkje kan plaatsen om akkoord te gaan met een specifieke Verklaring. De regels waaraan deze toestemming moet voldoen zijn een stuk strenger geworden onder de Europese Privacywet. Zie onderaan de handleiding bij Aandachtspunten.
Naast een Toestemming voor gegevensverwerking kunnen in de Toestemming-functie alle gewenste Toestemmingen, waaronder ook Marketing-toestemmingen, worden aangemaakt en aan de bezoeker gepresenteerd. Een gegeven Toestemming wordt op bezoekersniveau vastgelegd op de juiste wijze conform de AVG, waarbij onder meer de datum en tijd waarop de Toestemming gegeven is wordt geregistreerd.
Toestemming aanmaken
- Stap 1: Ga naar Bezoekersbeheer in het hoofdmenu van de backoffice: klik hiervoor op de tegel “Bezoekers beheren”.
- Stap 2: In het menu van bezoekersbeheer, klik op de tegel “Toestemming” om te kunnen inzien welke opt-ins zijn ingericht, en om een nieuwe opt-in toe te voegen, te verwijderen of aan te passen. Zie je de tegel niet? In dat geval beschik je als gebruiker niet over het AVG-recht om deze Toestemmingen in te richten. Een gebruiker van jouw organisatie met beheerdersrechten kan dit recht voor je activeren.
- Stap 3: Je ziet hier een overzicht van ingerichte opt-ins, wanneer je deze hebt aangemaakt.
Via de menubalk kun je:
- Een nieuwe Toestemming / opt-in aanmaken
- De teksten en instellingen van een opt-in beheren
- Een opt-in verwijderen
- De volgorde instellen waarin de opt-ins getoond moeten worden in het registratieformulier (via knop in menu Omhoog > Omlaag)
- Het overzicht filteren op specifieke Toestemmingen
- Het aanmaken van een nieuwe Toestemming (opt-in)
Klik in de menubalk in Toestemmingen beheren op "
Nieuw". Je komt daarmee in het instellingenformulier.
Verklaring: vul hier een korte tekst in waar de bezoeker toestemming voor geeft. Deze tekst wordt volledig opgeslagen in de Toestemming-status van een bezoeker, zodra hij de opt-in heeft aangevinkt. Deze tekst zal ook worden getoond in de rapportage van geregistreerde toestemmingen per bezoeker.
- Link: plaats hier indien gewenst een URL die verwijst naar bijvoorbeeld een privacy verklaring of andere voorwaarden. Deze link wordt gekoppeld aan een info-button naast de Verklaring op het registratieformulier. De bezoeker wordt doorverwezen naar deze URL als hij klikt op de infobutton. Let op: als je hier een link invoert kun je geen verdere omschrijving op je registratieformulier tonen. Wil je dit wel, neem dan een link op als onderdeel van de tekst (zie bij instelling: Omschrijving).
- Kenmerk: hier kun je een eigen kenmerk formuleren op basis waarvan je Toestemming-rapportages kunt filteren op specifieke toestemmingen. Dit is niet hetzelfde als een regulier kenmerk in de backoffice; je kunt dit Toestemming-label dan ook niet terugvinden in de Query Builder.
- Zichtbaar: zet dit vinkje aan wanneer je de Toestemming zichtbaar wilt maken in je registratieformulieren. Doe je dit niet, dan is je Toestemming niet zichtbaar in de shop.
- Optioneel: een toestemming staat standaard ingesteld als verplicht invulveld op het registratieformulier. Je kunt een Toestemming optioneel maken door bij de inrichting zelf een vinkje te zetten bij de instelling Optioneel, bijvoorbeeld als het gaat om een marketing opt-in.
- Omschrijving: je kunt hier een gedetailleerde toelichting tekst instellen. De bezoeker krijgt deze tekst te zien als hij op de info-button naast de verklaring klikt, tenzij er een URL is ingevoerd bij de instelling Link (dan wordt de bezoeker bij het klikken op de infobutton doorverwezen naar de desbetreffende webpagina in plaats van de tekst). Voor het aanmaken van een tekst: klik op de grijze balk om de tekst editor te openen. Indien gewenst kun je in de tekst zelf ook een link opnemen naar Voorwaarden of een Privacy Verklaring. Verdere details over werken met de tekst editor vind je in de Handleiding Editor.
- Type: je kunt hier instellen of de Toestemming gekoppeld moet worden aan het registratieproces (Per registratie: weergave in het registratieformulier) of aan een specifieke transactie (Per Opvoering: weergave op een van de bestelpagina's van bepaalde opvoeringen).
- Opslaan van instellingen: druk op de button Opslaan om je Toestemming met bijbehorende teksten en instellingen te bewaren.
Meertalige website
Wanneer gebruik wordt gemaakt van een meertalige website, bestaat de mogelijkheid om een Toestemming in meerdere talen in te voeren (Engels, Spaans, Frans, Duits). Bij het overschakelen van een bezoeker naar een anderstalige website, krijgt de bezoeker de bijbehorende vertaling te zien. Let op: dit is alleen mogelijkheid als de optie meertaligheid van de winkelwagen in ActiveTickets is geactiveerd.
Toestemmingen per Ledengroep
In het tabblad Delen kun je (indien van toepassing) de Ledengroep selecteren, waarvoor de Toestemming moet gelden. Je kunt alleen een Ledengroep selecteren, waarvoor je het recht bezit om items van deze Ledengroep te bewerken.
Toestemming bewerken
Selecteer in het Toestemmingen-overzicht de Toestemming die je wilt aanpassen en klik op "
Wijzigen" in de menubalk. Je komt dan weer in het instellingenformulier waarmee je de Toestemming hebt ingericht. Vergeet niet je wijzigingen op te slaan.
Omdat al onze klanten in de weken rond 25 mei bezig zullen zijn met het instellen van de opt-ins, kunnen alle instellingen van reeds opgeslagen opt-ins voorlopig nog op ieder moment worden aangepast, omdat we verwachten dat iedereen zal moeten testen welke tekst voor zijn/haar organisatie het beste werkt. Na de overgangsfase zal de mogelijkheid tot bewerken van een reeds opgeslagen en gepubliceerde Toestemming in de backoffice wel aan voorwaarden gebonden zijn om de variatie aan met name de Toestemming-verklaringen beheersbaar te houden. De toelichtende tekst die kan worden ingesteld bij een Verklaring, zal altijd te bewerken zijn.
Let op: een wijziging van een Verklaring-tekst in de backoffice nadat deze zichtbaar is geweest voor bezoekers en door bezoekers aangevinkt, leidt niet tot een wijziging van de vastgelegde verklaring op bezoekersniveau. Vastgelegd wordt de tekst die een bezoeker daadwerkelijk te zien heeft gekregen bij zijn keuze. Dit is een verplichting onder de AVG.
Toestemming weergave in de webshop
Registratieformulier
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe de opt-ins worden getoond in het online registratieformulier als geen speciale opmaak is toegepast via de Tekst Editor. De teksten hieronder dienen enkel ter illustratie. Maak een verklaring zoveel mogelijk op maat van je eigen organisatie. Het sterretje geeft aan of een opt-in vereist is om een account aan te kunnen maken. De toelichting-tekst bij een opt-in klapt open als bezoeker op de infobutton drukt (tenzij er een URL is ingevoerd bij de instelling Link).
Bij webshop 3.0 kan het voorkomen dat de opmaak van het info-icon niet matcht met het stylesheet dat door de webbouwer wordt gebruikt.
In het permissie scherm wordt de volgende nieuwe info icon gebruikt:
glyphicon glyphicon-info-sign. Dit is een icon in het uit het bootstrap theme van de webshop (
https://www.w3schools.com/bootstrap/bootstrap_ref_comp_glyphs.asp)
Als jullie webbouwer er voor gekozen heeft om andere icons te gebruiken kan het zijn dat het icon niet goed zichtbaar wordt.
Mogelijke oplossingen:
- Laat de webbouwer een vertaling maken naar de eigen icons set.
- Laat de webbouwer ook de glyph icons in de web pagina gebruiken zodat er niet nieuwe icons weg vallen.
Toestemming scherm voor bestaande bezoekers
Direct nadat een verplichte opt-in in de backoffice is aangemaakt en wordt getoond in het registratieformulier, krijgen bestaande bezoekers in de database die deze toestemming nog niet hebben gegeven de vereiste opt-in ook te zien op een aparte pagina bij hun eerstvolgende inlogpoging. De bezoeker moet dan met de getoonde voorwaarden akkoord gaan om verder te kunnen in het proces.
De pop-up bevat een standaardtekst om de bezoeker attent te maken op deze voorwaarden, maar deze kun je ook zelf instellen of naar wens aanpassen. Je moet daarvoor als gebruiker wel beschikken over het volgende recht: Het beheren van websitedocumenten. Dit recht kan indien nodig, worden ingeschakeld door iemand van jouw organisatie die Beheerdersrechten heeft.
Om de tekst aan te passen volg je de volgende stappen:
- Stap 1: Ga naar Websitekarakteristieken en klik op de tegel Tekst
- Stap 2: Klik bij Tekst op Nieuw.
- Stap 3: Selecteer in het instellingenformulier bij Type uit het dropdown menu: Permissions_missing_permissions_banner_text.
- Stap 4: Selecteer de taal (alleen van toepassing in geval van meertalige website).
- Stap 5: Selecteer indien van toepassing de Ledengroep waarvoor deze tekst moet gelden.
- Stap 6: Voer bij Tekst een zelfgekozen tekst in.
- Stap 7: Sla je wijzigingen op. De zelf ingevoerde tekst zal de default tekst (die standaard wordt getoond) in de Toestemming pop-up voor bestaande bezoekers overschrijven.
Aandachtspunten bij toestemming AVG
Een opt-in voor de verwerking van persoonsgegevens moet onder de AVG voldoen aan de volgende eisen:
- De opt-in moet een actieve handeling van de bezoeker zelf zijn.
- Er moet expliciet vermeld staan dat het gaat om een Toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
- De bezoeker moet in voldoende mate en in duidelijke taal “geinformeerd” zijn over wat de Toestemming precies inhoudt, voordat hij zijn keuze maakt. Dit valt onder de informatieplicht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
- Een verzameltoestemming of een enkele verwijzing naar een Privacy Statement of Algemene Voorwaarden wordt niet meer gezien als “voldoende”.
Er is een
expliciete omschrijving nodig met daarin minstens: het doel/doelen van de gegevensverwerking; eventuele derde partijen die betrokken zijn bij de gegevensverwerking (zoals ActiveTickets of het betaalplatform); een aanwijzing voor de bezoeker waar hij/zij aanvullende informatie kan vinden over het privacy beleid en de manier waarop de bezoeker gebruik kan maken van zijn privacy rechten. Het moet bovendien duidelijk zijn voor de bezoeker wat het gevolg is als hij deze toestemming niet geeft.
Speciale vermelding voor Buckaroo-klanten: In de Verwerkersovereenkomst van Buckaroo is opgenomen dat de Verwerkingsverantwoordelijke ervoor moet zorgen dat voorafgaand aan het betalings- of orderproces, kenbaar wordt gemaakt aan de bezoeker door welke partij zijn persoonsgegevens worden verwerkt. Dit betekent dat deze partijen, inclusief Buckaroo, in ieder geval moeten worden genoemd in een van de teksten behorend bij de opt-in voor gegevensverwerking in het registratieformulier.
Toestemming bij registratie van bezoekers via de boxoffice
Op dit moment kan een bezoeker die zich laat registreren via de boxoffice nog niet zelf actief het vinkje plaatsen om toestemming voor gegevensverwerking te geven, anders dan dat hij/zij mondeling akkoord gaat met het invoeren en opslaan van zijn of haar gegevens aan de kassa/telefoon. We werken nog aan een functionaliteit die deze actieve handeling (achteraf) wel mogelijk maakt. Deze komt op korte termijn ook beschikbaar.
Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze
Support afdeling. We helpen je graag verder.