Verwijderde accounts inzien
Een bezoeker die persoonsgegevens heeft verstrekt bij het registreren van een account, heeft volgens de privacywetgeving (AVG) het “recht om vergeten” te worden. Als een bezoeker een verzoek tot verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens indient of zelf online zijn/haar account verwijdert, moet de Verwerkingsverantwoordelijke organisatie (= klant van ActiveTickets) dit verzoek volgens de richtlijnen afhandelen: de persoonsgegevens moeten uiterlijk binnen een maand uit haar eigen systemen en eventuele gekoppelde systemen van derde partijen zijn verwijderd.
Het verwijderproces in ActiveTickets is technisch ingericht conform de richtlijnen van de AVG. In ActiveTickets zijn daarnaast diverse functies beschikbaar voor de Verwerkingsverantwoordelijke om te kunnen voldoen aan de geldende verplichtingen ten aanzien van opgeslagen persoonsgegevens in andere - gekoppelde en niet-gekoppelde - systemen buiten ActiveTickets. Deze tools worden op deze pagina toegelicht. Je vindt hier ook de handleiding om Verwijderde accounts via de backoffice te raadplegen.
Het verwijderen van een bezoekersaccount
Verwijder actie
Een bezoekersaccount kan op verschillende manieren uit ActiveTickets verwijderd worden:
- Door de bezoeker zelf, online via de accountbeheerpagina in de shop.
- Door een gebruiker van ActiveTickets, via bezoekersbeheer in de backoffice.
- Via een geautomatiseerd proces waarbij zogenaamde "light users" opgeruimd worden uit ActiveTickets zodra ze niet meer relevant zijn voor een transactie. Het gaat hierbij om tijdelijke accounts die zijn aangemaakt via Snelle Registratie in de kassa voor de afhandeling van een specifieke transactie. Bij deze vorm van registratie hoeft een bezoeker geen toestemming te geven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, maar deze mogen dus ook niet langer worden bewaard dan nodig voor de transactie waarvoor de gegevens zijn ingevoerd.
- Via een verwijderopdracht die via de webservices door een webbouwer in ActiveTickets wordt ingeschoten. Dit is alleen van toepassing als het accountregistratieproces buiten ActiveTickets plaatsvindt op de website van Verwerkingsverantwoordelijke (= de organisatie die ActiveTickets gebruikt).
Een bezoekersaccount kan niet verwijderd worden als er een geldige pas gekoppeld is aan het account, of als er een transactie gekoppeld is voor een opvoering in de toekomst. De bezoeker krijgt hiervan een melding, wanneer hij/zij in deze situatie zijn account probeert te verwijderen. Datzelfde geldt voor de backoffice-gebruiker.
Te Verwijderen status
Alle opdrachten om een bezoekersaccount te verwijderen worden door het systeem op dezelfde manier behandeld:
Vanaf het moment van verwijderen:
- wordt het bezoekersaccount inactief: het account kan niet meer gebruikt worden en de bezoeker kan niet meer inloggen.
- krijgt het bezoekersaccount een aparte tijdelijke status “Te verwijderen”. Accounts met deze status kun je gedurende een vastgestelde periode raadplegen, tot aan de dag waarop de persoonsgegevens definitief geanonimiseerd worden in de database.
Anonimisering
Let op: Standaard na 21 dagen worden de persoonsgegevens van een verwijderd bezoekersaccount definitief verwijderd uit ActiveTickets (dat wil zeggen: geanonimiseerd). Bij onze Support-afdeling kan een verzoek worden ingediend om deze periode te verkorten. We kunnen het gewenste aantal dagen instellen. Verlengen is echter niet mogelijk in verband met de wettelijke vereisten aan deze termijn en het feit dat de gegevens ook tijdig uit de back-up database verwijderd moeten zijn.
Accounts met een "Te verwijderen"-status zijn als volgt te raadplegen:
- In een aparte Verwijderde accounts-rapportage via de Backoffice. Deze is beschikbaar in de backoffice voor alle ActiveTickets-gebruikers die beschikken over het AVG-recht.
- Via de kolom DeleteDate in de CRM-export. Alleen van toepassing wanneer deze functie wordt afgenomen.
- Via de Webservices. Alleen van toepassing wanneer deze functie wordt afgenomen.
Verwijderde bezoekers raadplegen via de backoffice
Stap 1: Ga naar Bezoekers in het hoofdmenu.
Stap 2: Klik op de tegel Verwijderde bezoekers. Deze is alleen zichtbaar als je over het AVG-recht beschikt.
Stap 3: In het overzicht Verwijderde bezoekers zie je per bezoeker op welke dag, en op welk tijdstip het bezoekersaccount verwijderd is (door de bezoeker zelf online of door een gebruiker via de backoffice).
- Standaard wordt de lijst gesorteerd op verwijderdatum (aflopend).
- De kolom "Definitief na" laat zien over hoeveel dagen de persoonsgegevens definitief verwijderd worden (geanonimiseerd). Is dit aantal 0, dan wordt VANDAAG getoond. Als het anonimiseren-proces vanwege een technische oorzaak niet volgens planning heeft kunnen plaatsvinden, dan kan de melding: PROCES NIET GEDRAAID getoond worden. Je hoeft in dat geval zelf geen actie te ondernemen. ActiveTickets zal ervoor zorgen dat de data alsnog worden geanonimiseerd.
- Je kunt deze lijst (inclusief mailadressen) - op eigen verantwoordelijkheid - ook exporteren naar excel, als je deze bezoekers bijvoorbeeld nog een mailing zou willen sturen. Let op: zorg ervoor dat je het export-bestand zelf ook tijdig wist (en geprinte kopieen vernietigd) in verband met het recht op vergetelheid!
- Belangrijk: Na het anonimiseren van de persoonsgegevens komt een bezoeker niet meer voor in de lijst van Verwijderde bezoekers. Je kunt het bezoekersaccount dan op geen enkele manier meer terugvinden in de backoffice of via de CRM Export of Webservices. Dit is conform het recht op vergetelheid onder de AVG.
Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze
Support afdeling. We helpen je graag verder.