Bulk terugboeken
Algemeen
Met de functie Bulk terugboeken in de backoffice kun je in één keer alle tickets of een selectie van tickets van een specifieke opvoering administratief tegenboeken in ActiveTickets, zodat dit niet per transactie in de boxoffice hoeft. Bijvoorbeeld bij een afgelaste voorstelling in verband met Corona. Om dit te kunnen doen heb je het volgende recht nodig in de rolgroep: Toegang tot bulk terugboeken.
Let op: Ga je deze functie voor de eerste keer gebruiken en is er nog geen terugboekkassa en terugboek betaalwijze gekoppeld? Geef dan eerst aan onze Support Afdeling de gewenste kassa en de betaalwijze door. Zonder deze inrichting koppeling kun je geen bulk terugboekacties uitvoeren. Daarnaast kunnen we naar wens instellen tot hoe ver in het verleden je opvoeringen in bulk mag terugboeken (standaard kijkt het opvoeringsfilter 178 dagen terug).
Je kunt per opvoering het volgende tegenboeken:
- De verkochte tickets van de opvoering (allemaal of een deel daarvan).
- Producten die in de bijbehorende transacties zijn aangeschaft, zoals administratiekosten of andere producten (maar dit hoeft niet).
- Niet afgehaalde reserveringen (deze worden verwijderd zoals bij tegenboeking in de kassa).
- Wachtlijst aanmeldingen (deze worden ook verwijderd in de tegenboek actie).
- Transacties die geheel of deels met een ActiveWallet betaald zijn kun je ook terugboeken, maar let op: het saldo op de kaarten wordt niet automatisch gecorrigeerd met de terugboekactie, zodat de wijze van terugbetaling aan klant vrij te kiezen is. Dit is van belang bijvoorbeeld bij gebruik van meerdere betaalwijzen in de transactie en de eventuele aanwezigheid van kaarten voor andere opvoeringen in de transactie. Corrigeren van het saldo op een wallet of strippenkaart kan in het ActiveWallet beheer.
- Kaarten die gekocht zijn met een unieke actiecode. De actiecode die voor de aankoop is gebruikt wordt vrijgegeven als gevolg van de terugboeking, wat betekent dat deze opnieuw gebruikt kan worden.
Je kunt de volgende speciale gevallen niet tegenboeken met deze functie:
- Cineville kaarten (unieke kaartsoort gebruikt in de koppeling): deze worden automatisch uitgesloten van terugboeking bij het uitvoeren van de actie, vanwege de afhankelijkheid van de externe Cineville koppeling en de geldende afspraken met Cineville over de financiele afrekening. Je ziet deze daarom niet terug in het overzicht van terug te boeken tickets.
- Intersolve kaarten (unieke voucherkaartsoorten gebruikt in de koppeling): deze worden automatisch uitgesloten van terugboeking bij het uitvoeren van de actie, vanwege de afhankelijkheid van de externe Intersolve koppeling en geldende afspraken met verschillende pasuitgevers over de financiele afrekening. Je ziet deze daarom niet terug in het overzicht van terug te boeken tickets.
De transacties worden administratief teruggeboekt op een standaardkassa die bij de ingebruikname van de functie wordt ingesteld door ActiveTickets. Dit kan een bestaande kassa zijn of een speciaal hiervoor aangemaakte terugboekkassa. De gebruiker die de actie uitvoert wordt geregistreerd bij de terugboekactie in de rapportages.
Een terugboek actie uitvoeren voor een opvoering
- 1
- Ga in het hoofdmenu naar de tegel Bulk terugboeken onder het menu Verkoop.
- 2
- Kies in de dropdown de opvoering waarvan je aankopen en/of reserveringen wilt terugboeken. Je kunt zoeken op woorden uit de titel, en indien gewenst een periodebereik instellen met het datumfilter om het zoekgebied te beperken. Dit periodebereik filtert op start opvoering (transactiedatum heeft geen invloed). Let op: zie je een opvoering niet, dan kan het zijn dat deze buiten de ingestelde periode valt waarop je volgens jullie administratie terugboekingen mag uitvoeren. Standaard kun je tot 179 dagen in het verleden terugboeken. Op verzoek kan dit door ActiveTickets aangepast worden naar een ander aantal dagen. Overleg dit altijd eerst intern binnen je organisatie.
Laat de dropdown na een datumselectie helemaal geen opvoeringen zien? Dan zijn er voor de geselecteerde periode geen opvoeringen beschikbaar. Pas in dat geval je filter aan.
- 3
- Klik op Ophalen transacties om te zien welke transacties er voor de gekozen opvoering zijn. Je ziet alleen de orderregels uit een transactie die behoren bij de gekozen opvoering, dus niet kaartsoorten die eventueel nog gekocht zijn voor een andere opvoering in dezelfde transactie. De terugboekactie geldt ook alleen voor de kaarten die zijn gekocht voor de gekozen opvoering.
- 4
- Maak zelf eventueel een deelselectie voor de terugboekactie die je wilt uitvoeren. Je kunt dit op basis van verschillende criteria doen:
- Je kunt bezoekers met specifieke kenmerken uitsluiten van de actie. Alleen kenmerken die bij bezoekers van de gekozen opvoering aanwezig zijn worden getoond. Vink deze aan om bezoekers met het betreffende kenmerk niet mee te nemen in de terugboekactie. Klik op Ophalen transacties om het resultaat van je selectie te zien.
- Je kunt ervoor kiezen producten in de transacties wel of niet terug te boeken. Standaard worden alleen kaarten teruggeboekt. Vink een product aan om deze mee te nemen in de terugboekactie. Alleen producten die aanwezig zijn in transacties voor de gekozen opvoering worden getoond. Klik op Ophalen transacties om het resultaat van je selectie te zien.
- Per transactie zie je een checkbox. Haal het vinkje weg bij een transactie door op de checkbox te klikken als je niet wilt dat deze meegaat in de terugboekactie.
- Per transactie wordt de transactiedatum getoond, de bezoeker (anoniem is leeg) en de status (Afgerond of Reservering). Vink bijvoorbeeld reserveringen uit als je niet wilt dat deze vervallen met het uitvoeren van de actie of maak een andere zelfgekozen selectie.
Met de knop Export kun je de lijst die je gaat tegenboeken exporteren naar Excel. Het export bestand bevat alleen de geselecteerde transacties, en daarmee dus wat daadwerkelijk zal worden teruggeboekt.
- 5
- Klaar met je selectie? Check of het nodig is om de voorstelling tijdens de actie uit de verkoop te halen. Je kunt kassa's tijdens de actie uitschakelen door deze optie apart aan te vinken.
Dit zal vooral relevant zijn bij voorstellingen waarbij zeer veel tickets tegelijk moeten worden teruggeboekt, waardoor de actie langer kan duren (normaal is een paar seconden). Bij weinig tickets zal het effect van het uitschakelen van kassa's beperkt zijn vanwege de korte duur van de actie.
- 6
- Klik op de terugboekknop om de actie uit te voeren. De knop toont de kassa en betaalwijze waarop zal worden teruggeboekt. In het voorbeeld Terugboekkassa en betaalwijze Contant, maar dit kan naar wens worden ingesteld door onze Support afdeling.
Een pop-up voor bevestiging zal verschijnen als extra check. Bevestig deze om door te gaan. Een voortgangsbalk geeft aan wat de status is van de terugboekactie en hoeveel tickets al zijn teruggeboekt/nog moeten worden teruggeboekt.
Na afronding van de actie kom je terug in het terugboekmenu. De terugboekingen zijn op reguliere wijze terug te vinden in de standaard rapportages.