F.A.Q Corona afhandeling in Active Tickets

F.A.Q: Geannuleerde voorstellingen i.v.m. Corona Virus

Vanwege het Corona virus zijn er maatregelen waardoor veel van onze klanten de geplande voorstellingen hebben moeten annuleren voor de gestelde periode. In deze F.A.Q. lees je onze adviezen en mogelijkheden v.w.b. het terugboeken van kaarten of het verplaatsen van voorstellingen. Uiteraard kan jezelf inschatten welke oplossing het beste bij het beleid van jouw organisatie past.

Voor Webshop 3 klanten kunnen we een speciale oplossing aanbieden voor het omzetten van aankopen van bezoekers naar een tegoed dat later besteed kan worden. Meer informatie hierover kun je terugvinden op de pagina: Tegoedbon-opties Corona annuleringen.

In november 2020 komt er een speciale functie in de backoffice (bulk terugboekfunctie) waarmee je alle tickets of een deel van de tickets van een (afgelaste) opvoering in één keer kunt terugboeken.

LET OP: Als je twijfelt hoe te handelen of als je wilt weten welke consequenties een bepaalde actie heeft neem dan eerst contact op met onze Support afdeling, dit kan per mail op support@activetickets.com of telefonisch tijdens kantooruren op +31 (0)30 207 41 30.  Zodat wij je vooraf goed kunnen adviseren!

Hoe kan ik op de website laten zien dat een voorstelling is afgelast?

In plaats van een voorstelling uit de web verkoop halen door de Website kassa uit te vinken kun je er ook voor kiezen om de voorstelling wel te laten zien, maar dan met de melding ‘Afgelast’.

Dit kun je doen via het tabblad Verkoop van een opvoering. Hier kun je voor de voorstelling een bepaalde websitemelding kiezen, je kunt hier kiezen voor ‘Afgelast’. Wanneer deze is aangevinkt, stopt de online verkoop maar zal de voorstellingsinformatie op de website beschikbaar blijven. In plaats van de knop Tickets, verschijnt de aangevinkte websitemelding.

Een geannuleerde voorstelling wordt verplaatst naar een nieuwe datum, wat kan ik doen?

Als een nu geannuleerde voorstelling wordt verplaatst naar een nieuwe datum dan kan je in ActiveTickets de datum van de betreffende voorstelling wijzigen naar de nieuwe datum/tijd (vergeet niet om ook de Deur open datum/tijd en Deur Gesloten datum/tijd aan te passen, binnen deze datum/tijden kan er gescand worden!). De eerder aangekocht kaarten blijven dan geldig voor de nieuwe datum! Uiteraard is het dan wel goed de betreffende bezoekers hierover te informeren. Bedenk ook een procedure voor de mensen die op de nieuw datum mogelijk niet kunnen/verhinderd zijn en communiceer deze duidelijk naar de bezoekers van de betreffende voorstelling.

Hoe kan ik achterhalen welke bezoekers voor een specifieke opvoering kaarten hebben gekocht?

In de backoffice ga je naar de tegel ‘Bezoekers van een opvoering’. Hier selecteer je de betreffende opvoering en kies je voor ‘Inzien’. Je krijgt dan alle bezoekers te zien welke voor deze opvoering kaarten hebben gekocht of gereserveerd, ook wordt het hier het transactie nummer vermeld, de bestelde kaartsoorten (inclusief aantallen) en (indien ingevuld in het bezoekersaccount) de N.A.W. gegevens en e-mailadres van de bezoekers.

LET OP: Als je een transactie opent dan kan het zijn dat je ziet dat binnen deze transactie ook kaarten voor andere opvoeringen zijn gekocht welke wellicht niet geannuleerd zijn. Houd hier rekening mee mocht je kaarten voor specifieke opvoeringen gaan terugboeken.

Onze voorstellingen zijn geannuleerd, hoe kan ik kaarten terugboeken?

Het terugboeken van kaarten gaat via de kassa (vanaf eind november 2020 kan dit ook via een nieuwe Bulk terugboekenfunctie in de backoffice), uiteraard moet je hier wel het juiste recht aan hebben staan in de rolgroep welke aan jouw gebruikersaccount is gekoppeld. Hoe het terugboeken van kaarten gaat lees je hieronder.

• Voor dat je gaat terugboeken is het sterk aan te raden om de bezoekers van een opvoering naar Excel te exporteren zodat je altijd de gegevens van de bezoeker hebt en ook kan zien welke kaarten voor de specifieke opvoeringen gekocht zijn voor welk bedrag.
• Kaarten welke aan de kassa (boxoffice) anoniem zijn verkocht zijn niet te herleiden naar een bezoeker. Je kan deze uiteraard terugboeken maar het is goed om hier VOORAF intern een procedure voor af te spreken aangezien je deze bezoekers niet kunt benaderen.
• Ook is het goed om (indien je dit nog niet hebt) een extra betaalwijze aan te maken voor online bestelde kaarten welke je gaat terugboeken, bijvoorbeeld ‘Correctie Internet’. Activeer de aangemaakte betaalwijze uiteraard voor de gewenste kassa’s, let wel op dat je NIET de website kassa selecteert anders wordt de betaalwijze zichtbaar in de webshop. Met de speciale betaalwijze is het duidelijk dat deze terugboeking online bestelde kaarten bevat.

• Zoek de transactie op in de kassa via het zoek formulier rechtsboven in de kassa.
• Als je dit hebt gedaan verschijnt de transactie in beeld, controleer nu of de transactie alleen kaarten bevat voor de geannuleerde voorstelling of dat er kaarten voor meerdere voorstellingen in deze transactie zijn aangeschaft. Indien dit laatste het geval is selecteer dan alleen de kaarten voor de geannuleerde voorstelling!
• Als je de juiste kaarten hebt geselecteerd (aangevinkt) dan kan je verschijnt de knop ‘Terugboeken’, op deze knop kan je klikken.
• Er verschijnt nog een pop-up waar je de gewenste kassa en betaalwijze (waarop je de transactie wilt terugboeken) kan selecteren, selecteer de gewenste kassa en betaalwijze en bevestig je keuze. Nu is de transactie teruggeboekt en zijn de eerder verstuurde kaarten ongeldig gemaakt.

Als ik online gekochte kaarten terugboek, krijgt de bezoeker dan automatisch het geld teruggestort op zijn/haar rekening of een bericht hiervan?

LET OP: Als je twijfelt over het terugbetalen van bedragen van aankopen welke online zijn gedaan via het betaalplatform neem dan eerst contact op met onze Support afdeling, dit kan per mail op support@activetickets.com of telefonisch tijdens kantooruren op +31 (0)30 207 41 30.  Zodat wij je vooraf goed kunnen adviseren!

Nee, als je kaarten terugboekt dan gebeurt dit alleen in ActiveTickets. Veel betaalplatformen kennen een ‘Refund’ optie waarmee je vanuit het betaalplatform het aankoopbedrag kunt retourneren. Let wel op, binnen een transactie kunnen kaarten voor meerdere voorstellingen besteld zijn, dit zie je niet in het betaalplatform. Bekijk dit dus eerst in ActiveTickets voordat je het bedrag terugstort vanuit het betaalplatform.

In de betaalomschrijving sturen wij altijd het transactienummer mee, aan de hand van dit transactienummer kan je de betreffende transactie terugvinden in het betaalplatform.

Wil je meer weten hoe je een bedrag kunt terugstorten naar een bezoeker, neem dan contact op met jullie betaalplatform (bijvoorbeeld Buckaroo, Ingenico/Ogone, Molie….), zij kunnen je van meer informatie voorzien.

Je kan er ook voor kiezen om de bedragen via jullie financiële administratie terug te storten naar de bezoekers. Hiervoor moet je mogelijk wel de rekening gegevens van de bezoekers opvragen.

Welke optie je kiest kan je intern binnen jullie organisatie afstemmen. Het terugstorten van de juiste bedragen is voor je eigen verantwoordelijkheid aangezien ActiveTickets hier geen invloed op heeft, uiteraard kunnen wij jullie wel adviseren!

Uiteraard is het erg raadzaam om de betreffende bezoekers actief te informeren over jullie gekozen procedure.

Wij hebben aan de kassa kaarten verkocht welke niet op naam staan, hoe pak ik dat aan?

LET OP: Als je twijfelt over het terugboeken van bedragen via het betaalplatform neem dan eerst contact op met onze Support afdeling, dit kan per mail op support@activetickets.com of telefonisch tijdens kantooruren op +31 (0)30 207 41 30.  Zodat wij je vooraf goed kunnen adviseren!

Hier dien je intern een procedure voor af te spreken. Aangezien deze aankopen niet te herleiden zijn naar een bezoeker kan je deze mensen dus niet benaderen via e-mail. Je kan bijvoorbeeld op jullie website en melding zetten dat mensen met ‘Anoniem’ gekochte kaarten aan de kassa zich (zodra jullie weer open zijn) kunnen melden aan de kassa. De gewenste procedure kunnen jullie uiteraard zelf bedenken en communiceren (waar kan de bezoeker zich melden, hoe verloopt de eventuele terugbetaling).

Ons advies is om ‘Anoniem’ aangekochte kaarten nu nog niet terug te boeken maar pas op het moment dat je hier een goede procedure voor hebt afgesproken. Op het moment dat de bezoeker zich dan meldt kan je altijd controleren of de transactie bestaat in ActiveTickets en deze op het moment van inleveren van de tickets terugboeken.

Hoe kan ik omgaan met bestellers die online via de Bestellen zonder account-module kaarten hebben gekocht voor een afgelaste voorstelling?

Bezoekers die via Bestellen Zonder Account hebben besteld via de website worden in lijn met de AVG op de lijst van “Te verwijderen” bezoekers in de backoffice geplaatst nadat de datum van de opvoering, waarvoor ze kaarten hadden gekocht is verstreken. Niet direct, maar standaard worden de persoonsgegevens van deze bezoekers daarna na 21 dagen geanonimiseerd. Na anonimisering kun je het mailadres van deze klanten niet meer achterhalen via de database. Zolang ze nog niet geanonimiseerd zijn kun je het mailadres wel terugvinden in het rapport ‘Bezoekers van een opvoering’.

Om aan de wetgeving te blijven voldoen kunnen we het anonimiseren vanuit ActiveTickets niet zomaar uitschakelen. Om er zeker van te zijn dat je deze bezoekers nog kunt benaderen na een langere periode (afhankelijk van de duur van het Corona probleem) kun je eventueel de bezoekers van de afgelaste opvoeringen specifiek voor deze situatie exporteren naar Excel. Vergeet niet om het bestand dan weer van je computer te verwijderen zodra de bezoekers de benodigde informatie hebben ontvangen.

Voor alle opties geldt: Als je twijfelt over een bepaalde handeling neem dan eerst contact op met onze Support afdeling, dit kan per mail op support@activetickets.com of telefonisch tijdens kantooruren op +31 (0)30 207 41 30.  Zodat wij je vooraf goed kunnen adviseren!