Voorstellingen overzicht

Algemeen

Dit scherm in Backoffice 3 vervangt de oude Opvoeringen lijst. Het nieuwe Voorstellingen overzicht (in het menu onder Programma) geeft je veel meer mogelijkheden voor controles op inrichting en het doorvoeren van wijzigingen in je voorstellingen (= opvoeringen of activiteiten). Je kunt het scherm flexibel aanpassen aan je eigen situatie en en de actie die je zelf wilt doen.

De belangrijkste verschillen met het oude scherm zijn:

Je kunt zelf bepalen welke informatie je ziet, via de “kolommen kiezer”, en de volgorde en breedte van de kolommen ook naar wens instellen
Je hebt meer & eenvoudige snelfilters voor periodeselecties
Je kunt meerdere filters met elkaar combineren voor het juiste overzicht
Je kunt de meeste instellingen van een voorstelling direct editen in het overzicht zelf
Je kunt voor de meeste instellingen een wijziging doorvoeren op meerdere voorstellingen tegelijk via batch edit
Je kunt via snelkoppelingen doorklikken om onderdelen te bewerken (zoals Event, Locatie, Capaciteitenschema etc)
Er zijn extra icons voor snelle signalering van bepaalde afwijkingen, zoals een maan icon bij programmering die over de nacht heen gaat, of een wereldbol in de Status kolom welke aangeeft dat er online verkoop is

Wat doe je in het Voorstellingen overzicht?

Je kunt vanuit hier je voorstellingen (opvoeringen) beheren. Dit zijn de specifieke speelmomenten - dus de dagen en tijden - van de Events (Event = de specifieke performance, activiteit of film zelf).

Je kunt hier:

Bestaande voorstellingen inzien en wijzigen (direct in het overzicht of via het pennetje - deze verwijst nu nog naar het oude detailscherm)
Controles doen op je voorstellingen wat betreft bepaalde instellingen, dus in een oogopslag zien of er iets niet goed staat
Specifieke voorstellingen opzoeken via uitgebreide filters en de zoekfunctie
Een overzicht van voorstellingen naar Excel exporteren
Een voorstelling verwijderen (alleen als kassa's uit staan en alle eventuele transacties zijn teruggeboekt). Let op: dit heeft direct impact op rapportages, dus doe dit alleen als je zeker weet - bijvoorbeeld bij een testvoorstelling - dat deze verwijderd mag worden

Weergave

Met de "kolommen kiezer" rechtsboven in het scherm kies je welke informatie je wilt zien in je overzicht:

Met deze knop ernaast zet je de standaard weergave terug:

Je maakt kolommen smaller of breder door met je muis de rand van de kolomheader te verslepen.

Werk je op een klein scherm? Zet je browser op de gewenste zoomfactor om de lettergrootte en hoeveelheid regels aan te passen aan je eigen wens.

Je kunt de inhoud van je lijst verversen met de refresh knop boven de lijst. Dit doe je bijvoorbeeld als je ergens anders in de backoffice nieuwe voorstellingen hebt aangemaakt of andere wijzigingen hebt doorgevoerd die je in je lijst wilt zien. Dit werkt hetzelfde als het verversen van je browser.

In de velden op een regel zie je een snelkoppeling als je met je muis erover heen gaat:

Klik je hierop, dan opent zich een nieuwe tab in de backoffice waar je het onderdeel direct kunt bewerken.

Periode en filters

De standaard periode die je ziet voor je voorstellingen is de huidige maand. Met het Periode bereik filter kun je een andere periode kiezen, door specifieke data in te vullen of de snelfilters te gebruiken. Klik hiervoor op de Periodeselectie links bovenin het scherm:

Kies de gewenste periode in het uitklapvenster en klik op OK, je selectie wordt dan doorgevoerd.

Om "Opvoeringen zonder datum" te zien die gebruikt worden voor de registratie van de verkoop van passen, donaties en andere producten, klik je op het snelfilter Zonder datum.

Voeg eenvoudig 1 of meer extra filters toe om je lijst op de gewenste eigenschappen te filteren via de Filter toevoegen-knop. Kies uit de dropdown in het uitklapwindow op welke eigenschap je wilt filteren, bijvoorbeeld Genre of een bepaald Event.

Algemene acties

Bovenin het scherm zie je twee knoppen voor het uitvoeren van acties op geselecteerde voorstellingen, Acties en een Verwijderen-afbeelding..

Deze zijn alleen actief als je een of meer voorstellingen geselecteerd hebt door op een regel te klikken of op het vakje voorin de regel.

Als je meerdere regels selecteert zie je bij de Acties knop hoeveel dat er zijn. Je kunt dan een wijziging gaan doorvoeren op alle gekozen items. Je kunt ook alle regels van je gefilterde weergave tegelijk aanvinken met het selectievakje in de rij met de kolomnamen:

Met het prullenbak icon verwijder je een voorstelling. Dit is alleen toegestaan als de voorstelling niet in de verkoop is (geen kassa's aan) en er zijn geen verkopen op gedaan. Het mag ook als alles van een voorstelling is teruggeboekt, bijvoorbeeld bij een testvoorstelling met testtransacties die je niet in je rapportages wilt terugzien.

Je moet de optie in een pop-up actief ontgrendelen, vanwege de impact die de actie kan hebben op rapportages. Denk eerst goed na of een show echt verwijderd mag worden, voordat je de optie actief maakt en een voorstelling verwijdert. Een verwijderde voorstelling komt daarna niet meer terug in rapportages.

Voorstellingen bewerken

Via dit overzicht kun je op verschillende manieren je voorstellingen bewerken:

Direct in het overzicht door te editen in de regel zelf. Een aantal kolommen kun je niet bewerken (alleen lezen), dit geldt voor kolommen waarbij het risico van bewerken via het overzicht te groot is. Voor de velden die je wel kunt wijzigen wordt een wijziging direct opgeslagen. Bij dropdown selecties - zoals bij kassa's - klik je op OK. Daar kun je een wijziging qua selectie ook nog annuleren via ESC op je toetsenbord..

Door naar de details van een voorstelling te gaan. Dit doe je via de blauwe knop met het pennetje voorin de regel. Je komt nu nog in het oude backoffice scherm voor details bewerken. Binnenkort komt de nieuwe detailpagina beschikbaar in de nieuwe backoffice.

Via de Acties-knop links bovenin. Deze wordt actief als je regels selecteert. Klik je hierop dan kun je kiezen voor de optie: Start wijzigen meerdere regels. Als je alles geselecteerd hebt kun je zelf kiezen of je de actie wilt uitvoeren op de items op de betreffende pagina of voor alle items in je filter.

Omdat een bulk wijziging grote impact kan hebben, gebeurt het uitvoeren van zo'n actie in een aparte weergave, zodat je altijd ziet dat je met een bulk wijziging bezig bent. Je herkent deze weergave aan de blauwe balk boven het overzicht.

Klik in dit scherm bij 1 voorstelling op een waarde die je kunt aanpassen, en je wijziging wordt doorgevoerd op alle voorstellingen die je had geselecteerd. Let op: als je heel veel items in 1 keer (bijvoorbeeld 500) wijzigt, kan de verwerking langer duren dan bijvoorbeeld 10 items. Een voortgangsbalk geeft aan wanneer de wijziging overal is doorgevoerd. Wacht in dit geval tot de actie is afgerond.

Ben je klaar met het uitvoeren van de actie, verlaat je het bulk aanpassen-scherm via de knop Stop wijzigen meerdere regels. Je keert dan weer terug in het Voorstellingen overzicht.

***