Teksten bestelproces (websitedocumenten)

Algemeen

In Teksten bestelproces (voorheen Websitedocumenten) beheer je:

• de teksten van de bevestigingsmails voor aankopen en kassareserveringen en betalingen op factuur;
• andere speciale, zelf te bepalen teksten die in de webshop zichtbaar gemaakt kunnen worden als onderdeel van een specifieke functie (bijvoorbeeld voor de wachtlijstfunctie of cross-sell).

Je kunt zelf bepalen welke mappen je aanmaakt in dit beheer. Je kunt ook documenten tussen mappen slepen. Mappen waar documenten in zitten, mag je niet verwijderen.

Let op: de documenten die gebruikt worden voor bevestigingsmails worden aan de achterkant gekoppeld aan de mailverzending door ActiveTickets. 

Wijzig je iets in zo'n document, kan dat direct impact hebben op de mails die bezoekers ontvangen. Verwijder nooit zomaar zo'n document. Weet je niet meer precies welk document gebruikt wordt voor de bevestigingsmails? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen eventueel op verzoek een nieuw aangemaakt document koppelen.

Mappen aanmaken en beheren

Het is handig om in dit beheer voor jezelf een overzichtelijke mappenstructuur in te richten, waarin je minimaal de bevestigingsmail documenten kan onderscheiden van andere tekstdocumenten. In het oude beheer was de inrichting van deze structuur minder eenvoudig, dus herzie eventueel een oude mappenstructuur die nog bestond voor de release van dit nieuwe beheer.

Nu maak je snel nieuwe mappen aan en versleep je met je muis documenten eenvoudiger tussen de mappen. Hieronder een voorbeeld van de onderdelen die dit beheer kan bevatten qua mapnamen. Je kunt het uiteraard ook anders inrichten.

Map voor bevestigingsmails

Plaats onder een map Bevestigingsmails alle teksten voor de bevestigingsmails voor aankopen en reserveringen (de tickets zelf die als bijlage bij deze mail kunnen zitten beheer je bij E-tickets). 

Voor passen (CrewCard module), voor wallets (ActiveWallet) en voor gastenlijst ticket bevestigingsmails (Gastenlijst) kun je hier extra documenten aanmaken indien van toepassing, naast de standaard bevestigingsmails. Maak eventueel een aparte map voor de bevestigingsmails voor passen, omdat je per pastype een eigen inhoud kunt bepalen.

Map voor afvangpagina's

Standaard bevat het beheer aparte tekstbestanden die getoond worden op interne afvangpagina's binnen de webshop (Bestelling gelukt, Bestelling mislukt, Bestelling onzeker). Dit zijn pagina's binnen de webshop van ActiveTickets waarop een besteller terugkeert nadat hij/zij naar het online betaalplatform is gegaan. Een bezoeker keert alleen op deze pagina's terug als er geen afvangpagina's bestaan in de hoofdwebsite die gekoppeld zijn aan de webshop door ActiveTickets. 

Voor de meeste integraties geldt dat de bezoeker terugkeert op een pagina in de hoofdwebsite die is gemaakt door je eigen webbouwer, omdat dit voor een bezoeker de meest logische flow is. In dat geval wordt de inhoud van de pagina beheert in het CMS van de hoofdwebsite en niet in ActiveTickets. Je kunt de tekstbestanden voor afvangpagina's in het beheer in ActiveTickets wel bewaren in een aparte map als fallback, zodat er bij problemen met de afvangpagina's pagina's op de hoofdwebsite tijdelijk geswitcht kan worden naar een pagina in de webshop.

Map voor kaartsoort omschrijvingen

Een standaard mogelijkheid in het beheer van kaartsoorten in ActiveTickets is om een korte beschrijving te tonen bij een kaartsoort in de winkelwagen (bijvoorbeeld: Op vertoon van studentenkaart e.d.). Deze omschrijvingen kun je zelf aanmaken onder Teksten bestelproces, en daarna koppelen in een kaartsoort.

Map voor overige tekstdocumenten

Afhankelijk van de afgenomen modules kan dit beheer ook andere teksten bevatten, zoals teksten behorend bij de wachtlijst knop in de webshop, cross-sell, intersolve passen en de exclusieve verkoopperiode voor pashouders. Ons advies is om hier een eigen map voor aan te maken.

Een document kan de status actief of inactief hebben. De status van een document moet altijd actief zijn om het document te kunnen gebruiken. Je herkent een inactief document aan de doorhaling, zoals hieronder bij Factuur koptekst (behorend bij de originele factuurmodule).

Bevestigingsmails transactie

In Teksten bestelproces bepaal je zelf de inhoud van de mails die bezoekers krijgen na het afronden van een aankoop (de mail met de tickets) en na een reservering van tickets via de kassa (reserveringsbevestiging). 

Voor wat betreft de bevestigingsmails van aankopen geldt dat er onderscheid gemaakt kan worden tussen de standaard bevestigingsmail voor reguliere aankopen, en aparte bevestigingsmails voor de aankoop van een pas, een cadeaukaart/strippenkaart en specifiek voor de bevestiging van gastentickets (Gastenlijst).

Voor elk van deze  transactiemails geldt dezelfde standaard opbouw:

• Een eerste tekstgedeelte (al dan niet met logo) waarin de bezoeker bedankt wordt/de bevestiging krijgt van zijn order of reservering.
• De transactie informatie, waarin getoond wordt welke tickets en/of producten de bezoeker gekocht of gereserveerd heeft.
• Een afsluitende tekst (al dan niet met footer afbeelding).

Je maakt zelf documenten aan voor het eerste en het laatste deel: de header (koptekst) en een footer (voettekst), en je kunt deze in een editor direct opmaken (of de opmaak toevoegen via HTML). 

De transactiegegevens in de mail worden automatisch daarin geplaatst door ActiveTickets: het template en de opmaak van de transactie informatie worden ook beheerd door ActiveTickets. Wil je hier wijzigingen in (bijvoorbeeld qua lettertype, headers of het verbergen van informatie in dit gedeelte); neem dan contact op met onze Support afdeling.

Voor alle bevestigingsmails geldt dat de documenten voor gebruik gekoppeld moeten worden door ActiveTickets voor de mailverzending. 

Het is belangrijk om bij wijzigingen altijd zelf met een echte aankoop te testen hoe de mail eruit ziet die de klant krijgt, dus niet alleen op de preview af te gaan. Dit is nodig omdat de weergave van een opgemaakte mail ook erg afhankelijk kan zijn van het mailprogramma waarin de bezoeker de mail opent. Je kunt voor het testen het beste 1 transactie aanmaken op je eigen naam, en die dan na aanpassingen steeds opnieuw sturen naar jezelf via de knop Stuur e-mail naar bezoeker in Transactie inzien in de backoffice. Het maakt niet uit of het een gratis ticket is of een betaalde ticket. Houdt er wel rekening mee dat na een aanpassing het een paar minuten kan duren, voordat deze doorkomt.

Standaard bevestigingsmail aankopen 

Voor alle normale aankopen (met uitzondering van passen en cadeaukaarten en strippenkaarten) is de mail inhoud van de bevestigingsmail standaard hetzelfde ( dezelfde header en footer, ongeacht de aankoop). 

Het is wel mogelijk om bij aankoop van een specifieke voorstelling/activiteit een extra stukje tekst in de bevestigingsmail te plaatsen, zodat er voorstelling specifieke informatie aan de bezoeker gegeven kan worden. Wil je van deze mogelijkheid om voor voorstellingen extra tekst in te voegen gebruik maken, dan voegt ActiveTickets hiervoor een aparte tag toe op de gewenste positie in de bevestigingsmail. In het beheer van de betreffende voorstelling voer je dan zelf de extra tekst in bij de optie Extra tekst in bevestigingsmail.

In de bevestigingsmail zijn verder de volgende opties mogelijk:

• Een directe link naar de online bestelgeschiedenis van de ontvanger van de mail. Bij klikken op de link wordt de bezoeker automatisch ingelogd in zijn account. In het geval van een besteller die Zonder account besteld heeft krijgt de bezoeker wel toegang tot de historie via de klik op de link in de mail, maar uiteraard niet tot andere account functies. Je kunt deze optie ook gebruiken om een bezoeker te verwijzen naar de mogelijkheid om bijvoorbeeld Cineville tickets zelf te annuleren via de bestelhistorie (stel dan als linktekst bijvoorbeeld in: Klik hier om je Cineville ticket te annuleren). 
• Een directe link naar een online filmvertoning die is aangekocht (alleen bij gebruik van de Videoplatform koppeling).
• Een link naar de mobielvriendelijke ticket pagina (als deze optie in de webshop actief is voor je organisatie)

Neem voor toevoeging van bovenstaande extra's contact op met onze Support afdeling, om er zeker van te zijn dat deze links correct staan ingesteld.

Standaard reserveringsbevestiging 

In de kassa kunnen ook kaarten gereserveerd worden voor een bezoeker. Kaarten worden daarbij wel vastgelegd voor een bezoeker, maar de aankoop is nog niet afgerond. Je kunt hiervan een reserveringsbevestiging sturen aan de bezoeker vanuit de kassa. Omdat de aankoop nog niet is afgerond zitten hier nog geen tickets bij. 

Je kunt voor een reservering een andere inhoud instellen dan voor de normale aankoop bevestiging. Je maakt voor reserveringen daarom een aparte header en footer met eigen inhoud aan. De inhoud is voor alle reserveringen hetzelfde.

In de reserveringsbevestiging is de volgende extra optie mogelijk:

• Een betaallink voor het online kunnen betalen van een reservering, waarna de tickets automatisch verzonden worden naar de bezoeker. Dit is een betaalde functie (pay-by-mail). Neem contact op met onze sales afdeling als je hierin interesse hebt. Werk je met een betaallink, pas deze dan nooit zelf aan, of laat na een aanpassing deze controleren door support, zodat deze ook na de aanpassing goed werkt.

Standaard bevestigingsmail ActiveWallet 

Als je strippenkaarten en/of cadeaukaarten verkoopt via ActiveWallet, dan kun je hiervoor een aparte header en footer instellen, omdat dit een speciaal type product is waarbij ook een bon wordt opgewaardeerd. Voor alle wallettypes is de inhoud hetzelfde, dus als je beide types verkoopt plaats je een uitleg voor beide types in deze mail inhoud. Zie hiervoor verder de handleiding ActiveWallet.

Standaard bevestigingsmail Gastenlijst 

Als je met de Gastenlijst module werkt, dan kun je hiervoor ook een aparte header en footer instellen, omdat het sturen van gastentickets geen normale aankoop betreft. Je kunt zelf kiezen of je de transactie informatie wel of niet in de mail wilt opnemen. Geef je wens aan bij onze Support afdeling, waar dit kan worden ingesteld.

Bevestigingsmails voor passen

Als je met de CrewCard module werkt, dus met bezoekers- en of medewerkerspassen, dan kun je zelf per pastype bepalen welke mail inhoud er gestuurd wordt na een aankoop. Indien gewenst kun je voor elke pas een eigen mailinhoud maken, dus een eigen header en footer document. Je koppelt deze documenten in de pasinrichting zelf. 

Overige tekstdocumenten

In dit beheer kun je ook tekstbestanden aanmaken die gebruikt worden voor specifieke functies in de webshop. Zie voor meer uitleg hierover de handleidingen van de functies waar het om gaat. Zoals:

• Uitleg teksten die te koppelen zijn bij een cross-sell aanbieding
• Wachtlijst documenten
• Teksten behorend bij de factuurmodule (originele factuurmodule)
• Speciale kaartsoortomschrijvingen
• Uitleg bij een exclusieve voorverkoopperiode voor pashouders

Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support afdeling. We helpen je graag verder.

***