Handleiding Wachtlijst
In deze handleiding
Algemene inleiding
Stel de wachtlijst in voor al je populaire voorstellingen, zodat de bezoekers zich hier voor kunnen inschrijven wanneer de voorstelling uitverkocht is. Wanneer er transacties geannuleerd worden, kunnen er nieuwe bezoekers benaderd worden op een zelf te bepalen volgorde van de wachtlijst. je kan zelf bepalen voor welke opvoeringen de wachtlijst functionaliteit activeert. Deze functionaliteit staat dus niet standaard aan. Welke voorbereidingen je moet treffen, hoe je de wachtlijst functionaliteit activeert voor specifieke opvoeringen en hoe je kaarten toewijst aan iemand op de wachtlijst lees je in onderstaande handleiding.
Het maken en instellen van een tekstdocument voor de wachtlijst.
Voordat je de wachtlijst in gaat stellen, maak je eerst de tekst aan die de bezoeker te zien krijgt bij het aanklikken van de wachtlijst. Dit is voor de uitleg naar de bezoeker zodat deze weet wat hij/zij moet doen om zichzelf op de wachtlijst van een specifieke opvoering te plaatsen indien deze is uitverkocht.. Het aanmaken van het tekstdocument doe je als volgt:
Ga naar de tegel ' Websitekarakteristieken' in de backoffice. Klik hier op het bovenste mapje 'Root'. Er verschijnen 'Opties' aan de linkerzijde. Klik op de optie 'Toevoegen'.
Hier vul je de tekst in die je wilt dat de bezoeker te zien krijgt. Zorg er voor dat je in deze tekst helder uitlegt hoe de functionaliteit werkt en wat de bezoeker moet doen om zichzelf op de wachtlijst te plaatsen. Kies na het aanmaken van de tekst onderaan de pagina voor ' Opslaan'.
Maak hierna nog een tekstdocument aan voor de tekst die de bezoeker krijgt na plaatsing op de wachtlijst. Een uitgebreide uitleg over Websitedocumenten aanmaken vindt je hier. Heb je de documenten klaar, laat het ons dan weten. Dan koppelen wij deze aan de Wachtlijst functionaliteit.
Het activeren van de wachtlijst voor een specifieke opvoering
In onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe je de wachtlijst functionaliteit activeert voor een specifieke opvoering.
Om de wachtlijst te activeren voor een specifieke opvoering klik je op de tegel ' Opvoeringen'.
Klik op de ' opvoering' waarvoor je de wachtlijst wilt aanzetten en kies je voor de optie 'Wijzigen'.
Nu de opvoering is geopend ga je naar het tabblad ' Verkoop' en vink je het vakje 'Start wachtlijst bij uitverkocht' bij Toon Wachtlijst aan. Hierna kies je voor 'Opslaan'.
Hoe werkt dit in de webshop voor een bezoeker?
Hoe de bezoeker zichzelf op de wachtlijst kan plaatsen kan je in onderstaande stappen zien. In drie simpele stappen kan de bezoeker aangeven welke kaartsoort men zou willen en hoeveel kaarten de bezoeker wenst.
In de webshop ziet de bezoeker het volgende scherm als een opvoering is uitverkocht en de wachtlijst in de backoffice is aangezet. Om verder te gaan klikt de bezoeker op de knop ' Wachtlijst'. 
De bezoeker komt op de volgende pagina terecht, naast de opvoering informatie is de tekst te zien waarin de werking van de wachtlijst wordt uitgelegd en wat de bezoeker precies moet doen om zichzelf op de wachtlijst te plaatsen. Deze bezoeker selecteert de gewenste kaartsoort en het aantal kaarten welke de bezoeker zou willen ontvangen als deze vrij zouden komen indien deze vrijkomen. Zodra de bezoeker dit heeft gedaan klikt de bezoeker op de knop ' Plaats op de wachtlijst'.
Na dat bezoeker op de knop ' Plaats op de wachtlijst' heeft geklikt volgt de bevestiging dat de bezoeker op de wachtlijst van de opvoering is geplaatst en dat er contact met hem/haar wordt opgenomen indien er kaarten vrijkomen.
De wachtlijst opvragen en kaarten toewijzen aan een bezoeker in de Boxoffice
Indien er kaarten vrijkomen voor een specifieke opvoering dan kan je deze kaarten toewijzen aan een bezoeker. De inschrijvingen gaan niet op volgorde van binnenkomst. Hier is voor gekozen omdat de bezoeker kan aangeven welke kaartsoort hij/zij wil en ook het aantal. Indien er bijvoorbeeld 4 kaarten vrijkomen dan kan je er voor kiezen om twee bezoekers te benaderen die elk 2 kaarten willen. Je kan er echter ook voor kiezen om 1 bezoeker te benaderen die 1 kaart wil en 1 bezoeker die drie kaarten wil. Hier ben je volledig vrij in. Ons advies is wel om eerst contact met de bezoeker op te nemen en na te gaan of men deze kaarten nog wilt. Indien dit het geval is kan je onderstaande stappen doorlopen.
Om te controleren of er bezoekers op de wachtlijst van een opvoering staan, open je de Boxoffice en selecteer je de betreffende opvoering (welke uitverkocht was).
Als je dit hebt gedaan kies je voor het tabblad ' Afhalen', Onderaan in het linker deel van scherm zie je wachtlijst inschrijvingen. Je ziet om welke bezoeker(s) het gaat, welke kaartsoort de bezoeker wilt en hoeveel kaarten deze bezoeker wilt, tevens zie je het e-mailadres van de betreffende bezoeker.
Indien je een bezoeker de gewenste kaarten wilt toewijzen dan selecteer je de gewenste transactie door in het wachtlijst overzicht op de blauwe knop te klikken (met hierin het transactienummer van de wachtlijst inschrijving). Hierna kun je net als bij een reguliere transactie kiezen om de kaarten te reserveren of de kaarten af te rekenen.
Als je de functionaliteit PaybyMail gebruikt, kun je er ook nog voor kiezen om de bezoeker de kaarten via een link in de e-mail te laten betalen. Als je interesse hebt in PaybyMail, kun je contact opnemen met onze Sales afdeling.