Vriendenloterij VIP-KAART checker (VSCD)

Algemeen

Met de Vriendenloterij VIP-KAART checker kunnen kaarthouders van de Vriendenloterij tickets bestellen voor de helft van de standaardprijs, waarbij de Vriendenloterij de andere helft van de kaartprijs vergoed aan het theater.

Om van dit voordeel gebruik te maken, vult een VIP-KAART houder in het bestelproces het kaartnummer, en de bijbehorende postcode en huisnummer in.
De geldigheid wordt vanuit de winkelwagen live gecontroleerd bij de Vriendenloterij, evenals geldende limieten per voorstelling of kaartsoort voor de pashouder.
In 1 bestelling kunnen meerdere VIP-KAARTEN worden gevalideerd voor de bestelling.
De functie kan ook gebruikt worden voor kassareserveringen met een pay-by-mail link, waarbij in dat geval het kaartnummer wordt gecheckt bij het online betalen van de reservering.
Boekingen worden (met de meest actuele instellingen uit 2026) real-time doorgegeven aan de Vriendenloterij.
Vanaf 10 juni 2026 is de checker ook beschikbaar in de kassa, zodat ook daar kaartvalidatie mogelijk is voor een aankoop. Ook vanuit de kassa worden boekingen en terugboekingen real-time doorgegeven aan de Vriendenloterij.

In 2025 hebben geselecteerde theaters een pilot gedraaid met de koppeling, die als eerste worden aangesloten op de aanvullende werking die in 2026 is toegevoegd:

Voor VSCD leden geldt dat kopers via de koppeling maximaal 4 kaarten per kalenderjaar mogen bestellen
Voor VSCD leden geldt dat kopers via de koppeling maximaal 1 kaart per voorstelling mogen bestellen
Voor VSCD leden geldt dat kopers via de koppeling tot maximaal vier maanden voor een voorstelling mogen bestellen

Vanaf januari 2026 kunnen theaters die ook aangesloten willen worden op deze koppeling dit aangeven in een aanmeldformulier op de VSCD website.

Belangrijk

Deze koppeling is gebouwd in opdracht van de VSCD (Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties) en de Vriendenloterij, waarbij de werking aansluit bij de afspraken die de VSCD hierover heeft met de Vriendenloterij. Denk aan geldende limieten voor pashouders, regels tot hoe lang van tevoren besteld mag worden en afspraken over de manier waarop wordt afgerekend met de VSCD.

Er zijn daarom bijzondere voorwaarden verbonden aan de implementatie hiervan, wat betekent dat niet alle organisaties hierop zomaar kunnen worden aangesloten. Check bij je eigen organisatie of jouw organisatie aan de volgende voorwaarden voldoet:

Je organisatie is aangesloten bij de VSCD.
Je organisatie heeft zelf een ANBI-status.
Je organisatie is gelieerd aan een stichting met een ANBI-status. De tickets worden verkocht door die stichting en de afrekening met de Vriendenloterij vindt ook plaats via die stichting.

In dat geval kan voor aansluiting een aanvraag worden ingediend volgens de standaardprocedure die de VSCD daarvoor communiceert.

Voldoet je organisatie niet aan de voorwaarden, maar heb je wel een partnership met de Vriendenloterij? Dan zijn er soms wel mogelijkheden om toch hierop aangesloten te worden. Overleg dan eerst zelf met de Vriendenloterij of een uitzondering gemaakt kan worden en over de consequenties daarvan voor afspraken over limieten en afrekening. Per aansluiting kan bekeken worden welke mogelijkheden er zijn.

Let op: deze koppeling is niet hetzelfde als de (oudere) kassakoppeling via Intersolve voor de Vriendenloterij.

Rapportages en afrekening

Bij deze koppeling horen ook twee rapportages die nodig zijn voor de doorgifte van aankoopdata aan de Vriendenloterij en voor de vergoeding per ticket aan het podium: een kwartaalfactuurbijlage en de doorgifte van aankoopinformatie per kaarthouder aan de Vriendenloterij voor marketing doeleinden.

De factuurbijlage is beschikbaar in de backoffice zodra de koppeling actief is. Meer informatie hierover lees je hier. De doorgifte van de aankoopinformatie per kaarthouder aan de Vriendenloterij vindt sinds de wijzigingen in 2026 automatisch plaats op het moment dat de boeking gedaan wordt (dit vervangt de eerdere rapportage upload naar de ftp server van de Vriendenloterij).

Online Vriendenloterij VIP-KAART checker

Werking algemeen

Voor het kopen van een Vriendenloterij VIP-KAART ticket vindt in de webshop een controle van het kaartnummer met postcode en huisnummer plaats. Bij een geldige check, waarbij een kaarthouder nog voldoende recht heeft op een kaart, wordt een bijbehorende kaartsoort zichtbaar die hiervoor in het prijzenschema van de voorstelling zit. Pas dan kan de kaartsoort worden toegevoegd aan het winkelmandje. Vriendenloterij kaarten kunnen in combinatie met andere kaartsoorten of producten worden aangeschaft.

De controle op de actuele geldigheid vindt bij elke bestelsessie opnieuw plaats. Het kaartnummer wordt niet aan een bezoeker in ActiveTickets gekoppeld, maar alleen in de achtergrond aan een transactie, dus werkt ook in combinatie met de ActiveTickets optie Bestellen zonder account. De zichtbaarheid van Vriendenloterij kaartsoorten is niet afhankelijk van een bezoekerskenmerk.

Er zijn bij het bezoek aan de locatie geen vervolgacties nodig om de aankoop van de Vriendenloterij VIP-KAART ticket te bevestigen via de koppeling, zoals bij andere externe passen vaak wel het geval is.

Specifiek voor VSCD leden wordt gecontroleerd op een maximale limiet van 4 kaarten per kalenderjaar per VIP-KAART, een limiet van 1 per voorstelling en een beperking op het boeken voor een voorstelling die meer dan 4 maanden in de toekomst ligt. Voor andere partners kunnen andere limieten gelden. Informeer naar de afspraken voor jouw organisatie.

Houdt er bij activatie rekening mee dat de bijbehorende onderdelen mogelijk gestyled moeten worden door de webbouwer die de CSS van de webshop beheert. ActiveTickets kan hiervoor aparte styling informatie delen rechtstreeks met je webbouwer.

Bestelflow voor de bezoeker

Voor het bestellen van een kortingskaart doorloopt de besteller de volgende stappen:

Bezoeker gaat naar de website van het podium.
Via een bestelknop in de reguliere agenda of op een aparte pagina voor deelnemers van de Vriendenloterij komt een bezoeker in de webshop van ActiveTickets. Afhankelijk van het standaard inlogproces van het podium kan de bezoeker dan al ingelogd zijn, of de bezoeker logt pas later in.
Bezoeker klikt boven de kaartsoort keuze op een link om aan te geven dat hij/zij een Vriendenloterij VIP-KAART heeft.

Bezoeker vult in de invoervelden die zichtbaar zijn geworden de juiste kaartgegevens in, van 1 of meer VIP-KAARTEN. Een standaard beginwaarde van 8101 staat vooraf al ingevuld (wel aanpasbaar in geval van een afwijkend startnummer).

Bij het huisnummer mag alleen een nummer worden ingevoerd, dus zonder toevoegingen zoals bis, A, etc. Alleen een geldige invoer maakt de bijbehorende kaartsoort zichtbaar. Bij een ongeldige invoer verschijnt hiervan een melding.

Succesvol gecontroleerde kaartnummers worden in de bestelsessie onthouden en getoond. Het resterende recht van de limiet van maximaal 4 per jaar per VIP-KAART wordt daarbij getoond. Voor elke kaart kan dit anders zijn.

Bezoeker kiest het gewenste aantal Vriendenloterij VIP-tickets uit de lijst van tarieven. Er geldt een limiet van maximaal 1 per kaartnummer per individuele voorstelling (niet productie). Bij 2 VIP-KAARTEN kun je dus voor een voorstelling 2 tickets bestellen. Bij een overschrijding van een limiet krijgt de bezoeker hiervan direct een melding. De limieten worden nog extra gecontroleerd zodra de bezoeker naar het betaalplatform gaat. Bij afrekenen wordt opnieuw gecontroleerd of de limieten per kaart nog steeds hetzelfde zijn als bij de invoer, om fraude met meerdere bestelsessies of tussentijdse aankopen elders te voorkomen.

Extra note: Het kan voorkomen dat een bezoeker zelf na het valideren van zijn/haar VIP-KAART in het bestelproces vergeet om een Vriendenloterij VIP kaart tarief te selecteren. Daarom wordt bij het doorgaan naar betalen nog extra gecheckt of iemand wel een VIP-KAART tarief heeft toegevoegd. Zo niet, dan krijgt de bezoeker daarover een melding te zien. De inhoud van het mandje kan dan worden aangepast voordat de bezoeker doorgaat naar het betaalplatform.

Extra note: voor organisaties waar de VSCD regels voor gelden, wordt bij het toevoegen van een kaart ook erop gelet of er al geboekt mag worden (in verband met de boekingshorizon van 4 maanden). Een bezoeker ziet een uitleg wanneer toch kaarten voor een voorstelling gekozen worden, waarvoor nog niet gekocht mag worden.

Na afronding van de betaling wordt de boeking direct doorgegeven aan de Vriendenloterij. Let op: als een bezoeker een openstaande betaalsessie heeft voor een bestelling waarvoor een VIP-KAART gebruikt is, dan is de boeking al doorgegeven aan de Vriendenloterij. Bij een cancel van een betaling of het te lang uitblijven daarvan, wordt de boeking bij de Vriendenloterij ook teruggedraaid.

Het kaartnummer (of de meerdere kaartnummers) waarmee de bestelling wordt afgerond wordt in ActiveTickets bij de aankoop zelf opgeslagen ten behoeve van de benodigde rapportages en het checken op limieten bij vervolgaankopen op dit kaartnummer.

Bij vragen van een bezoeker over een aankoop die gedaan is met een VIP-KAART kan een gebruiker de aankoop wel controleren als hij/zij het kaartnummer specifiek ontvangt van de bezoeker, maar andersom heeft een gebruiker in ActiveTickets geen inzage in de kaartnummers in verband met fraudebeperking.

Inrichting in de backoffice

Na activatie van de koppeling door ActiveTickets kan de online checker gebruikt worden. De invoeroptie voor de VIP-KAART wordt pas zichtbaar als in het prijzenschema van de voorstelling een Vriendenloterij VIP-KAART tarief aanwezig is. Er zijn een aantal onderdelen om in te richten.

Kaartsoort

Maak bij Kaartsoorten een nieuwe kaartsoort aan die gekocht moet kunnen worden met een Vriendenloterij VIP-KAART. Het maakt niet uit dit er maar 1 is in het systeem of dat je wilt werken met verschillende kaartsoorten, als dit om wat voor reden dan ook nodig is voor rapportages.

De kaartsoort moet wel altijd als naam hebben: Vriendenloterij VIP-KAART, dit is in opdracht van de Vriendenloterij in verband met herkenbaarheid voor bezoekers en consistentie bij de verschillende partners. Geef de kaartsoorten door aan de supportafdeling van ActiveTickets. ActiveTickets koppelt deze aan de online checker.

Er hoeft geen limiet in de kaartsoort te worden ingesteld, tenzij er in de partnership met de Vriendenloterij voor je organisatie afwijkende afspraken zijn. Het maximum van 1 per kaart per voorstelling en een eventueel geldende jaarlimiet per kaarthouder is onderdeel van de koppeling voor VSCD leden.

Zorg dat de kaartsoort altijd bovenaan komt te staan in de kaartsoortenlijst die een bezoeker ziet, dit regel je met de instelling Volgorde in de kaartsoort. Dit voorkomt dat bezoekers na het checken van de VIP-KAART niet direct de kortingskaart zien.

Prijzenschema

Voeg de Vriendenloterij VIP-KAART kaartsoort toe in het prijzenschema van de voorstellingen waarin deze beschikbaar moet zijn. De verkoopprijs is voor theaters die gebruik maken van de Vriendenloterij koppeling volgens afspraken met de VSCD, een kortingsprijs die 50% korting geeft op het standaardtarief. De Vriendenloterij keert de andere helft van de prijs uit als vergoeding. Stel daarom als boekingsprijs de standaardprijs die het ticket gekost had zonder de VIP-korting.

Check voordat je dit instelt altijd eerst de actuele afspraken over de vergoeding met de Vriendenloterij en VSCD.

Kenmerk

Voor de werking van deze online checker is in principe geen bezoekerskenmerk nodig, want de kaartsoort wordt zichtbaar op basis van geldige kaartinvoer. Het is wel wenselijk voor het makkelijker kunnen volgen van de aankopen in rapportages en ActiveDashboards, en om terug te kunnen zien welke bezoekers aankopen hebben gedaan met een VIP-KAART. We adviseren daarom altijd een kenmerk aan te maken bij Kenmerken bezoeker. Geef dit kenmerk eenmalig door aan ActiveTickets.

Het kenmerk wordt bij een Vriendenloterij VIP-KAART aankoop automatisch gekoppeld aan de bezoeker. Bij Zonder Account bezoekers blijft het gekoppelde kenmerk ook behouden na anonimiseren van de persoonsgegevens.

Let op: beperk de Vriendenloterij VIP-KAART kaartsoort zelf niet met het kenmerk. Doe dit alleen tijdelijk als je de koppeling wilt testen en je de kaartsoort alleen voor bepaalde bezoekersaccounts zichtbaar wilt maken.

Webshop teksten

Bij de online checker zijn er diverse standaard teksten behorend bij de velden voor de kaartinvoer. Deze hoeven niet apart ingesteld te worden. Wil je hierin toch wat wijzigen, dan kan dat via het reguliere tekstbeheer in de backoffice. ActiveTickets kan voor de gewenste teksten de juiste tekstdocumenten beschikbaar maken.

Het is mogelijk om een uitleg voor de bezoeker toe te voegen boven de in te vullen kaartgegevens, bijvoorbeeld over de regels wat betreft limieten en de boekingshorizon van 4 maanden. Geef de tekst door aan ActiveTickets voor het toevoegen hiervan.

Exclusieve verkoopperiode

Maak je wel eens gebruik van de mogelijkheid om een exclusieve voorverkoopperiode voor pashouders in te stellen? Dan kun je optioneel Vriendenloterij VIP-KAART houders ook het recht geven om te kopen in deze voorverkoopperiode. Dit is een onderdeel dat niet specifiek voor de VSCD is gebouwd, maar al in een eerdere koppeling aanwezig was en in de nieuwe koppeling is meegenomen.

Als de Vriendenloterij koppeling actief is en je maakt gebruik van de uitgebreide passenmodule van ActiveTickets (Crewcard-module), dan zie je twee extra instellingen in het beheer van een pas. Hiermee maak je de exclusieve voorverkoop ook beschikbaar voor VIP-KAART houders. Bepaal zelf of ze in de voorverkoop alleen de kortingskaart mogen kopen, of ook andere tarieven van de voorverkoop.

Stel je geen van deze instellingen in, dan kan een Vriendenloterij VIP-KAART houder niet kopen tijdens zo’n exclusieve verkoop (behalve voor voorstellingen die hiervan zijn uitgesloten).

Vriendenloterij export categorie

In de backoffice bij Genres is het vereist om de juiste Vriendenloterij export categorie in te stellen, anders accepteert de Vriendenloterij de boeking niet en krijgt de bezoeker daarover de onderstaande foutmelding in de webshop bij het afrekenen.

Voor VSCD leden moet altijd worden ingesteld: Theater, musicals en concerten

Let op: dit is hoofdletter en tekengevoelig, dus dit moet de exacte benaming zijn. Voor andere organisaties kan een ander verplicht label gelden. Stem dit dan af met de Vriendenloterij.

Aankoop met Vriendenloterij VIP-KAART controleren

In verband met fraudebeperking is het kaartnummer van de VIP-KAART zelf niet zichtbaar bij een transactie in de kassa.

Wil een bezoeker weten welke transacties er zijn gedaan met zijn VIP-KAART en waarom hij een melding krijgt van overschrijding van de bestellimiet, dan is het wel mogelijk om met het specifieke kaartnummer de transacties terug te vinden in de backoffice. De bezoeker moet hiervoor het kaartnummer zelf aangeven. Om te zien welke aankopen gedaan zijn met de kaart, voer je dit kaartnummer in de backoffice in bij de functie Zoek met externe vouchercode. Deze functie geeft de transactienummers en het e-mailadres waarmee besteld is (het e-mailadres alleen bij nog niet geanonimiseerde bezoekers).

Vriendenloterij VIP-KAART in de kassa

Tot juni 2026 was het al mogelijk om een reservering voor een Vriendenloterij VIP-KAART te maken, en een pay-by-mail link te sturen nBaar de bezoeker, waarbij de VIP-KAART in het afrekenproces gecontroleerd wordt. Vanaf 10 juni 2026 is het in de kassa (Boxoffice) mogelijk om een VIP-KAART ook direct in de kassa te valideren voor een aankoop. De boeking wordt dan direct doorgegeven aan de Vriendenloterij. Hetzelfde geldt voor een terugboeking.

Inboeken van een Vriendenloterij VIP-KAART in de kassa

Voeg een Vriendenloterij VIP-KAART ticket toe aan de transactie
Bij het afronden van de transactie komt er een pop-up (qua lay-out vergelijkbaar met de checkers van andere kaarten, zoals Cineville, gemeentepassen). Voer het VIP-KAART nummer in bij barcode. Vraag aan de bezoeker de bijbehorende postcode en huisnummer. Deze velden zijn vereist om verder te kunnen.

Klik op Postcode en vul in de nieuwe pop-up de postcode en het huisnummer in.

Klik op de knop Aanmelden/Teruggeven voor elke ingevoerde kaart. Dan wordt de kaart gecontroleerd bij de Vriendenloterij. De regel wordt groen als de kaart geldig is en de kaarthouder heeft nog voldoende recht om kaarten te kopen. Bovenin zie je hoeveel kaarten iemand nog mag kopen van de maximale limiet.

Als er alleen een Vriendenloterij kaartsoort in de transactie zit, en de controle is succesvol, dan zal de pop-up automatisch sluiten. Wil je dit niet klik dan op Stop auto ok linksonder in de pop-up. Met het groen worden van de regel is de kaart al aangemeld bij de Vriendenloterij. Wil je dit om wat voor reden dan ook terugdraaien, kun je in de pop-up op Teruggeven klikken. De boeking is dan teruggedraaid bij de Vriendenloterij.

Als de kaart niet geldig is of er is een andere reden waarom de kaarthouder niet mag boeken, wordt dit getoond met een melding in de pop-up, bijvoorbeeld "Limiet bereikt van 4 gekochte kaarten". Voer dan een geldige kaart in, of verwijder de kaartsoort uit de transactie.

Een kaartnummer waarmee een Vriendenloterij ticket is gekocht wordt niet getoond in het kassascherm bij een transactie ter voorkoming van fraude. Je kunt wel zien dat een kaart is gevalideerd via de checker aan de blauwe puntjes onder de ticket in de transactie:

Terugboeken van een Vriendenloterij VIP-KAART in de kassa

Een kaart die is gekocht met een gecontroleerde Vriendenloterij VIP-KAART kan teruggeboekt worden in de kassa. De terugboeking wordt doorgegeven aan de Vriendenloterij, zodat ook het recht op aankoop voor de kaart wordt gecorrigeerd.

Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support Afdeling. We helpen je graag verder.

***