Inactieve accounts inzien en verwijderen
Uit de AVG volgt dat je bezoekersaccounts niet langer mag bewaren, wanneer dit niet meer te verantwoorden is vanuit het doel waarvoor de persoonsgegevens oorspronkelijk werden verzameld. Accounts waarop voor langere duur geen activiteit meer heeft plaatsgevonden zul je dus moeten verwijderen uit je database. Omdat er geen wettelijke bewaartermijn is vastgelegd in de AVG, kan de Verwerkingsverantwoordelijke (= klant van ActiveTickets) zelf een maximale bewaartermijn bepalen voor zogenaamde inactieve accounts. Een algemene richtlijn voor klantgegevens is 2 jaar, maar dit kan - afhankelijk van de organisatie - ook 5 jaar zijn.
De Verwerkingsverantwoordelijke organisatie moet zelf zorg dragen voor de verwijdering van zogenaamde "inactieve accounts" volgens de eigen, vastgestelde bewaartermijn.
Omdat ActiveTickets als Verwerker geen eigenaar is van de bezoekersdata in de database, is dit proces niet geautomatiseerd. ActiveTickets voorziet wel in een eenvoudig hulpmiddel om via Bezoekersbeheer aan deze verplichting te kunnen voldoen. De Inactieve accounts-rapportage stelt je in staat om inactieve accounts op te sporen en in bulk te verwijderen. Hieronder vind je de handleiding.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers die beschikken over het AVG-recht.
Inactieve accounts inzien en verwijderen
Stap 1: Ga naar Bezoekers in het hoofdmenu.
Stap 2: Klik op de tegel Inactieve bezoekersaccounts.
Stap 3: Je komt in een scherm waarmee je alle bezoekers in je database kunt opsporen, die voor langere tijd geen bestellingen meer hebben geplaatst.
- Je kunt zelf de periode bepalen in het vakje voor datumselectie. Als je geen datum invult wordt standaard uitgegaan van een periode van 2 jaar. De minimale periode is 6 maanden in het verleden.
- Je kunt ervoor kiezen om bezoekers met nieuwsbrief op "Ja" uit te sluiten van je selectie. Plaats hiervoor het vinkje bij deze optie.
Je kunt ervoor kiezen om bezoekers die specifieke Toestemmingen hebben gegeven uit te sluiten van je selectie. Plaats hiervoor het vinkje bij deze optie. Dit betreft de Toestemmingen zoals ingericht via de AVG-toestemmingfunctie. Dit kunnen ook marketing-toestemmingen zijn.
Klik op
zoek als je de criteria hebt bepaald.
Stap 4: Na het klikken op
zoek wordt door ActiveTickets een lijst gegenereerd van alle accounts, waarop
na de ingestelde datum in het verleden geen transactie meer geregistreerd is. Afhankelijk van de hoeveelheid data kan het genereren enkele seconden in beslag nemen, voordat de lijst getoond wordt.
In het rapport zie je naast de basale klantgegevens ook:
de datum waarop het account in ActiveTickets is aangemaakt in de kolom
Registratiedatum.
de datum van de laatste transactie van de bezoeker in de kolom
Laatste transactie. Wanneer deze kolom geen datum bevat, dan is er nooit een bestelling geplaatst op het betreffende account.
Stap 5: Via de knop
Verwijderen x bezoekers kun je alle bezoekers uit het opgevraagde rapport
in 1 keer verwijderen om je database op te schonen.
Let op: deze actie is
ONOMKEERBAAR. Na het verwijderen zullen de persoonsgegevens geanonimiseerd worden volgens het standaard verwijderproces (zie de Handleiding:
Verwijderde accounts inzien), en kun je deze bezoekersaccounts nooit meer herstellen.
Om "ongelukjes" te voorkomen is daarom een extra check ingebouwd. Bij het klikken op de Verwijder-knop zie je eerst de volgende pop-up waarin je je opdracht moet bevestigen.
Pas als je in de pop-up op de
OK drukt zullen alle accounts, zoals weergegeven in het Inactieve-accountsrapport, verwijderd worden. Je ziet deze accounts nog tijdelijk terug in het Verwijderde accounts-rapport, totdat de data uiterlijk na 21 dagen geanonimiseerd worden. Dit rapport vind je ook onder Bezoekersbeheer. Zie hiervoor de handleiding
Verwijderde accounts inzien.
Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze
Support afdeling. We helpen je graag verder.