Handleiding ActiveHoreca & Retail

Voor het gebruik van de ActiveHoreca & Retail kassa kun je in de backoffice een extra kassa (of meerdere kassa’s) aanmaken, je kunt echter ook een bestaande kassa gebruiken en hiervoor het type wijzigen (zie onderstaand). 

Je doet dit onder de standaardtegel voor Kassa’s, onder Instellingen, en werkt hetzelfde als het aanmaken van een normale kassa. Je kunt nu kiezen om een normale ticketkassa aan te maken, een Horeca/Retail kassa en/of een combinatie van beide (kaartverkoop en horeca/retail gecombineerd).

1

Klik onder Instellingen op kassa's en dan op Nieuw. Voer in het eerste veld de naam van de kassa in en zet het vinkje bij Actief om de kassa te activeren.

2

Selecteer bij Boca ticketlayout type het juiste layout voor het printen van tickets, dit hoeft alleen als je een Boca-printer hebt. Weet je niet zeker wat je hier moet invullen neem dan contact op met onze Support afdeling dan helpen we je graag verder

3

Selecteer bij Boxoffice type het gewenste type van de kassa. Je kunt kiezen uit normaal, exclusive horeca of MixedboxofficeHoreca.

4

Selecteer bij Print de gewenste printer, dit hoeft uiteraard alleen als je een printer aansluit op de kassa PC.

5

Selecteer bij Printconfiguratie de juiste print configuratie. Weet je niet zeker wat je hier moet invullen neem dan contact op met onze Support afdeling dan helpen we je graag verder.

6

Klik op Opslaan.

Voor de ActiveHoreca & Retail kassa kun je aparte categorieën aanmaken in de backoffice, bijvoorbeeld dranken, snacks of merchandise, waaraan de producten gekoppeld zullen worden. Je maakt een categorie aan onder de knop Categorieën in het ActiveHoreca-menu.

In het kassa scherm is er plek voor 5 categorieën die direct zichtbaar zijn. Als je meer categorieën aanmaakt verschijnt er onder in het scherm een scrollbalk. Advies is om niet meer dan 5 categorieën aan te maken, om het in de kassa overzichtelijk te houden.

1

Ga in de backoffice in het ActiveHoreca&Retail menu naar Categorieën en klik op Nieuw.

2

Geef de gewenste naam van de categorie in, selecteer de juiste ledengroep (indien van toepassing), vul de gewenste volgorde (positie) in en selecteer kassa‘s waar de categorie beschikbaar moet zijn. 

Doe dit voor elke categorie. Je kunt alleen kassa's koppelen die de ActiveHoreca-functie geactiveerd hebben, zie hiervoor bovenstaande uitleg voor het aanmaken van een Horecakassa.

Onder  Producten in het ActiveHoreca&Retail-menu maak je de producten aan die je wilt verkopen. 

Een product koppel je aan een categorie. Bijvoorbeeld cola kun je koppelen aan een categorie Frisdranken. Maak een product als volgt aan:

1

Ga in de backoffice in het ActiveHoreca&Retail menu naar Producten en klik linksboven op Nieuw. Aan de rechterkant verschijnt een formulier voor alle productinstellingen die je kunt aangeven. Alle rode velden zijn verplichte velden. Rij en kolom worden gebruikt voor de positionering in het kassa scherm.

2

Geef het product een naam, vul de verplichte velden in en maak het product Actief met een vinkje om het product te kunnen verkopen. Voor ActiveHoreca-producten kun je in ActiveTickets ook een inkoopprijs vastleggen.

3

Bepaal of het product een voorraad heeft, onbeperkt verkocht mag worden en of er eventueel niet verkoopbare exemplaren zijn (bijvoorbeeld manco, over de houdbaarheid, gebroken).

4

Kies de categorie waaran je het product wilt koppelen. Je kunt een product in meer dan 1 categorie koppelen en selecteer de kassa waarop je het product wilt verkopen. Koppel indien van toepassing een administratieve categorie of prijsopbouwtemplate, of Exact grootboeknummer voor de administratieve boeking van de productomzet.

4

Koppel indien van toepassing een administratieve categorie of prijsopbouwtemplate, of Exact grootboeknummer voor de administratieve boeking van de productomzet.

Het is mogelijk om kortingen aan te maken in de backoffice in de vorm van een kortingspercentage. Je hebt de mogelijkheid tot een korting op een product, of korting op een transactie. Maak een korting aan onder de knop Kortingen in het ActiveHoreca & Retail-menu in de backoffice.

1

Klik op Kortingen en in het onderstaande kortingenmenu op Nieuw om een nieuwe korting aan te maken.

2

Voer een naam in, geef de volgorde aan, selecteer het type korting (op een product of een transactie korting), stel het kortingspercentage in en je kiest de kassa's waarop de kortingen zichtbaar moeten zijn. Klik op Bewaren om het product op te slaan.

Als je de  ActiveHoreca & Retail kassa tab opent zie je links bovenin de aangemaakte categorieën staan. Klik deze aan om de inhoud van de categorie te zien. Je kunt bovenin het linkerscherm kiezen voor twee verschillende weergaven van de categorieën en producten: een Matrix of een Grid. 

Met de Matrix worden de producten weergegeven als tegels, zoals hierboven. Met de Gridweergave zie je een platte lijst.

Producten aanslaan (zonder koppeling aan een opvoering)

Klik op de productknop om het product aan te slaan. 

Als je meerdere keren het zelfde product wilt verkopen klik je meerdere malen op de knop. Je wist producten uit je actieve transactie met de knop met het kruisje rechtsoven de transactie. 

Je kunt ook items wissen door te klikken op de Min-knop die in het aangeslagen product is verschenen na het aanslaan:

Standaard zijn alle producten geselecteerd, maar je kunt ook losse producten selecteren om te verwijderen. Met de knop met de V-tjes kun je in 1 keer alles selecteren of deselecteren:

Producten aanslaan op een specifieke opvoering

Het is indien gewenst ook mogelijk om productverkopen te registreren op een bepaalde, zelfgekozen opvoering. Je selecteert hiervoor in het linker scherm bovenin bij opvoering de gewenste opvoering.

Let op: als je hier een opvoering selecteert blijft deze van kracht tot dat je uitlogt of een andere opvoering selecteert (of je selecteert standaard).

Het is mogelijk (indien de gebruiker dit recht heeft toegewezen gekregen) om korting aan te slaan. Dit zijn de kortingen die vooraf zijn aangemaakt in de backoffice en zijn of op product niveau of gelden voor een hele transactie. Als de gebruiker het benodigde recht heeft dan is in het middendeel van het Horecascherm deze optie zichtbaar.

Bij het klikken op korting verschijnt een pop-up met de korting opties.

Als je korting wilt geven over een hele  transactie sla je eerst alle producten aan, daarna klik je in het rechter scherm op de korting knop en selecteer je de juiste transactie korting. De korting wordt dan berekend over de gehele transactie.

Wil je korting op een of meer specifiek(e) product(en) geven sla je eerst de gewenste producten aan, je klik op de korting knop en je selecteert de gewenste product korting. Als je dit hebt gedaan selecteer je in het rechter scherm het product waarop je de korting wilt toepassen. De korting wordt toegepast. Je ziet deze apart weergegeven.

Indien je gebruik maakt van een bonnenprinter is het mogelijk om de bon van de laatste transactie nogmaals uit te printen. Dit doe je door de transactie op te roepen via het zoekscherm, en dan te klikken op de knop Kopie bon geselecteerde order printen.

Rapportage

Hoewel de omzet uit de ActiveHoreca-producten ook terug te vinden is in standaardrapportages, zoals het Dagoverzicht detail, waarin alle orderregels zijn terug te vinden, is er ook een afzonderlijke rapportage die meer toegespitst is op de specifieke eigenschappen van ActiveHoreca & retail producten. Je vindt dit rapport onder Omzetoverzichten.

Dit rapport geeft de omzet uit de verkoop van ActiveHoreca & Retailproducten weer en nog een aantal gegevens die specifiek van belang zijn bij dit type producten voor de berekening van de Bruto Omzet, zoals inkoopwaarde, gegeven korting en het btw-bedrag. De inhoud is bepaald met input van gebruikers van de ActiveHoreca & Retailmodule. Je kunt het rapportfilter instellen op periode, kassa, medewerker en Administratieve categorie.

De export van het rapport bevat daarnaast ook nog als extra kolommen: het product ID en de eventuele Administratieve categorie die is toegekend aan een product.

Houd met het volgende rekening met het lezen van dit rapport:

• Indien er geen inkoopprijs in het verkochte product staat ingesteld blijft de waarde bij Inkoopwaarde per stuk en Inkoopwaarde totaal leeg. Omdat de Bruto Omzet dan niet berekend kan worden blijft de waarde in die kolom ook leeg.
• Per 15 oktober 2020 is de vastlegging op databaseniveau van korting op individuele producten in de kassa verbeterd, waardoor per product exact getoond kan worden hoeveel korting er gegeven is. Bij meerdere kortingen op hetzelfde product (bijvoorbeeld de ene keer 25% en de andere keer 10%) worden de productverkopen uitgesplitst naar meerdere regels, zodat je altijd kunt zien welke kortingen er zijn toegepast, deze zijn dan altijd herleidbaar. Let op: Raadpleeg je de rapportage voor een periode tot half oktober 2020, dan zul je de kortingen in de rapportage niet terugzien op de productregels, maar zelf als producten terugzien in de rapportages. Transactiekorting (dus niet op individuele producten maar op een hele transactie) wordt altijd als aparte regel getoond.

De ActiveHoreca & Retail module beschikt over een aparte functie voor het aanslaan van producten als Breuken, Promoties en Eigen gebruik, om te voorkomen dat in deze situaties producten worden “verkocht” in de kassa met 100% korting, wat verstorend werkt in omzetrapportages. In deze situaties is er immers geen sprake van een verkoop, maar alleen van een administratieve afboeking.

De functie hoeft niet apart geactiveerd te worden, maar een kassagebruiker moet wel beschikken over het recht: Breuken, promoties, eigen gebruik kunnen geven.

Een product dat wordt ingeboekt in de kassa als Breuk, Promotie of Eigen gebruik heeft een afboeking van de verkoopbare voorraad tot gevolg; in het geval van Breuk wordt de voorraad daarnaast overgeplaatst naar de post ‘Niet verkoopbaar’ van het betreffende product. De kassadeal heeft in alle gevallen een verkoopprijs van 0 euro.

Producten aanslaan als Breuk, Promotie of Eigen gebruik

Als de gebruiker het benodigde recht heeft ziet hij/zij drie extra knoppen in het middengedeelte van de kassa bij het aanslaan van een product. Apart van de knop Korting (die achter een eigen recht zit) zijn zichtbaar Breuk, Promotie en Eigen gebruik.

Om een product te breuken – bijvoorbeeld omdat er een glas wijn van de bar gevallen is – klik je op Breuk. Omdat het zo kan zijn dat er al meerdere producten in de transactie zaten, en alleen de wijn gevallen is, kies je in het winkelmandje het product dat je wilt breuken.

Klik op het product in het winkelmandje dat je op deze manier wilt inboeken. Achter het product verschijnt de optie die je voor dat product hebt gekozen, dus Breuk, Promotie of Eigen gebruik, zodat je deze producten kunt herkennen. De verkoopprijs gaat naar 0.

De voorraadafboeking is als transactie zichtbaar in de kassageschiedenis, zodat je altijd kunt zien welke boekingen met dit type gedaan zijn.

Breuk, Promotie, Eigen gebruik weergave in de backoffice

In het productbeheer kun je per product zien hoeveel er zijn aangeslagen als Breuk in het getal bij de voorraad “Niet verkoopbaar”. Bij Promotie en Eigen gebruik vindt geen optelling plaats op “Niet verkoopbaar”, dit geldt alleen voor goederen die moeten worden afgeschreven.

In het productbeheer zelf zie je nog niet wanneer welke producten als breuk zijn ingeboekt of door wie. Zolang er nog geen specifieke voorraadrapportage is in ActiveTickets (deze is nog in ontwikkeling) kun je deze afboekingen terugvinden in de ActiveHoreca & Retail rapportage: 

In het overzicht zie je per regel het totaal aantal Breuk, Eigen Gebruik of Promotie op productniveau.

***

Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support afdeling. We helpen je graag verder.