Handleiding Gastenlijst

Maak eenvoudig een gastenlijst aan en beheer gastenlijst-reserveringen, capaciteit en tickets centraal in ActiveTickets. Verstuur uitnodigingen op maat aan de gasten en bepaal zelf de regels voor het automatisch of handmatig versturen van gastentickets.

Maak je nog geen gebruik van van de gastenlijst functionaliteit en heb je interesse in deze module? Neem dan contact op met onze Sales afdeling, je ontvangt dan alle mogelijkheden, informatie en kosten.

Voordat je kunt beginnen

Voor het gebruik van de module moet de gebruiker beschikken over het recht: Gastenlijst. 

Dit recht geeft toegang tot de volgende functies in de backoffice:

Een optie onder Bezoekersbeheer bestemd voor het beheer van de Gastenlijsten.

Een optie onder Instellingen bestemd voor het aanmaken van Uitnodigingsmails en het instellen van de regels voor de verwerking van aanmeldingen.

Een optie onder Instellingen om verschillende, op maat gemaakte Aanheffen voor uitnodigingsmails in te stellen. Klanten die ActiveMailer gebruiken hebben deze optie al.

Een extra optie in het Kaartsoortbeheer onder Instellingen, waarmee een kaartsoort als gastenticket is in te stellen.

Nieuwe mogelijkheden in de standaardfunctie voor het importeren van bezoekers onder Instellingen. Deze sluiten aan op de Gastenlijst Module en de privacywetgeving.

Je maakt een gastenlijst aan door in het prijzenschema van de voorstelling een kaartsoort toe te voegen speciaal voor gasten. Dit mogen meerdere kaartsoorten zijn bestemd voor een verschillende groep binnen een gastenlijst. Eventueel kun je deze koppelen aan aparte capaciteitsgroepen in het capaciteitenschema.

1

Ga onder Instellingen naar Kaartsoorten

Maak een nieuwe kaartsoort aan, zoals je ook een normale kaartsoort aanmaakt. Maar vink de website kassa niet aan. Anders wordt deze kaartsoort zichtbaar in de webshop.

2

Plaats het vinkje in de checkbox bij de instelling Gastenlijst

Het systeem herkent deze kaartsoort nu automatisch als gastenkaart. Voor een gastenkaart gelden eigen regels:

3

Voeg de gastenlijstkaartsoort toe aan het prijzenschema van de voorstelling waarvoor je een gastenlijst wilt beheren. Een belangrijke voorwaarde is dat deze kaart in het prijzenschema een verkoopwaarde heeft van 0 euro. De voorstelling wordt nu zichtbaar in het Gastenlijst beheer onder Bezoekers in de Backoffice. 

4

Klik op het pijltje aan de rechterkant van de voorstelling dropdown om de voorstelling te selecteren van de lijst waarmee je aan de slag wilt gaan.

Na selectie van de voorstelling zie je direct hoeveel capaciteit beschikbaar is en de eventuele uitsplitsing naar capaciteitsgroepen.

Je kunt op 2 manieren gasten toevoegen aan je gastenlijst:  Handmatig, of met de importeerfunctie voor bezoekers onder Instellingen. 

Toevoegen van een gast betekent dat er een transactie wordt aangemaakt met de status Reservering. Het aantal kaarten wordt direct in mindering gebracht op de capaciteit. Pas als er daadwerkelijk tickets zijn verzonden, wordt de Reservering omgezet naar Afgerond.

Optie A: Handmatig gasten op de lijst plaatsen

1

In het Gastenlijst beheer voeg je een nieuwe gast toe door te klikken op Nieuw.

Rechts in het beheer verschijnt een pop-up voor het toevoegen van een gast. Hier stel je het aantal kaarten in die je wilt toekennen aan de gast.

In het geval van een geplaceerde voorstelling kun je plaatsen in de zaalplattegrond toewijzen door te klikken op het vergrootglas:

Je wijst dan plaatsen stoe door op de gewenste stoelen te klikken en te bewaren. Door met de muis boven een bezette stoel te hangen kun je zien voor welke bezoeker de stoel gereserveerd is (m.u.v. plaatsen die bezet zijn door anonieme verkoop in de kassa).

De zaalplattegrond geeft altijd de actuele bezetting weer (loopt synchroon met kassa en website). Als bijvoorbeeld een websitebezoeker stoelen in zijn winkelmandje heeft kun je deze dus ook niet reserveren voor een gast en andersom.

2

Selecteer eerst de kaartsoort waar de gast recht op heeft. Dit kan 1 gastenkaartsoort zijn, maar je kunt ook verschillende gastenkaartsoorten in 1 gastenlijst gebruiken. Per individuele reservering kun je wel maar 1 kaartsoort tegelijk selecteren.

3

Selecteer (indien je geen plaatsen in een plattegrond selecteert) het aantal kaarten waar de gast recht op heeft.

4

Zoek in de database naar het mailadres van de gast OF voer een nieuwe gastbezoeker toe. 

! Let op: In verband met de privacy wetgeving (AVG) krijgen gasten die nog niet in de database staan, geen bezoekersaccount. De persoonsgegevens van deze gasten worden automatisch geanonimiseerd zodra de voorstelling heeft plaatsgevonden en de transactie niet meer functioneel is.  

5

Voeg indien gewenst een notitie toe in het memoveld.

De velden Reactie, Reactie datum, Reactie tijd kun je altijd handmatig bewerken, maar deze velden zijn niet vereist voor het toevoegen van een gast. Deze worden pas relevant bij het – automatisch of handmatig – verwerken van de feedback van aanmeldingen en afmeldingen.

6

Klik op Bewaren om de gast definitief toe te voegen. De reservering verschijnt in de gastenlijst. Je kunt de gegevens van de gast altijd wijzigen door de regel aan te klikken en het gele pennetje op de regel aan te klikken.

Je kunt ook gasten via de kassa opvoeren door een reservering aan te maken op de betreffende kaartsoort. Ook deze gasten zie je terug in de gastenlijst in de backoffice.

Optie B: Importeren van gasten via een csv

1

Ga in de backoffice onder Instellingen naar Importeren          

        

2

Download het voorbeeldtemplate  en vul deze met je gasten.

Belangrijk is dat de velden in het csv bestand exact worden gevuld conform de instructies in de toelichting voor Guestlist. Deze vindt je in de backoffice terug onder de Bezoekers importeren-knop.

Daarin staat aangegeven welke velden verplicht zijn en hoe deze gevuld moeten worden.

! Personen die geen bezoekersaccount hebben, kun je AVG -proof importeren. De persoonsgegevens blijven in dit geval alleen tijdelijk bewaard worden tot de voorstelling(en) waarvoor de persoon is uitgenodigd is/zijn geweest). Je doet dit door de waarde true in te vullen in de kolom WithoutAccount. Mocht er toch al een account aanwezig zijn, dan blijft dit account gewoon in tact.

3

Importeer je csv bestand via de upload-knop onderaan de pagina. Als velden niet correct zijn gevuld wordt de import geblokkeerd. Je krijgt dan een melding waarin staat om welke velden het gaat.

Na het importeren zie je de gasten verschijnen op de Gastenlijst van de betreffende voorstelling in het Gastenlijstbeheer. Een refresh op de pagina kan nodig zijn.

Let op: je kunt per gastenlijst eenmalig importeren. Je kunt geen wijzigingen op reeds opgevoerde gastenlijstreserveringen importeren.

Je kunt de gastenlijst beheren via het Gastenlijstbeheer onder Bezoekers in de backoffice.

Gebruik de filtermogelijkheden als je slechts een deelselectie van je gastenlijst wilt zien voor een bepaalde actie. Je kunt filteren op een bezoeker, de kaartsoort of het aantal kaarten waar een bezoeker recht op heeft. 

Je kunt ook een selectie maken op basis van de “status” van de gasten via onderstaande dropdown.

Selecteer een of meer gasten voor het uitvoeren van een specifieke actie door een vinkje te plaatsen in de checkbox voor de gastenlijstreservering. 

Deze acties kunnen zijn:

Het bereik van de acties in het Acties-menu bepaal je door de zelfgekozen selectie van gasten. Je kunt dus een actie uitvoeren op 1 of meer gasten, of voor alle gasten tegelijk.

Je kunt je gasten een uitnodigingsmail sturen met daarin een link naar een aanmeldpagina in de webshop, waarvoor een bezoeker niet eerst hoeft in te loggen. 

Je kunt iedereen dezelfde uitnodiging sturen of voor verschillende gasten een andere uitnodigingsmail gebruiken. 

Je moet eerst een of meer uitnodigingen aanmaken. Dit doe je onder Uitnodigingen bij Instellingen.

1

Klik in het Uitnodigingen beheer op Nieuw.

Het beheer van een uitnodiging bestaat uit twee tabbladen.

2

In het tabblad Mail zijn alleen de velden Naam, Onderwerp en Afzender verplicht. 

Je kunt een BCC-mailadres instellen om zelf voor je administratie kopiemails te ontvangen.

Je kunt een speciale aanhef instellen (zie hiervoor ook Aanheffen beheren).

De woorden tussen haakjes in het bovenstaande voorbeeldtekst zijn tags waarmee automatisch de juiste voorstellingsgegevens worden gegenereerd in de e-mail. 

De volgende tags kunnen gebruikt worden in de uitnodigingsmail:

• [[event]]
• [[date]]
• [[location]] Toelichting: voor de weergave wordt uitgegaan van de Alias, tenzij bij Alias niks is ingevuld in de backoffice bij een locatie. In dat geval wordt uitgegaan van de locatienaam.
• [[time]]
• [[end_time]]
• [[door_open_time]]
• [[door_closed_time]]
• [[invitation_params]]
• [[email]

Er is ook een aparte tag voor de aanhef mogelijk, [[salutation]], zie hiervoor de uitleg over het gebruik van Aanheffen in de uitnodigingsmail.

3

Het op de juiste wijze instellen van de standaard aanmeldlink is noodzakelijk voor een gast om zich aan te kunnen melden. 

Klik op de blauwe standaard tekst Aan of aanmelden en de hyperlink manager opent zich. Deze geeft een URL weer waarvan alleen het gedeelte uw website aangepast moet worden. Vul op deze plek je eigen ActiveTickets webshop-url in. Let op: de rest van de URL mag niet worden aangepast.

Voor het vervangen van uw website door je eigen shop-url kun je onder meer de hyperlink manager gebruiken onder het knopje met de wereldbol. Je kunt hier ook een tekst aangeven waar de gast op klikt om bij de aanmeldpagina uit te komen.

Het is ook mogelijk om de url aan te passen direct in de html-weergave van de uitnodiging als je dat makkelijker vindt:

Via de Aanmeldlink komt de bezoeker op de aanmeldpagina. Alle standaard teksten die je hieronder ziet zijn op maat in te stellen (zie Aanmeldpagina: teksten aanpassen)

Na aanmelding krijgt de gast een bevestigingspagina te zien.

4

Bepaal in het tweede tabblad Bevestigingen:

Je kunt hier een uiterlijke datum en tijdstip voor aanmelding instellen.

Met Verstuur e-ticket na bevestiging bepaal je dat gasten die aangeven aanwezig te zijn direct hun gastentickets ontvangen. Je hoeft dan niet zelf nog tickets na te sturen.

Met Verwijder reservering als uitnodiging geweigerd bepaal je dat alle reserveringen waarbij de gast op de aanmeldpagina aangeeft niet te zullen komen, automatisch vervallen.

5

Klik op Bewaren.

6

Je verstuurt een uitnodiging via het Acties-menu in het Gastenlijstbeheer. Je kunt hier per gast of groep gasten een keuze maken uit de uitnodigingen die je klaar hebt staan. 

Je kunt in het Uitnodigingen-beheer kiezen op welke manier je een gast wilt aanspreken in de uitnodigingsmail. Stel hiervoor zelf een aanhef in Aanheffen onder Instellingen. 

Voer een naam en een format in voor de aanhef. Gebruik voor het automatisch ophalen van de juiste bezoekersinformatie bij het genereren van de mail, de tags die onderin staan aangegeven.

Er zijn twee mogelijkheden om de tickets te versturen.

Je kunt handmatig een ticket sturen via het Acties-menu in het Gastenlijst beheer.

Je kunt de tickets automatisch laten versturen direct na het aanmelden via de daarvoor bestemde instelling in het Uitnodigingenbeheer.

Zodra de tickets verstuurd zijn wijzigt de status van Reservering naar Afgerond. Dit zie je terug in je gastenlijst.

Het is mogelijk een aparte bevestigingsmail op te stellen voor gasten. Deze wijkt in dat geval af van de reguliere bevestigingsmail bij betaalde tickets.

1

Maak voor de gasten bevestigingsmail eenmalig een aparte header en een footer aan onder Websitedocumenten.

Dit doe je op dezelfde manier als de bevestigingsmails voor standaardbestellingen of reserveringen.

Alle teksten die je ziet op de aanmeldpagina en de bevestigingspagina na de aanmelding zijn standaard teksten. Deze kun je zelf naar wens aanpassen. Dit doe je via de algemene functie voor het aanpassen van webshop teksten. 

1

Ga hiervoor naar Tekst onder Websitekarakteristieken.

2

Klik op nieuw om een nieuw tekstdocument toe te voegen.

Heb je nog verdere vragen dan kan je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support afdeling. We helpen je graag verder.