Crewcard module
Passen beheer
Bij het aanmaken van passen doorloop je de volgende stappen:
- Product met de pasprijs aanmaken (per specifieke pas)
- Event met opvoering zonder datum aanmaken (deze kan je gebruiken om alle (pas) producten aan te koppelen)
- Passen aanmaken
- Product en pasregels koppelen binnen de passen
- Kaartsoorten aanmaken
- Kaartsoorten beperken met de specifieke pas(sen)
- Binnen de pasregel de kaartsoorten aanvinken waar de pashouder recht op heeft.
- Kaartsoorten toevoegen in prijzenschema's van de opvoeringen met gewenste prijs.
Mocht je nog niet thuis zijn in het aanmaken van de bovenstaande onderdelen, wordt hieronder per stap uitgelegd hoe dit aangemaakt moet worden.
Een product aanmaken
Om een pas aan te maken hebben we allereerst een product nodig voor de pas waarin we de eventuele aankoopprijs van de pas bepalen
- Ga naar de tegel Producten en klik op Nieuw;
- Naam: naam van het product, bijvoorbeeld Vriendenpas;
- Naam Engels: naam van het product welke dezelfde mag zijn als Naam;
- Actief: vink Actief aan zodat het product verkocht kan worden;
- Printen: vink Print/E-ticket aan als je het product wilt af kunnen drukken;
- Prijs: vul de Prijs van de pas in. Dit kan ook 0 zijn als je de passen gratis wil verstrekken;
- BTW-percentage: vul het BTW percentage in wat over de pas berekend wordt;
- Vink de gewenste Kassa's aan;
- Omschrijving en omschrijving Engels: dit zijn interne notities;
- Klik op Opslaan en je product is aangemaakt.
Event en opvoering (zonder datum) aanmaken
Om een event met opvoering aan te kunnen maken, heb je eerst de onderstaande onderdelen nodig:
- Een locatie: Voeg een nieuwe locatie toe met de naam 'Vriendenpas' en klik op Opslaan.
- Een kaartsoort: Maak een nieuwe kaartsoort aan die beschikbaar is voor iedereen, geef het de naam Vriendenpas (3 velden), vul het BTW percentage in, vink de kassa's aan die de kaartsoort mogen verkopen en vul verder niets in en klik op Opslaan.
- Een prijzenschema: maak vervolgens een prijzenschema aan. Geef het de naam Vriendenpas en klik direct op Opslaan. (Indien je per ongeluk op 'Toepassen' hebt geklikt, verschijnt de Prijzenbalk. Klik op Nieuw, geef een verkoopprijs en boekingsprijs van 0,00 euro in, selecteer de kaartsoort 'Vriendenpas' die je in de stap hiervoor aan hebt gemaakt en klik op Opslaan. (De prijs wordt in het product zelf bepaald en niet hier in het prijzenschema).
- Een capaciteitenschema: Maak een nieuwe capaciteitenschema aan genaamd Vriendenpas en klik direct op 'Opslaan'. (Indien per ongeluk op 'Toepassen' hebt geklikt, Klik je op Capaciteit toevoegen. Geef een fictieve capaciteit op, bijvoorbeeld 10000 en klik op Opslaan.
- Vul bij de titel Vriendenpas in (meer informatie heeft AT niet nodig) en klik op Toepassen;
- De balk Opvoeringen toevoegen verschijnt. Klik op 'Opvoering toevoegen' en voeg een opvoering toe;
- Vink 'Heeft geen datum' aan en kies in de drop-down boxen het Vriendenpas prijzenschema en capaciteitenschema;
- Om de pas daadwerkelijk te kunnen gaan verkopen, vink je bij Producten de Vriendenpas aan;
- Ga naar het tabblad Verkoop en kies de kassa('s) die de pas mag/mogen verkopen;
- Klik op Opslaan en in het verkoopscherm kun je de Vriendenpas terugvinden in de lijst van opvoeringen.
Passen aanmaken
Wanneer je op de tegel Passen klikt, opent zich het hoofdscherm voor de passen. In het overzicht kun je bestaande passen beheren. Om een nieuwe pas aan te maken klik je op Nieuw waarna je de pas kan aanmaken:
- Vul de naam in die je de pas wilt geven, in dit voorbeeld Vriendenpas.
- Geef aan welke voorlooptekens je wilt gebruiken bij het genereren van de barcode (dit wordt automatisch door ActiveTickets verzorgd).
- Vink 'Heeft geldigheidsduur' aan als de pas een geldigheidsduur heeft.
- Kies het product dat je net voor de pas hebt aangemaakt in de drop-down.
- Klik daarna op opslaan en je hebt je pas aangemaakt. Nadat je op opslaan hebt geklikt, keer je terug naar het hoofdscherm van de passen en zie je de nieuw aangemaakte pas in de lijst erbij staan.
Product en pasregels koppelen binnen de passen
- Open de betreffende pas
- Klik bij producten op nieuw en selecteer het door jou eerder aangemaakte product.
Tussenstappen indien je deze nog niet doorlopen hebt:
3. Kaartsoorten aanmaken
Lees hier hoe je kaartsoorten aanmaakt.
4. Kaartsoorten beperken met de specifieke pas(sen)
Binnen de kaartsoort heb je de optie om deze te beperken. kies hier 'alleen beschikbaar voor hieronder geselecteerde groepen'. Kies vervolgens de gewenste pas(sen). Alleen bezoekers met een van deze passen, krijgt deze kaartsoort te zien in het bestelproces.
5. Kaartsoorten toevoegen in prijzenschema's van de opvoeringen met gewenste prijs.
Lees hier hoe je kaartsoorten toevoegt in het prijzenschema.
6. Klik vervolgens binnen de betreffende pas bij 'Pas regels' op nieuw en vul de velden in (foutmeldingen, geldigheid van de regel, hoeveel tickets een pashouder recht op heeft);
7. Klik op toepassen;
8. Optie om de bijbehorende kaartsoorten te selecteren verschijnt. Hier heb je nu de mogelijkheid om de kaartsoorten te kiezen waar de pashouder recht op heeft. (Je koppelt vanuit de kaartsoort dus de pas, en vanuit de pas koppel je ook de kaartsoort);
9. Selecteer de kaartsoorten en klik op 'Opslaan'
(Ticketrule in de dropdown is geselecteerd als de pashouder recht heeft op 1 type kaart. Indien de pashouder recht heeft op verschillende kaartjes, moet je deze aanpassen naar TicketGroupRule):
